Как отразить увольнение сотрудника в 1С

Увольнение сотрудника в 1С — это не одна кнопка, а цепочка действий: кадровый приказ, расчёт компенсации за неиспользованный отпуск, удержания, исчисление НДФЛ и страховых взносов, выдача справок и сдача отчётности. Если пропустить хотя бы один шаг, в учёте останутся «хвосты»: сотрудник будет подтягиваться в отчёты, остаток отпуска зависнет, а выплата может попасть не в тот период.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть полноценный документ «Увольнение», который сам считает компенсацию и формирует печатные формы. В 1С:Бухгалтерии кадровый контур проще, и часть операций приходится делать вручную. Ниже разобраны оба варианта, а также проверка результата и типичные ошибки.

Перед оформлением убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы и начисления, а в программе актуальны данные о среднем заработке и остатках отпусков сотрудника. Если учёт вёлся корректно, расчёт займёт несколько минут; если были «ручные» корректировки — сначала сверьте остатки.

Подготовка: что проверить перед оформлением увольнения

До создания документа убедитесь, что сотруднику начислена зарплата за отработанные дни текущего месяца либо что вы готовы начислить её вместе с увольнением. В ЗУП увольнение можно оформить одним документом вместе с окончательным расчётом — это удобнее, чем разбивать на два документа.

Проверьте остаток дней отпуска: в ЗУП это отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» — «Отчёты по кадрам») или справка в карточке сотрудника. Если остаток отрицательный — сотрудник отгулял отпуск авансом, и при увольнении возникает удержание за неотработанные дни. Удерживать такие суммы можно не всегда: есть ограничения по статье Трудового кодекса и лимит удержаний из зарплаты.

Также проверьте, нет ли у сотрудника незакрытых больничных, командировок или отгулов, которые должны попасть в расчётный период. Если больничный придёт после увольнения, его придётся оплатить отдельно — уже уволенному сотруднику.

Увольнение в 1С:ЗУП — основной сценарий

В 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел «Кадры» — «Все кадровые документы» (или «Приёмы, переводы, увольнения») и создайте документ «Увольнение». Если увольняется список сотрудников, используйте «Увольнение списком» — механика та же, но по каждому сотруднику формируется отдельная строка.

Заполните ключевые поля: сотрудник, дата увольнения (последний рабочий день), основание — статья Трудового кодекса (например, п. 3 ч. 1 ст. 77 — по собственному желанию). Основание важно заполнить корректно: оно попадёт в трудовую книжку, отчёт ЕФС-1 (подраздел о кадровых событиях) и повлияет на налогообложение выплат.

На вкладке начислений программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск исходя из среднего заработка и остатка дней. Если флажок «Начислить зарплату» установлен, в этот же документ попадёт оплата за отработанные дни месяца. Проверьте расчёт среднего по кнопке с суммой — там видно, какие месяцы вошли в расчётный период.

1. 1
   Раздел «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения» — создать «Увольнение»
2. 2
   Указать сотрудника, дату увольнения и основание по ТК
3. 3
   Проверить автоматический расчёт компенсации и среднего заработка
4. 4
   Установить флажок начисления зарплаты за месяц, если расчёт совмещён
5. 5
   Проверить НДФЛ и взносы на соответствующих вкладках
6. 6
   Провести документ и распечатать приказ Т-8 и записку-расчёт Т-61
7. 7
   Сформировать выплату: ведомость с признаком «окончательный расчёт»

После проведения документа сформируйте печатные формы: приказ об увольнении (форма Т-8 или произвольная, утверждённая в организации) и записку-расчёт (Т-61). Обе доступны из документа по кнопке «Печать».

Окончательный расчёт: компенсация, НДФЛ и взносы

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме — это не выходное пособие. А вот выходное пособие и средний заработок на период трудоустройства (при сокращении, ликвидации) не облагаются НДФЛ и взносами в пределах трёхкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для работников Крайнего Севера). В ЗУП для этого используются отдельные виды начислений с корректными кодами доходов.

