Другое · 10 мин
Как внести изменения в штатное расписание при изменении окладов в 1С
Как изменить оклады в штатном расписании 1С:ЗУП: документ «Изменение штатного расписания», индексация, проверка начислений, типичные ошибки и FAQ.
Изменение окладов — одна из самых частых кадровых операций, и в 1С:ЗУП она выполняется не ручной правкой справочника, а специальным документом. Такой подход сохраняет историю изменений: программа всегда «помнит», какой оклад действовал в конкретном периоде, и корректно рассчитывает средний заработок, индексацию и начисления за прошлые месяцы.
Порядок действий зависит от того, как ведётся учёт в вашей базе: с историей изменения штатного расписания или без неё, а также от того, применяется ли индексация заработка. Ниже разобраны оба сценария, способ массового изменения окладов сразу по нескольким позициям и проверка того, что новые значения реально подтянулись в начисления сотрудников.
Материал ориентирован на конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП 3.1) и «1С:Комплексная автоматизация» / «1С:ERP», где кадровый блок устроен аналогично. Названия документов в других конфигурациях могут отличаться, но логика сохраняется.
Подготовка: что проверить перед изменением окладов
Прежде чем создавать документ, откройте настройки учётной политики: раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки организации» или «Настройка» → «Кадровый учёт». Важно знать три вещи: ведётся ли штатное расписание, включена ли история его изменений и используется ли индексация заработка.
Если история штатного расписания включена, все изменения делаются только документами с указанием даты вступления в силу. Если история отключена, технически можно править позиции напрямую, но это нежелательно: теряется связь с кадровыми приказами и расчётом среднего заработка.
Также определите дату, с которой действуют новые оклады. Она должна совпадать с приказом по организации. Если зарплата за месяц изменения уже рассчитана, документ задним числом потребует перерасчёта — об этом ниже.
Изменение оклада документом «Изменение штатного расписания»
Основной инструмент — документ «Изменение штатного расписания». Он находится в разделе «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменения штатного расписания» (в некоторых версиях — «Зарплата» → «Изменение штатного расписания»). Создайте новый документ и укажите дату, с которой действуют изменения.
В табличной части «Позиции» нажмите «Добавить» и выберите нужную позицию штатного расписания. Строка заполнится текущими данными. В колонке с окладом (тарифной ставкой) введите новое значение. Если меняются оклады по нескольким позициям, добавьте их все в один документ — это удобнее для контроля и печати единого приказа.
После заполнения проведите документ. На его основании можно распечатать приказ об изменении штатного расписания (унифицированная форма Т-3 с изменениями или произвольная форма, принятая в организации).
- 1Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменения штатного расписания» и создайте документ
- 2Укажите дату вступления изменений в силу по приказу
- 3Добавьте позиции, по которым меняется оклад, и введите новые значения
- 4Проведите документ и распечатайте приказ
- 5Проверьте, что новые оклады попали в плановые начисления сотрудников
Массовое изменение окладов и индексация
Когда оклады меняются у всех или у большой группы сотрудников, удобнее использовать механизм индексации. В ЗУП 3.1 для этого предназначен документ «Изменение плановых начислений» с включённым признаком «Учитывать как индексацию заработка», а в некоторых версиях — отдельный документ «Индексация заработка».
При индексации вы указываете коэффициент, и программа пересчитывает оклады по выбранным сотрудникам или позициям. Важно, чтобы коэффициент индексации был зафиксирован именно как индексация: от этого зависит расчёт среднего заработка для отпускных и командировок. Если просто повысить оклады без признака индексации, средний заработок посчитается иначе, и сотрудники могут недополучить суммы.
Для массового изменения окладов в самом штатном расписании в документе «Изменение штатного расписания» есть кнопка «Изменить позиции» (или «Подбор»), которая позволяет выбрать несколько позиций сразу и применить к ним умножение на коэффициент.
Сравнение вариантов
Подходит для точечного изменения окладов по отдельным позициям. Требует отдельной проверки плановых начислений сотрудников.
Подходит для массового повышения на коэффициент. Автоматически учитывается при расчёте среднего заработка.
Подходит, когда вместе с окладом меняются другие условия труда конкретного сотрудника. Для чистого изменения оклада избыточен.
Как изменения попадают в начисления сотрудников
Ключевой момент, который часто упускают: изменение позиции штатного расписания само по себе не всегда меняет плановое начисление уже принятого сотрудника. В ЗУП оклад сотрудника хранится в его плановых начислениях, а не только в позиции штатки.
Если в настройках включена синхронизация, программа при проведении «Изменения штатного расписания» предложит автоматически изменить начисления сотрудников, занимающих эти позиции. Если такого предложения не было, создайте документ «Изменение плановых начислений» (раздел «Зарплата»), подберите сотрудников по изменённым позициям и зафиксируйте новые оклады той же датой.
