Как в 1С принять иностранца на работу

Подготовка: что проверить до оформления в 1С

Приём иностранного работника в 1С:ЗУП отличается от стандартного кадрового приёма тем, что в карточку сотрудника добавляются сведения о гражданстве, миграционном статусе и разрешительных документах. Если эти данные не заполнить, программа не сможет корректно рассчитать НДФЛ, сформировать уведомления и отчёты по иностранцам.

До начала работы в программе убедитесь, что у сотрудника есть полный комплект документов: паспорт с переводом, миграционная карта, документ о регистрации по месту пребывания, разрешение на работу или патент (для визовых и безвизовых иностранцев соответственно), СНИЛС и ИНН при наличии. Для граждан стран ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Армения, Киргизия) патент не требуется.

Проверьте, что в вашей базе включён учёт иностранных сотрудников. В 1С:ЗУП 3.1 перейдите в раздел «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» или убедитесь, что в карточке физического лица доступна панель «Гражданство, удостоверение личности, страховые свидетельства». В большинстве типовых конфигураций она доступна по умолчанию.

Заводим физическое лицо и указываем гражданство

Откройте справочник «Физические лица» (раздел «Кадры») и создайте новый элемент. Введите ФИО точно так, как указано в паспорте или его нотариальном переводе, — расхождения в транслитерации создадут проблемы при сдаче отчётности и персонифицированных сведений.

Перейдите по ссылке «Гражданство» в шапке карточки. В открывшейся форме снимите признак гражданства РФ и выберите страну из классификатора стран мира (ОКСМ). Если сотрудник является лицом без гражданства, установите соответствующий признак. Дата, с которой действует указанное гражданство, нужна для историчности данных — при смене гражданства старая запись сохраняется.

Далее заполните «Документ, удостоверяющий личность»: вид документа — «Паспорт иностранного гражданина», серия и номер, кем и когда выдан. Эти данные попадут в отчёты и уведомления, поэтому перепроверьте их по оригиналу.

Миграционный статус и разрешительные документы

В карточке физического лица найдите ссылку «Страхование» или отдельную форму сведений об иностранцах (в ЗУП 3.1 — «Статус налогоплательщика» и сведения для миграционного учёта). Именно миграционный статус определяет порядок исчисления взносов и права сотрудника: временно пребывающий, временно проживающий (с РВП), постоянно проживающий (с ВНЖ), беженец, гражданин ЕАЭС, высококвалифицированный специалист (ВКС).

Укажите сведения о документе, дающем право на работу: для визовых иностранцев — разрешение на работу, для безвизовых — патент (серия, номер, дата выдачи, регион действия, срок). Для граждан ЕАЭС и обладателей РВП/ВНЖ разрешительный документ не нужен, но сами РВП или ВНЖ вносятся как основание статуса.

Срок действия патента критичен: если патент просрочен, работодатель обязан приостановить сотрудника от работы. Ведите контроль сроков в карточке — часть конфигураций позволяет настроить напоминания через дополнительные сведения или отчёт по сотрудникам с истекающими документами.

Статус налогоплательщика и НДФЛ

Налоговый статус (резидент / нерезидент) определяет ставку НДФЛ и не совпадает с миграционным статусом. В карточке сотрудника перейдите по ссылке «Подоходный налог» и укажите статус: «Нерезидент», «Резидент», «Высококвалифицированный иностранный специалист», «Участник программы переселения соотечественников», «Беженец» или «Гражданин страны ЕАЭС».

По общему правилу нерезиденты платят НДФЛ по ставке 30%, резиденты и отдельные льготные категории (ВКС, граждане ЕАЭС, беженцы) — по ставке, применяемой к резидентам. Статус пересчитывается по факту нахождения в России 183 дней в течение 12 следующих подряд месяцев — программа при корректно заполненной дате установки статуса сама применит нужную ставку с указанного периода.

Для сотрудников на патенте важен зачёт фиксированных авансовых платежей по НДФЛ. Получите от сотрудника заявление и уведомление из налоговой инспекции о подтверждении права на уменьшение НДФЛ, затем введите в программе документ «Авансовый платеж по НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы») или соответствующее уведомление — тогда при расчёте зарплаты налог будет уменьшаться на сумму уплаченных авансов.

1. 1
   Создайте физическое лицо, укажите гражданство и документ, удостоверяющий личность
2. 2
   Заполните миграционный статус и данные патента или разрешения на работу
3. 3
   Укажите статус налогоплательщика НДФЛ с даты установки
4. 4
   Оформите документ «Приём на работу» стандартным образом
5. 5
   Введите авансовые платежи по патенту при наличии уведомления из ФНС
6. 6
   Сформируйте и отправьте уведомление о заключении договора в МВД
7. 7
   Проверьте расчёт НДФЛ и взносов в первом расчётном месяце

Оформление приёма на работу

Сам документ «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения») заполняется так же, как для россиянина: подразделение, должность, дата приёма, условия оплаты, график работы. Отличий в самом документе нет — вся специфика хранится в карточке физического лица и сотрудника.

