Другое · 9 мин
Где в 1С посмотреть среднесписочную численность работников
Где найти среднесписочную численность в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: отчёты, настройки периода, проверка данных, типичные ошибки и отличия от списочной численности.
Среднесписочная численность (ССЧ) нужна для отчётности в ФНС, статистические органы, фонды и для подтверждения права на льготы и спецрежимы. В типовых конфигурациях 1С этот показатель рассчитывается автоматически на основе кадровых данных — приёмов, увольнений, переводов и отпусков. Задача пользователя — знать, в каком разделе находится нужный отчёт и как правильно настроить период и отборы.
Местоположение отчёта зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) это отдельный штатный отчёт в разделе кадровой отчётности, в 1С:Бухгалтерии предприятия — регламентированный отчёт или справка-расчёт. Ниже разобраны оба варианта, а также способы проверить корректность расчёта.
Важно понимать разницу: списочная численность — это количество сотрудников на конкретную дату, а среднесписочная — расчётный показатель за период, который учитывает дни работы каждого сотрудника и особые правила включения отдельных категорий (внешние совместители и работники по ГПХ в ССЧ не входят).
Где находится отчёт в 1С:ЗУП
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» штатный отчёт называется «Среднесписочная численность» или входит в состав кадровых отчётов. Путь: раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → в списке найдите «Среднесписочная численность». В некоторых релизах отчёт доступен также из раздела «Отчётность, справки» → «Отчёты по кадрам».
Откройте отчёт, укажите период (обычно календарный год, квартал или месяц) и при необходимости отбор по организации или подразделению. Нажмите «Сформировать». Программа покажет численность с расшифровкой по месяцам и категориям сотрудников: основные работники, внутренние совместители, сотрудники в отпусках.
Если отчёта нет в списке, проверьте права доступа — отчёты по кадрам могут быть недоступны пользователю с ролью только бухгалтера по расчётам. Также убедитесь, что в программе ведётся кадровый учёт, а не только расчёт зарплаты: без документов приёма и увольнения отчёт будет пустым.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»
- 2Найдите отчёт «Среднесписочная численность» в списке
- 3Установите период расчёта и при необходимости отбор по организации
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте расшифровку по месяцам
- 5Сверьте итог с данными приёмов и увольнений за период
Где смотреть ССЧ в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии предприятия кадровый блок компактнее. Основной путь: раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые отчёты» (или «Отчёты по сотрудникам») → отчёт по численности. В зависимости от релиза он может называться «Среднесписочная численность», «Списочная численность» или входить в состав универсального отчёта по кадрам.
Второй вариант — регламентированная отчётность: раздел «Отчёты» → «Регламентированные отчёты» → «Создать» → выбрать форму «Сведения о среднесписочной численности» (для старых форм) или соответствующий расчёт, куда показатель входит. Форма заполняется автоматически по данным учёта, но перед отправкой значение стоит проверить.
Если в меню отчёта нет, воспользуйтесь поиском по команде «Все отчёты» (раздел «Отчёты») и введите в строке поиска слово «численность» — программа отфильтрует доступные варианты.
Как правильно настроить период и отборы
Самая частая причина неверного значения — неправильно заданный период. ССЧ за год рассчитывается как сумма среднесписочной численности за каждый месяц, делённая на 12, даже если организация работала неполный год. Если отчёт формируете сами, устанавливайте период с 1 января по 31 декабря (или с даты начала деятельности).
Проверьте отборы: если в отчёте установлен отбор по конкретному подразделению или группе сотрудников, итог будет меньше фактического. Для отчётности в ФНС нужен показатель в целом по организации (или по обособленному подразделению — в зависимости от требований формы).
Обратите внимание на настройку учёта совместителей: внешние совместители и лица по договорам ГПХ в среднесписочную численность не включаются, внутренние совместители считаются как один человек по основному месту. Если программа учитывает их иначе, проверьте виды занятости в карточках сотрудников.
Как проверить корректность расчёта
Автоматический расчёт корректен только при условии, что кадровые документы введены полностью и своевременно. Базовая проверка: сформируйте отчёт «Списочная численность» или «Штатная расстановка» на несколько контрольных дат в течение периода и сопоставьте динамику с данными ССЧ. Резкие скачки без реальных приёмов и увольнений — повод разобраться.