Дата фактического получения дохода при увольнении — последний рабочий день сотрудника. Выплатить все суммы нужно именно в этот день. В документе увольнения проверьте поле «Дата выплаты» — от него зависит, в какой период попадёт НДФЛ в отчёт 6-НДФЛ. Распространённая ошибка — провести увольнение одной датой, а выплатить позже: тогда придётся корректировать дату выплаты в ведомости.

Страховые взносы с выплат при увольнении начисляются в общем порядке документом «Начисление зарплаты и взносов» за месяц увольнения, если вы не совместили расчёт. В ЗУП при совмещённом расчёте взносы видны прямо в документе увольнения на соответствующей вкладке.

Увольнение в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый контур ограничен. Откройте раздел «Зарплата и кадры» — «Кадровые документы» и создайте документ «Увольнение»: укажите сотрудника, дату и основание. Этот документ формирует кадровое движение и проводки по прекращению, но не рассчитывает компенсацию автоматически.

Компенсацию за неиспользованный отпуск начислите вручную: создайте документ «Начисление зарплаты» за месяц увольнения, добавьте сотрудника и введите начисление «Компенсация отпуска при увольнении» с рассчитанной суммой. Сумму среднего дневного заработка и число дней придётся посчитать самостоятельно — например, по данным расчётных листков за последние 12 месяцев.

Если в вашей базе Бухгалтерии нет подходящего вида начисления, создайте его: раздел «Зарплата и кадры» — «Настройки зарплаты» — «Начисления». Укажите код дохода по НДФЛ для компенсации и облагаемость взносами — от этих настроек зависит корректность отчётности.

ЗУП или Бухгалтерия для увольнений

1С:ЗУП

Автоматический расчёт компенсации, среднего заработка, остатков отпуска, печатные формы Т-8 и Т-61. Подходит, если сотрудников больше нескольких человек

1С:Бухгалтерия

Кадровый приказ есть, но компенсацию и средний заработок считаете вручную. Приемлемо при малом штате и редких увольнениях

Совместный учёт

Кадры и расчёт в ЗУП, синхронизация проводок в Бухгалтерию. Оптимально, когда бухгалтерия и зарплата разделены

Справки и отчётность при увольнении

В день увольнения сотруднику выдаются: сведения о трудовой деятельности (форма СЗВ-ТД заменена отчётом ЕФС-1 — кадровое событие «увольнение» нужно отправить не позднее следующего рабочего дня), справка о заработке для расчёта пособий (форма 182н), выписки из СТД-Р или бумажная трудовая книжка, раздел 3 персонифицированных сведений и справка для центра занятости — по запросу.

В ЗУП отчёт ЕФС-1 с событием «Увольнение» формируется автоматически на основании проведённого документа: раздел «Отчётность, справки» — «1С-Отчётность». Проверьте, что событие подтянулось с правильной датой и основанием, и отправьте отчёт в СФР. Пропуск срока подачи кадрового события влечёт штраф за каждого сотрудника.

Справка 182н формируется из раздела «Отчётность, справки» — «Исходящие документы» или из карточки сотрудника. Средний заработок для центра занятости считается по особым правилам — в ЗУП есть отдельная печатная форма справки для службы занятости.

Проверка результата и закрытие сотрудника

После проведения всех документов откройте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения: в нём должны быть зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска (или удержание за авансовый отпуск), НДФЛ и итог к выплате. Сверьте итог с ведомостью на выплату.

Проверьте остаток отпуска после увольнения — он должен обнулиться. Если остались дни, значит, компенсация рассчитана не за весь период: вернитесь в документ и проверьте дату приёма и отпуска за прошлые годы.

Убедитесь, что сотрудник больше не попадает в плановые начисления следующих месяцев: сформируйте «Начисление зарплаты» за следующий месяц и проверьте, что уволенного там нет. Также проверьте долг по зарплате: отчёт «Задолженность по зарплате» не должен показывать остаток по уволенному после выплаты.

