Как сделать больничный в 1С ЗУП: подробная инструкция

Оформление больничного листа в 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — стандартная операция расчётчика, но в ней есть нюансы: вид пособия, период нетрудоспособности, стаж сотрудника, работа с электронными больничными (ЭЛН). Ошибка в любом из этих параметров приводит к неверной сумме пособия и проблемам при отчётности в СФР.

Документ «Больничный лист» в ЗУП выполняет сразу несколько функций: регистрирует отсутствие сотрудника, рассчитывает пособие за счёт работодателя (первые 3 дня) и за счёт фонда, а также формирует данные для проактивных выплат и реестров в СФР. Поэтому вводить его нужно корректно и в правильной последовательности.

Инструкция ориентирована на конфигурацию 1С:ЗУП 8.3 редакции 3.1 — наиболее распространённую версию. В более старых редакциях (2.5) логика схожая, но расположение команд отличается.

Подготовка: что проверить до ввода документа

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе заполнены обязательные данные. Без них расчёт будет неверным или документ вообще не проведётся.

Проверьте следующее: у сотрудника оформлен приём на работу, заполнены сведения о страховом стаже (для расчёта процента оплаты), в настройках учётной политики организации указаны актуальные параметры расчёта пособий. Если сотрудник принес справку о заработке с предыдущего места работы (форма 182н), внесите её в программу — иначе средний заработок будет занижен.

Создание документа «Больничный лист»

Откройте раздел Зарплата → Больничные листы (или Кадры → Все отсутствия сотрудников → Создать → Больничный лист). Нажмите «Создать» и заполните шапку документа.

Основные поля: организация, сотрудник, месяц начисления, дата документа. Затем укажите период нетрудоспособности — даты «с» и «по» с бумажного или электронного больничного. Программа автоматически посчитает количество дней.

Поле «Причина нетрудоспособности» критично для расчёта: от него зависит, кто оплачивает дни и в каком размере. Обычное заболевание или травма — первые 3 дня за счёт работодателя, остальное за счёт СФР. Уход за больным ребёнком, карантин, протезирование — полностью за счёт фонда, при этом для ухода за детьми действуют ограничения по количеству оплачиваемых дней в году.

1. 1
   Откройте Зарплата → Больничные листы → Создать
2. 2
   Выберите организацию и сотрудника, укажите месяц начисления
3. 3
   Введите период нетрудоспособности и причину
4. 4
   Проверьте стаж и процент оплаты на закладке «Оплата»
5. 5
   Перейдите на закладку «Начислено» и проверьте расчёт
6. 6
   Проведите документ и сверьте суммы с расчётным листком

Работа с электронным больничным (ЭЛН)

Бумажные больничные практически вытеснены электронными. В ЗУП есть штатный механизм загрузки ЭЛН напрямую из СФР: в документе «Больничный лист» нажмите кнопку «Получить из СФР» (или «Загрузить из файла», если выгрузили ЭЛН с портала вручную) и введите номер листка нетрудоспособности и СНИЛС сотрудника.

При успешной загрузке программа сама подтянет период, причину нетрудоспособности, данные медицинской организации и номер ЭЛН. Вам останется проверить стаж, заработок и провести документ. Если обмен не настроен, настройте его в разделе Администрирование → Обмен электронными документами, либо используйте загрузку из XML-файла.

Проверка расчёта пособия

После заполнения перейдите на закладку «Начислено» (или «Оплата» → подробный расчёт). Программа покажет среднедневной заработок, процент оплаты по стажу и итоговые суммы: отдельно за счёт работодателя и за счёт СФР.

Средний заработок считается за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. Если в расчётном периоде сотрудник был в отпуске по уходу за ребёнком, возможна замена лет — она оформляется по заявлению сотрудника и отмечается в документе. Сумма пособия не может быть ниже пособия, рассчитанного из МРОТ, и ограничена предельной базой по взносам за расчётные годы.

Для детальной проверки нажмите на сумму начисления — откроется форма с пошаговым расчётом: заработок по годам, количество учитываемых дней, среднедневной заработок, ограничения. Это удобно, когда сотрудник сомневается в сумме.

