Другое · 11 мин
Как утвердить новое штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП вместо старого с повышением оклада
Пошаговая инструкция: как утвердить новое штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП вместо старого, повысить оклады сотрудникам и проверить результат в расчётах.
Когда в организации повышают оклады, просто исправить цифру в действующем штатном расписании недостаточно: история изменений потеряется, а расчёт зарплаты за переходный период станет некорректным. Правильный подход в 1С:ЗУП 8.3 — утвердить новое штатное расписание документом с датой вступления в силу, а затем зарегистрировать изменение условий оплаты труда для сотрудников, занимающих затронутые позиции.
Механизм зависит от того, включён ли в программе учёт по штатному расписанию и ведётся ли его история. Если история отключена, программа позволяет редактировать позиции напрямую, но при этом старые значения не сохраняются. Для корректного кадрового учёта и расчёта среднего заработка историю изменений рекомендуется вести всегда.
Ниже разобран полный цикл: от проверки настроек до контроля начислений после повышения окладов, а также типичные ошибки, из-за которых сотрудникам продолжает считаться старый оклад.
Проверка настроек: включён ли учёт по штатному расписанию
Перед любыми изменениями откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Настройка кадрового учёта». Здесь должен быть установлен флаг ведения штатного расписания. Если флаг снят, программа не использует позиции штатки при приёме и переводах, и материал ниже применим только частично.
Рядом находится опция ведения истории изменений штатного расписания. Именно она определяет, будут ли доступны документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания». Без истории позиции редактируются прямо в справочнике, и откатить ошибочное изменение будет невозможно.
Дополнительно проверьте настройку «Применять изменения к сотрудникам автоматически» или аналогичную опцию в вашей версии конфигурации: в части релизов программа предлагает автоматически создать кадровые документы по сотрудникам при утверждении изменений штатки. Если такой опции нет или она отключена, документы по сотрудникам создают вручную.
Утверждение нового штатного расписания с новыми окладами
Если штатное расписание уже действует, новое создают документом «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» → «Штатное расписание» → ссылка «Изменения штатного расписания» или журнал документов). В шапке укажите организацию и дату, с которой изменения вступают в силу, — это может быть первое число месяца или любая другая согласованная дата.
В табличной части откройте нужные позиции и измените размер оклада (тарифной ставки). Программа сохранит прежние значения в истории: по каждой позиции будет видно, какой оклад действовал до даты изменения и какой стал после. Позиции, которые не меняются, трогать не обязательно — документ фиксирует только отличия.
Если штатное расписание вводится впервые (например, после включения истории), используйте документ «Утверждение штатного расписания»: в нём перечисляют все действующие позиции целиком с окладами на дату утверждения.
- 1Проверьте, что в настройках кадрового учёта включены штатное расписание и его история
- 2Создайте документ «Изменение штатного расписания» с датой вступления в силу
- 3Измените оклады по нужным позициям, проверьте надбавки и вредные доплаты
- 4Проведите документ и сформируйте отчёт «Штатное расписание» на новую дату
- 5Зарегистрируйте повышение окладов сотрудникам документом по изменению оплаты труда
Регистрация повышения оклада для сотрудников
Ключевой момент, который часто упускают: изменение штатного расписания само по себе не меняет начисления сотрудников. Плановые начисления хранятся в кадровых документах по каждому человеку, поэтому после утверждения новой штатки нужно оформить повышение оклада каждому затронутому сотруднику.
Для этого используется документ «Изменение условий оплаты труда» (в ряде релизов — «Изменение плановых начислений») из раздела «Зарплата» или «Кадры». Дату изменения ставьте ту же, что и у изменения штатного расписания. Если в вашей версии доступна команда создания кадровых документов прямо из изменения штатки, воспользуйтесь ею — программа подберёт сотрудников по изменённым позициям автоматически.
При массовом повышении удобно создать один документ на список сотрудников: добавьте их в табличную часть, укажите новый оклад и проверьте, что у каждого корректно подтянулась дата начала действия начисления. Если повышение индивидуальное (не по всей позиции), оформляйте документ только на конкретных людей, штатку при этом менять не нужно.
Индексация заработка и её влияние на средний заработок
Повышение окладов по всей организации, филиалу или подразделению — это индексация, и она влияет на расчёт среднего заработка для отпусков, командировок и больничных. В 1С:ЗУП для этого предусмотрен механизм индексации: при массовом повышении программа должна зафиксировать коэффициент индексации, чтобы выплаты расчётного периода до повышения учитывались с повышающим коэффициентом.
Проверьте в настройках расчёта зарплаты, что учёт индексации заработка включён. При создании документа изменения оплаты труда программа в ряде конфигураций предлагает отметить изменение как индексацию — не снимайте этот признак, если повышение носит массовый характер. Индивидуальное повышение одному сотруднику индексацией не является, и коэффициент по нему применяться не должен.
Ошибка в этом месте проявляется не сразу, а при расчёте отпускных: средний заработок окажется заниженным, и сотрудник потеряет деньги. Поэтому после массового повышения стоит сразу проверить расчёт отпуска на одном сотруднике из затронутого подразделения.