Для сотрудников, у которых кроме оклада есть надбавки, рассчитываемые в процентах от оклада, пересчёт произойдёт автоматически при следующем начислении зарплаты — отдельно менять их не нужно. Но фиксированные надбавки в рублях, если они тоже индексируются приказом, придётся изменить вручную.
Проверка результата после изменения окладов
После проведения всех документов выполните контроль. Откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и перейдите по ссылке «Начисления и удержания» — там должен отображаться новый оклад с даты изменения. Затем сформируйте расчётный листок за месяц изменения и проверьте сумму начислено.
Для групповой проверки удобен отчёт «Штатное расписание» (раздел «Кадры» → «Отчёты»): он покажет актуальные оклады по позициям на выбранную дату. Сравните его с приказом об изменении окладов — значения должны совпадать.
Если оклад в расчётном листке старый, а в штатном расписании новый, значит, плановое начисление сотрудника не изменено — создайте «Изменение плановых начислений». Если новый оклад появился раньше даты приказа, проверьте дату документа-изменения.
Как проверить результат
Новый оклад действует с даты приказа
Отображается старый оклад или неверная дата
Начисление соответствует новому окладу (или пропорции за часть месяца)
Начислено по старому окладу
Новые оклады по всем изменённым позициям
Позиции со старыми значениями
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — ручная правка оклада прямо в справочнике позиций без документа. При включённой истории изменений программа это заблокирует, но при отключённой истории такая правка пройдёт молча и сломает расчёт среднего заработка за прошлые периоды.
Вторая ошибка — изменение штатного расписания без изменения плановых начислений сотрудников. Штатка показывает новый оклад, а зарплата считается по старому. Третья — оформление повышения как обычного изменения вместо индексации, что занижает отпускные и командировочные.
Учтите ограничение: документ «Изменение штатного расписания» не может иметь дату раньше даты приёма сотрудника на позицию. Если сотрудник принят позже, для него новый оклад начнёт действовать с даты приёма, и это нужно учитывать при проверке.
Особые сценарии
Изменение оклада задним числом
Если приказ издан позже даты вступления в силу, документ проводится задним числом. Программа при следующем расчёте зарплаты доначислит разницу за прошлые месяцы. Проверьте, что перерасчёт отражён в текущем периоде и корректно попал в НДФЛ и страховые взносы.
Изменение оклада при совместительстве
Для внутренних совместителей оклад меняется по каждому месту работы отдельно: позиция штатного расписания и плановое начисление у совместителя свои. Проверьте оба назначения, иначе по одному из них оклад останется старым.
Неполный месяц действия старого оклада
Если оклад меняется с середины месяца, программа автоматически рассчитает начисление пропорционально: часть месяца по старому окладу, часть — по новому. В расчётном листке это отображается двумя строками или одной с разбивкой по периодам.
Что важно запомнить
Оклады меняются только документом «Изменение штатного расписания» с датой по приказу. После этого обязательно проверьте плановые начисления сотрудников и расчётный листок. Массовое повышение оформляйте как индексацию — это влияет на средний заработок.
Частые вопросы
Можно ли изменить оклад прямо в справочнике «Штатное расписание» без документа?
Технически — только если отключена история изменений штатного расписания, но делать этого не стоит: теряется история окладов, некорректно считается средний заработок и индексация. При включённой истории программа сама запретит ручную правку и потребует документ.
Почему после изменения штатного расписания зарплата считается по старому окладу?
Потому что оклад сотрудника хранится в его плановых начислениях, а не только в позиции штатки. Создайте документ «Изменение плановых начислений» той же датой, что и изменение штатного расписания, и подберите сотрудников по изменённым позициям.
Чем индексация отличается от обычного повышения оклада?
Индексация оформляется с коэффициентом и специальным признаком, который учитывается при расчёте среднего заработка: выплаты до индексации пересчитываются на коэффициент. При обычном повышении оклада этого пересчёта нет, и отпускные с командировочными могут оказаться ниже.
Что делать, если оклад изменён задним числом, а зарплата уже выплачена?
Проведите документ изменения фактической датой вступления в силу. Программа при следующем расчёте доначислит разницу за прошлые месяцы. Проверьте перерасчёт НДФЛ и взносов и при необходимости уточнённую отчётность.
Нужно ли менять оклад внешнему совместителю отдельно?
Да, если он оформлен в вашей организации. У каждого места работы своя позиция штатного расписания и своё плановое начисление, поэтому изменение вносится по каждому назначению отдельно.
Как распечатать приказ об изменении окладов из 1С?
Из проведённого документа «Изменение штатного расписания» доступна печатная форма приказа (кнопка «Печать»). Если типовая форма не подходит, используют форму, утверждённую в учётной политике организации, — её можно подключить как внешнюю печатную форму.