Контрольные точки

Как проверить результат

Среднедневной заработок

Норма

Соответствует доходу за 2 предшествующих года, делённому на 730 (с учётом исключаемых периодов)

Тревожный признак

Заработок пустой или занижен — не внесена справка о заработке или не рассчитана зарплата в базе

Процент оплаты

Норма

Соответствует стажу: менее 5 лет — 60%, 5–8 лет — 80%, более 8 лет — 100%

Тревожный признак

Процент 60% при большом стаже — стаж не заполнен в карточке сотрудника

Разбивка по источникам

Норма

Первые 3 дня — за счёт работодателя, остальные — за счёт СФР (при обычном заболевании)

Тревожный признак

Вся сумма за счёт работодателя — неверно выбрана причина нетрудоспособности

Особые случаи: продолжение, уход за ребёнком, МРОТ

Продолжение больничного

Если сотрудник принёс второй листок — продолжение первого, в поле «Является продолжением листка нетрудоспособности» установите флажок и выберите первичный документ. Тогда правило «3 дня за счёт работодателя» применяется только к первому больничному, а продолжение полностью оплачивает СФР.

Уход за больным ребёнком

Выберите соответствующую причину нетрудоспособности и укажите ребёнка в поле «Уход за». Программа проконтролирует лимит оплачиваемых дней в году и применит особые правила: при амбулаторном лечении первые 10 дней оплачиваются по стажу, последующие — в размере 50% среднего заработка.

Расчёт из МРОТ

Если стаж сотрудника меньше 6 месяцев или заработок за расчётный период отсутствует, пособие считается из МРОТ с учётом районного коэффициента. Программа делает это автоматически, но проверьте, что в настройках организации указан правильный районный коэффициент.

Выплата пособия и учёт в зарплате

Больничный обычно выплачивается вместе с ближайшей зарплатой или авансом. В документе «Больничный лист» можно указать дату выплаты и при необходимости выплатить пособие отдельной ведомостью, не дожидаясь расчёта месяца — кнопка «Выплатить» формирует ведомость прямо из документа.

Учтите, что пособие облагается НДФЛ (кроме пособия по беременности и родам), но не облагается страховыми взносами. Дни болезни исключаются из табеля: если больничный введён до расчёта зарплаты, программа автоматически уменьшит оплату за отработанное время. Если зарплата уже рассчитана — потребуется перерасчёт документа «Начисление зарплаты и взносов».

Передача данных в СФР

После закрытия ЭЛН работодатель обязан передать в СФР сведения для назначения и выплаты пособия за счёт фонда. В ЗУП это делается через документы «Исходящие документы СФР» или автоматически — при настроенном обмене программа формирует ответ на запрос фонда с данными о стаже, заработке и периоде нетрудоспособности.

Проверяйте статус отправки в журнале обмена: неотправленные или отклонённые сведения означают, что сотрудник не получит пособие от фонда вовремя. Причины отказа обычно указаны в протоколе — чаще всего это расхождения в СНИЛС, стаже или реквизитах.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если больничный пришёл после выплаты зарплаты?

Введите документ «Больничный лист» текущей датой с фактическим периодом нетрудоспособности и проведите его. Затем пересчитайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц — программа скорректирует оплату за отработанное время. Возникшая переплата удержится при следующей выплате или оформляется отдельно по согласованию с сотрудником.

Как исправить ошибку в уже проведённом больничном?

Если период закрыт и отчётность сдана, не редактируйте документ напрямую — используйте механизм исправлений: в документе нажмите «Исправить», программа создаст документ-исправление, который сторнирует неверные суммы и начислит правильные. Если отчётность ещё не сдана, допустимо отредактировать и перепровести сам документ.

Почему программа не загружает ЭЛН из СФР?

Основные причины: не настроен или просрочен сертификат для обмена, листок ещё открыт медучреждением, неверно введён номер ЭЛН или СНИЛС. Проверьте настройки в разделе Администрирование → Обмен электронными документами и уточните статус листка у сотрудника. Как временный вариант — загрузка из XML-файла, выгруженного с портала СФР.

Как оформить больничный внешнему совместителю?

Документ создаётся в обычном порядке на договор совместительства. Важно указать вид занятости и при необходимости учесть заработок у других работодателей по справкам. Если сотрудник работает у нескольких работодателей, пособие может назначаться по каждому месту работы или по одному — в зависимости от того, где он работал в расчётном периоде.

Облагается ли больничный НДФЛ и взносами в ЗУП?

Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ, и программа удерживает налог автоматически при выплате. Страховыми взносами пособие не облагается. Исключение — пособие по беременности и родам: оно не облагается ни НДФЛ, ни взносами, и ЗУП учитывает это по виду расчёта.

Можно ли выплатить больничный раньше зарплаты?

Да. В проведённом документе «Больничный лист» нажмите кнопку «Выплатить» — программа сформирует ведомость на сумму пособия за минусом НДФЛ. Дату выплаты укажите в самом документе, чтобы НДФЛ корректно попал в нужный период отчётности.