Сравнение вариантов оформления
Стандартный путь при повышении оклада по позиции. Сохраняет историю, корректен для отчётности и среднего заработка.
Подходит для индивидуального повышения вне штатки. Штатное расписание не меняется, но расхождение оклада сотрудника с позицией штатки будет видно в отчётах.
Допустимо только при отключённой истории штатки. История теряется, прошлые отчёты перестают быть достоверными — использовать не рекомендуется.
Проверка результата после утверждения
Первый контроль — отчёт «Штатное расписание» (или «Штатная расстановка») на дату вступления изменений в силу: по каждой позиции должен отображаться новый оклад. Затем сформируйте тот же отчёт на дату до изменения — старые значения должны остаться нетронутыми. Это подтверждает, что история ведётся правильно.
Второй контроль — начисление зарплаты за месяц повышения. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» и проверьте нескольких сотрудников: оклад должен рассчитаться по новому размеру, а при изменении в середине месяца — пропорционально отработанным дням до и после даты повышения. Если считается старый оклад, причина почти всегда в том, что документ по сотруднику не создан или проведён неверной датой.
Третий контроль — кадровые отчёты: в карточке сотрудника на вкладке с начислениями должна появиться строка с новым окладом и датой начала действия. Заодно сверьте плановый ФОТ в отчётах по штатному расписанию с ожидаемой величиной после повышения.
Как проверить результат
По позициям отображаются новые оклады
Видны старые оклады или позиции дублируются
Оклад рассчитан по-новому, при смене в середине месяца — пропорционально
Начислен старый оклад за весь месяц
Есть строка с новым окладом и верной датой начала
Новой строки нет или дата не совпадает с датой штатки
Применён коэффициент индексации при массовом повышении
Средний заработок посчитан без учёта повышения
Типичные ошибки и как их исправить
Самая распространённая ошибка — утвердить новое штатное расписание и забыть про документы по сотрудникам. Внешне всё выглядит правильно: отчёт по штатке показывает новые оклады, но зарплата считается по-старому. Исправление — создать «Изменение условий оплаты труда» правильной датой и пересчитать месяц.
Вторая ошибка — неверная дата вступления в силу. Если документ проведён не тем числом, не редактируйте его «как есть» после расчёта зарплаты: сначала распроведите начисления за затронутый период, исправьте дату, затем пересчитайте. При уже выплаченной зарплате корректировку безопаснее делать через сторнирование и перерасчёт в текущем периоде.
Третья группа ошибок — дубли позиций. Если вместо изменения существующей позиции создали новую с тем же названием, в отчётах появятся две строки, а сотрудники останутся привязаны к старой. Лишнюю позицию нужно закрыть документом изменения штатки, а сотрудников при необходимости перевести.
Частые вопросы
Можно ли просто поменять оклад в карточке позиции штатного расписания?
Технически — да, если история изменений отключена, но делать этого не стоит: программа не сохранит старое значение, отчёты за прошлые периоды станут недостоверными, а расчёт среднего заработка и индексация могут исказиться. Правильный способ — документ «Изменение штатного расписания».
Почему после утверждения новой штатки сотруднику начисляется старый оклад?
Плановые начисления сотрудника хранятся отдельно от штатного расписания. Нужно создать документ «Изменение условий оплаты труда» (или «Изменение плановых начислений») с той же датой, что и изменение штатки, и пересчитать начисления за месяц.
Что делать, если оклад повышается с середины месяца?
Укажите фактическую дату повышения в документах изменения штатки и оплаты труда. Программа рассчитает оклад пропорционально: по старому размеру за дни до даты изменения и по новому — после. Проверьте расчёт на одном сотруднике перед массовым проведением.
Нужно ли оформлять индексацию при повышении оклада только одному сотруднику?
Нет. Коэффициент индексации применяется при повышении окладов по организации, филиалу или структурному подразделению в целом. Индивидуальное повышение оформляется обычным изменением условий оплаты труда без признака индексации.
Как отменить ошибочно утверждённое штатное расписание?
Если по нему ещё не созданы документы по сотрудникам и не рассчитана зарплата, достаточно распровести и пометить на удаление документ изменения штатного расписания. Если изменения уже применены к сотрудникам, сначала отмените кадровые документы, затем изменение штатки, и пересчитайте затронутые начисления.
Можно ли повысить оклады сразу большому списку сотрудников одним документом?
Да. Документы изменения плановых начислений поддерживают многострочную табличную часть: добавьте всех сотрудников и укажите новые оклады. В ряде релизов список можно сформировать автоматически из документа изменения штатного расписания по затронутым позициям.
Что важно запомнить
Новое штатное расписание утверждается документом с датой вступления в силу, история изменений при этом сохраняется. Повышение оклада действует на сотрудников только после оформления изменения условий оплаты труда. Массовое повышение отмечайте как индексацию и обязательно проверяйте расчёт зарплаты и отпускных после изменений.