Где в 1С находится форма 182н и как её сформировать

Справка о сумме заработка за два календарных года (форма 182н) нужна при увольнении сотрудника и при приёме нового работника — по ней новый работодатель рассчитывает пособия по больничным, декретным и уходу за ребёнком. В программах 1С документ формируется автоматически на основе начислений, но путь к нему зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП 3.1 и в 1С:Бухгалтерии 8.3 справка находится в разных разделах меню.

Ниже разобраны точные пути к документу в обеих конфигурациях, порядок заполнения, проверка данных перед печатью и типичные ошибки, из-за которых справку приходится переделывать. Инструкции приведены для актуальных релизов типовых конфигураций; если интерфейс вашей базы изменён, ищите документ по названию через поиск в разделе «Все функции».

Где находится справка 182н в 1С:ЗУП 3.1

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» откройте раздел «Отчетность, справки» в левой панели навигации. В группе команд найдите пункт «Справки о заработке для расчета пособий» — это и есть журнал документов формы 182н. Если пункт не виден, проверьте настройку панели навигации раздела или откройте документ через «Все функции».

Нажмите кнопку «Создать». В форме документа укажите организацию, сотрудника и дату выдачи. Программа автоматически подберёт расчётные годы — два календарных года, предшествующих году увольнения или текущему году, и заполнит суммы заработка по данным учёта. Если сотрудник работал с замещением лет (например, был в декрете), годы придётся скорректировать вручную в табличной части.

После проверки сумм нажмите «Провести и закрыть», затем кнопку «Печать» — программа выведет справку по утверждённой форме. Документ можно сохранить в PDF и передать сотруднику в электронном виде, если организация использует электронный документооборот.

1. 1
   Откройте раздел «Отчетность, справки»
2. 2
   Выберите «Справки о заработке для расчета пособий» и нажмите «Создать»
3. 3
   Укажите организацию, сотрудника и дату справки
4. 4
   Проверьте автоматически заполненные годы и суммы заработка
5. 5
   Проведите документ и нажмите «Печать»

Где находится форма 182н в 1С:Бухгалтерии 8.3

В «1С:Бухгалтерии 8.3» (редакция 3.0) перейдите в раздел «Зарплата и кадры» и откройте пункт «Справки о заработке (182н)». В некоторых настройках интерфейса документ доступен также через раздел «Кадры» или через общий журнал «Все документы по сотруднику» — откройте карточку работника и перейдите по ссылке документов.

Создайте новый документ, выберите сотрудника — суммы заработка за расчётные годы подставятся из регистров учёта страховых взносов. Важно: корректность заполнения напрямую зависит от того, вёлся ли в базе полноценный расчёт зарплаты. Если зарплата в бухгалтерской программе отражалась только проводками без документов начисления, справка заполнится пустой или неполной.

В этом случае суммы придётся ввести вручную на основании расчётных листков и данных учёта, либо сначала восстановить учёт начислений. Ручной ввод допустим, но требует сверки каждой цифры с первичными документами — ошибка в справке ведёт к неверному расчёту пособий у нового работодателя.

Как найти справку через «Все функции» и поиск

Если раздел сильно перенастроен и нужный пункт меню не найден, используйте универсальный способ. Нажмите кнопку с треугольником в правом верхнем углу (или Shift+F11 в некоторых версиях) и выберите «Все функции». В открывшемся дереве раскройте ветку «Документы» и найдите «Справки о заработке для расчета пособий» (ЗУП) или «Справки о заработке 182н» (Бухгалтерия).

Быстрее работает строка поиска: введите в поле поиска команд «182н» или «справка о заработке» — система покажет и журнал документов, и связанные отчёты. Этот способ особенно удобен, когда база доработана и документ вынесен в нестандартный раздел.

Если документ в списке отсутствует вовсе, проверьте релиз конфигурации: в очень старых версиях 1С:Бухгалтерии справка формировалась только как печатная форма из документа увольнения или отчёта. Обновление на актуальный релиз решает эту проблему.

Заполнение справки при увольнении и при приёме сотрудника

При увольнении справка выдаётся в день увольнения вместе с остальными документами. Создайте документ 182н, убедитесь, что в него попали все начисления, облагаемые взносами на ВНиМ: оклад, премии, отпускные. Не включаются больничные и другие выплаты, не облагаемые взносами, — программа исключает их автоматически, но при ручных корректировках учёта возможны сбои.