Обратите внимание на вид договора: для временно пребывающих иностранцев трудовой договор, как правило, срочный — срок ограничен действием патента или разрешения на работу. Укажите основание срочного договора в соответствующем поле, чтобы при истечении срока программа могла подсказать необходимость увольнения или переоформления.

После проведения документа убедитесь, что сотрудник попал в штатное расписание (если оно ведётся) и что в его карточке корректно отображаются все миграционные реквизиты. Ошибку проще исправить до первого начисления, чем пересчитывать налоги задним числом.

Страховые взносы и уведомления в МВД

Тариф страховых взносов зависит от миграционного статуса: для постоянно и временно проживающих взносы начисляются в общем порядке, для временно пребывающих действуют особенности — например, взносы на страхование от несчастных случаев платятся всегда, а порядок пенсионного и медицинского страхования зависит от статуса и страны гражданства. В ЗУП 3.1 вид страхования подбирается автоматически на основании указанного статуса — проверьте его в форме «Взносы» карточки сотрудника.

Работодатель обязан уведомить территориальный орган МВД о заключении трудового или гражданско-правового договора с иностранцем — в течение трёх рабочих дней, а также о расторжении договора. В ЗУП предусмотрены печатные формы уведомлений: откройте карточку сотрудника или раздел «Отчётность, справки» и найдите форму уведомления о привлечении иностранной рабочей силы. Реквизиты работодателя для формы заполняются в карточке организации.

Не отправленное вовремя уведомление — одно из самых частых нарушений при работе с иностранным персоналом, и штрафы за него существенны, особенно для организаций в Москве и Санкт-Петербурге. Поставьте контроль даты отправки сразу после проведения приёма.

Проверка результата и контроль

После первого начисления зарплаты откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» и проверьте на вкладке «НДФЛ» применённую ставку: для нерезидента должна быть 30% (кроме льготных категорий), для сотрудника на патенте — уменьшение налога на авансовый платёж. На вкладке «Взносы» сверьте, что тариф соответствует миграционному статусу.

Используйте отчёт «Налоги и взносы (кратко)» или расчётный листок сотрудника для визуальной проверки. Если ставка неверна — вернитесь в карточку сотрудника, исправьте статус с правильной датой и пересчитайте документ начисления.

Контрольные точки

Как проверить результат

Ставка НДФЛ в начислении зарплаты

Норма

Соответствует статусу: 30% для нерезидента, ставка резидента для ЕАЭС, ВКС, беженцев

Тревожный признак

Применена ставка, не соответствующая статусу, — проверьте «Подоходный налог» в карточке

Зачёт авансов по патенту

Норма

НДФЛ уменьшен на сумму авансового платежа

Тревожный признак

Зачёта нет — не введён документ авансового платежа или нет уведомления ФНС

Страховые взносы

Норма

Тариф соответствует миграционному статусу

Тревожный признак

Взносы посчитаны как для россиянина — проверьте статус застрахованного лица

Частые вопросы

Нужен ли патент гражданину Беларуси или Казахстана при приёме в 1С?

Нет, гражданам стран ЕАЭС патент и разрешение на работу не требуются. В карточке физического лица укажите гражданство соответствующей страны и статус налогоплательщика «Гражданин страны ЕАЭС» — тогда НДФЛ будет исчисляться по ставке, применяемой к резидентам, с первого дня работы.

Как в ЗУП учесть смену налогового статуса с нерезидента на резидента?

В карточке сотрудника по ссылке «Подоходный налог» добавьте новую запись о статусе с даты, когда сотрудник фактически стал резидентом (183 дня пребывания за 12 месяцев). Программа применит новую ставку с указанного периода; перерасчёт за предыдущие месяцы года выполняется по правилам НК РФ при окончательном установлении статуса.

Что делать, если патент сотрудника закончился?

Сотрудника необходимо отстранить от работы до получения нового патента. Оформите в программе отсутствие (например, документ «Прогул, отсутствие» или простой — в зависимости от ситуации и локальной методики учёта), чтобы зарплата не начислялась. После предъявления нового патента обновите его данные в карточке физического лица.

Где в 1С распечатать уведомление в МВД о заключении договора с иностранцем?

В ЗУП 3.1 формы уведомлений доступны из раздела «Отчётность, справки» или из карточки сотрудника через меню печатных форм. Если типовой формы нет в вашей версии, уведомление заполняется по форме МВД вручную на основании данных карточки сотрудника и организации.

Нужно ли уведомлять МВД при приёме гражданина ЕАЭС?

Да, обязанность уведомлять территориальный орган МВД о заключении и расторжении договора распространяется на всех иностранных граждан, включая граждан стран ЕАЭС, в течение трёх рабочих дней. Исключения предусмотрены для отдельных категорий, например постоянно проживающих в некоторых случаях, — уточняйте актуальные требования законодательства.

Можно ли принять иностранца на удалённую работу, если он находится за границей?

Это иная правовая конструкция: трудовой договор с дистанционным работником за пределами РФ регулируется отдельными нормами, и миграционный учёт в этом случае не применяется, так как сотрудник не въезжает в Россию. В 1С такой сотрудник оформляется с соответствующими условиями дистанционной работы; рекомендуется согласовать форму договора с юристом.