Также сверьте, все ли увольнения проведены: «зависшие» сотрудники, которых забыли уволить документально, завышают численность. Обратная ситуация — приёмы, оформленные задним числом после закрытия периода, могут не попасть в уже сформированный отчёт.
Как проверить результат
Установлен полный отчётный период (например, весь год)
Период обрезан или захватывает лишние месяцы
Отбор по организации в целом, без лишних фильтров
Стоит отбор по подразделению или группе сотрудников
Все приёмы и увольнения проведены вовремя
Есть неуволенные ушедшие сотрудники или непроведённые приёмы
Внешние совместители исключены из ССЧ
Совместители учтены как отдельные единицы
Типичные ошибки и ограничения
Ошибки в показателе почти всегда связаны с данными, а не с самим отчётом. Программа считает строго по тем документам, которые есть в базе, поэтому «мусор» в учёте напрямую попадает в отчётность.
Отдельное ограничение: в упрощённых конфигурациях (например, базовых версиях) состав кадровых отчётов может быть урезан. Если нужного отчёта нет, показатель можно получить через универсальный отчёт по регистрам кадровых данных или рассчитать вручную по списочной численности на каждый день месяца.
Альтернативные способы получить показатель
Если штатный отчёт недоступен или его форма не устраивает, есть обходные пути. В ЗУП можно использовать отчёт «Остатки отпусков и кадровые данные» либо консоль отчётов по кадровым регистрам. В Бухгалтерии — «Универсальный отчёт» с настройкой по справочнику сотрудников и документам приёма/увольнения.
Для разовой проверки допустим ручной расчёт: возьмите списочную численность на каждый календарный день месяца (сотрудники в отпусках и на больничном включаются), сложите и разделите на число дней в месяце. Затем сложите месячные значения и разделите на количество месяцев. Это трудоёмко, но помогает перепроверить программу в спорной ситуации.
Способы получить ССЧ
Самый быстрый и надёжный способ; ограничение — зависит от полноты кадровых данных и релиза конфигурации
Подходит, когда показатель нужен сразу в форме для сдачи; ограничение — меньше гибкости в настройках
Выручает, если штатного отчёта нет; требует навыка настройки отборов и группировок
Подходит для разовой сверки; трудоёмок и допускает арифметические ошибки
Часто задаваемые вопросы
Почему отчёт по среднесписочной численности пустой?
Чаще всего причина в том, что в базе не ведётся кадровый учёт документами (приёмы и увольнения не оформлены), либо задан неверный период или отбор. Проверьте наличие проведённых кадровых документов за выбранный период и сбросьте лишние отборы в настройках отчёта.
Чем среднесписочная численность отличается от списочной?
Списочная — это количество сотрудников на конкретную дату. Среднесписочная — расчётный показатель за период: сумма списочной численности за каждый день, делённая на число дней. Для отчётности в ФНС и статистику требуется именно среднесписочная.
Входят ли внешние совместители в среднесписочную численность?
Нет, внешние совместители и лица, работающие по договорам гражданско-правового характера, в ССЧ не включаются. Внутренний совместитель учитывается один раз — по основному месту работы. Если программа считает иначе, проверьте вид занятости в карточке сотрудника.
Можно ли посмотреть ССЧ за прошлый год после закрытия периода?
Да, отчёт формируется за любой период, по которому сохранились данные. Но если после закрытия периода вносились кадровые документы задним числом, переформируйте отчёт — старые сохранённые варианты могли устареть.
Что делать, если отчёта «Среднесписочная численность» нет в меню?
Проверьте права пользователя и релиз конфигурации. Воспользуйтесь поиском по слову «численность» в разделе всех отчётов. Если отчёт отсутствует в вашей версии программы, получите показатель через универсальный отчёт по кадровым данным или рассчитайте вручную.
Что важно запомнить
В 1С:ЗУП среднесписочная численность находится в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты», в 1С:Бухгалтерии — в «Зарплата и кадры» или через регламентированные отчёты. Корректность показателя зависит от полноты кадровых документов и правильного периода. Перед сдачей отчётности сверьте результат со списочной численностью и проверьте учёт совместителей.