Контрольные точки

Как проверить корректность увольнения

Остаток отпуска после увольнения

Норма

Равен нулю

Тревожный признак

Остались дни — компенсация рассчитана не полностью

Расчётный листок за месяц увольнения

Норма

Зарплата + компенсация, НДФЛ, итог совпадает с ведомостью

Тревожный признак

Нет компенсации или сумма выплаты не сходится

Дата выплаты и НДФЛ

Норма

Дата выплаты = последний рабочий день, НДФЛ в верном периоде 6-НДФЛ

Тревожный признак

НДФЛ попал в другой квартал — нужна корректировка

ЕФС-1 с событием «Увольнение»

Норма

Отправлен не позднее следующего рабочего дня

Тревожный признак

Событие не сформировано или дата неверна

Особые сценарии и ограничения

Увольнение с удержанием за отпуск, отгулянный авансом

Если сотрудник использовал отпуск авансом и не отработал соответствующий период, при увольнении возникает удержание. В ЗУП документ увольнения предложит вариант «Удержать за использованный авансом отпуск» вместо компенсации. Помните об ограничении: общий размер удержаний при увольнении ограничен, а при ряде оснований (сокращение, призыв, ликвидация) удержание за авансовый отпуск вообще не производится.

Увольнение в отпуске или на больничном

Уволить сотрудника по инициативе работодателя в период отпуска или болезни нельзя — программа не запрещает это технически, поэтому контроль лежит на кадровике. По собственному желанию увольнение в эти периоды допустимо: датой увольнения будет последний день двухнедельного срока, даже если он попадает на больничный. Больничный, открытый до увольнения, оплачивается полностью.

Отмена ошибочного увольнения

Если документ проведён ошибочно, не редактируйте его «задним числом» после выплат и отчётности. Пометьте документ на удаление, если выплаты ещё не было, либо оформите исправление и скорректируйте связанные ведомости и отчёты. Если ЕФС-1 уже отправлен, подайте корректирующий отчёт с отменой события.

Частые вопросы

Можно ли оформить увольнение задним числом в 1С?

Технически документ можно создать любой датой, но делать это стоит только для исправления учёта, а не для «подгонки» реальных сроков. Если выплата и отчётность уже прошли, корректируйте связанные ведомости и подавайте уточнённые отчёты — иначе данные в учёте и в фондах разойдутся.

Что делать, если остаток отпуска в программе не совпадает с реальным?

Остаток расходится, когда отпуска вводились не документами, а ручными операциями, или учёт вёлся не с начала работы сотрудника. Перед увольнением восстановите остаток: в ЗУП есть механизм ввода остатков отпусков, либо скорректируйте число дней компенсации вручную в документе увольнения, зафиксировав расчёт на бумаге.

Как выплатить увольняемому, если расчёт в середине месяца?

Создайте ведомость с характером выплаты «Увольнение» (или «Окончательный расчёт») — она подтянет суммы из документа увольнения, а не плановую зарплату. Дата ведомости должна совпадать с последним рабочим днём сотрудника.

Облагается ли компенсация за отпуск взносами на травматизм?

Да, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении облагается всеми страховыми взносами, включая взносы на травматизм. Не облагаются в пределах лимита только выходные пособия при отдельных основаниях увольнения.

Нужно ли увольнять в 1С сотрудника, с которым прекращён договор ГПХ?

Нет, исполнители по договорам ГПХ не оформляются документом «Увольнение». Достаточно закрыть договор (указать дату окончания) и отразить событие в отчётности, если оно требуется. Кадровый приказ и компенсация отпуска к подрядчикам не применяются.

Как распечатать приказ Т-8, если форма в программе не совпадает с нашей?

В ЗУП доступна типовая форма Т-8, но организация вправе использовать собственную форму приказа. Тогда распечатайте записку-расчёт из программы, а приказ оформите по своему шаблону — данные для него возьмите из документа увольнения.