Отдельный блок справки — периоды исключения: дни болезни, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребёнком, освобождения от работы с сохранением заработка без начисления взносов. Эти данные подтягиваются из кадровых документов (больничных листов, отпусков). Если больничные в базе не вводились, колонка периодов исключения останется пустой — для сотрудника это невыгодно, поэтому перед выдачей сверьте данные с табелем.

При приёме нового сотрудника справка 182н от прежнего работодателя вводится в ЗУП через документ «Справка о заработке, полученная от другого страхователя» (раздел «Зарплата» или карточка сотрудника, ссылка «Справки от предыдущих работодателей»). Внесённые суммы программа будет учитывать при расчёте пособий.

Проверка данных перед печатью

Перед выдачей справки сверьте три группы данных. Первая — суммы заработка по годам: они должны совпадать с базой по взносам на ВНиМ из отчёта «Анализ взносов в фонды» или расчёта по страховым взносам. Вторая — ФИО, СНИЛС и ИНН сотрудника: ошибка в персональных данных делает справку недействительной для ФСС. Третья — периоды исключения с указанием дат и наименования периода.

Также проверьте, чтобы годы в справке соответствовали правилам: указываются два календарных года, предшествующие году прекращения работы, и текущий год при необходимости. Если сотрудник в расчётных годах был в отпуске по беременности или уходу за ребёнком, он вправе попросить замену лет — тогда справку нужно сформировать с учётом заявления.

Контрольные точки

Как проверить результат

Суммы заработка по годам

Норма

Совпадают с базой по взносам на ВНиМ в отчётах

Тревожный признак

Расхождения с расчётными листками или отчётом по взносам

Персональные данные

Норма

ФИО, СНИЛС, ИНН без ошибок, как в паспорте

Тревожный признак

Опечатки в ФИО или неверный СНИЛС

Периоды исключения

Норма

Указаны дни болезни и декрета с датами

Тревожный признак

Периоды отсутствуют, хотя больничные были

Типичные ошибки и ограничения

Чаще всего справка формируется пустой, если зарплата в базе отражена только бухгалтерскими проводками, а не документами начисления. Вторая распространённая ситуация — сотрудник принят в середине года после переноса данных из другой программы, и история начислений за прошлые годы в базе отсутствует. Тогда суммы вводятся вручную по архивным данным.

Третья ошибка — печать справки из непроведённого документа или до проведения последних начислений увольняемого месяца. Сначала завершите расчёт при увольнении, проведите все документы, затем формируйте справку. И помните об ограничении: справка отражает только выплаты, облагаемые взносами на ВНиМ, — материальная помощь в необлагаемой части и аналогичные выплаты в неё не попадают, и это нормально.

Частые вопросы о справке 182н в 1С

Почему справка 182н создаётся с пустыми суммами?

Основная причина — отсутствие в базе документов начисления зарплаты за расчётные годы: данные заведены проводками или перенесены сводно. Проверьте, есть ли начисления в регистрах учёта взносов, и при их отсутствии введите суммы в справку вручную по архивным расчётным листкам.

Можно ли сформировать 182н за прошлые периоды для давно уволенного сотрудника?

Да, документ создаётся на любую дату — укажите сотрудника и нужную дату выдачи, программа подберёт соответствующие расчётные годы. Ограничение одно: данные за эти годы должны сохраняться в базе, иначе суммы придётся вносить вручную.

Как ввести в 1С справку 182н от предыдущего работодателя?

В 1С:ЗУП используйте документ «Справка о заработке, полученная от другого страхователя» — он доступен из карточки сотрудника или раздела «Зарплата». Введённые суммы автоматически учитываются при расчёте больничных и декретных пособий.

Обязательно ли выдавать справку 182н в день увольнения?

Да, справка о заработке входит в комплект документов, выдаваемых при увольнении. Если сотрудник её не получил, работодатель обязан выдать справку по письменному заявлению в течение трёх рабочих дней.

Что делать, если в справке ошибка после выдачи?

Сформируйте новый документ 182н с исправленными данными и выдайте его сотруднику, отметив у себя, что прежняя справка аннулирована. Если ошибка коснулась расчёта пособий у нового работодателя, потребуется перерасчёт на основании исправленной справки.