Забалансовые счета в 1С 8.3: где найти и как с ними работать

Забалансовые счета в 1С 8.3 используются для учета ценностей, которые не принадлежат организации, но находятся у неё на хранении, в аренде, переработке или на ответственном хранении. Это арендованные основные средства, товары на комиссии, давальческое сырье, списанная в убыток задолженность и другие объекты.

Главная особенность забалансовых счетов — на них не действует принцип двойной записи. Проводка формируется только по дебету или только по кредиту одного счета, без корреспонденции с другим счетом. Поэтому найти и проверить их нужно отдельно от основного баланса.

В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8.3, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация) забалансовые счета уже включены в план счетов и имеют коды 001–011, а также специальные счета вроде 002, 003, 004. Ниже разберём, где именно их искать в интерфейсе, как формировать по ним отчеты и какие ошибки встречаются чаще всего.

Что такое забалансовые счета и какие из них есть в типовом плане счетов

Забалансовые счета предназначены для контроля имущества и обязательств, которые не входят в баланс организации. Классический пример — арендованное помещение или оборудование: оно учитывается на счете 001 «Арендованные основные средства», но в актив баланса не попадает.

В типовом плане счетов 1С:Бухгалтерии 8.3 предусмотрены такие забалансовые счета:

• 001 — арендованные основные средства;
• 002 — товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение;
• 003 — материалы, принятые в переработку;
• 004 — товары, принятые на комиссию;
• 005 — оборудование, принятое для монтажа;
• 006 — бланки строгой отчетности;
• 007 — списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов;
• 008 — обеспечения обязательств и платежей полученные;
• 009 — обеспечения обязательств и платежей выданные;
• 010 — износ основных средств;
• 011 — основные средства, сданные в аренду.

Кроме них, в плане счетов могут присутствовать дополнительные забалансовые счета, добавленные разработчиками конфигурации или внедренцами под нужды конкретной организации. Признак «забалансовости» задается в свойствах счета, а не в его номере.

Где найти забалансовые счета в плане счетов

Основное место, где видны все забалансовые счета, — план счетов бухгалтерского учета. Откройте раздел «Главное» → «План счетов» (в некоторых релизах путь: «Главное» → «Настройки» → «План счетов»). Откроется список всех счетов, используемых в программе.

В списке есть колонка «Заб.» (забалансовый) — напротив забалансовых счетов стоит отметка. Если колонка не видна, добавьте её через «Ещё» → «Изменить форму» или просто отсортируйте список. Также забалансовые счета легко найти по коду: введите в поиске 001, 002 и так далее.

Чтобы проверить признак конкретного счета, откройте его карточку двойным щелчком. В форме счета виден флажок «Забалансовый». У типовых счетов он установлен и недоступен для редактирования — изменить его можно только у счетов, добавленных вручную.

1. 1
   Откройте раздел «Главное» → «План счетов».
2. 2
   Найдите колонку «Заб.» — отметка означает забалансовый счет.
3. 3
   Или введите в строке поиска код счета, например 002.
4. 4
   Откройте карточку счета и проверьте флажок «Забалансовый».

Как посмотреть остатки и обороты по забалансовым счетам

Увидеть сам счет в плане счетов — только половина задачи. Чаще требуется узнать, какие суммы по нему числятся. Для этого используются стандартные бухгалтерские отчеты из раздела «Отчеты».

Самый универсальный способ — оборотно-сальдовая ведомость («Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость»). По умолчанию в неё могут не попадать забалансовые счета. Откройте «Показать настройки» и на вкладке «Показатели» или «Группировка» (в зависимости от релиза) установите флажок «Забалансовые счета». После формирования отчета внизу ведомости появятся строки со счетами 001–011.

Если нужен конкретный счет, сформируйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счету» или «Анализ счета» и укажите, например, 002. Так вы увидите остатки в разрезе контрагентов и номенклатуры — субконто у забалансовых счетов работают так же, как у обычных.

Для детализации до первичных документов используйте «Карточку счета» — она покажет, какими документами (поступления, реализации, операции вручную) сформирован каждый оборот.

Какими документами формируются движения по забалансовым счетам

В типовой конфигурации большинство движений по забалансовым счетам создается автоматически при проведении стандартных документов. Например, поступление товара на комиссию оформляется документом «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Товары, услуги, комиссия» — при проведении формируется запись по дебету счета 004.

Передача материалов в переработку оформляется документом «Передача материалов в переработку» (в старых релизах — «Передача товаров» с соответствующим видом операции) с записью по дебету счета 003. Арендованные основные средства часто отражаются документом «Операция, введенная вручную» по дебету 001.

Если автоматической операции нет, используйте документ «Операции, введенные вручную» (раздел «Операции»). В проводке укажите только дебет или только кредит забалансового счета — программа позволит провести такую запись без корреспондирующего счета, что для обычных счетов невозможно.

Как добавить собственный забалансовый счет

Когда типовых счетов не хватает — например, нужно учитывать рекламные материалы у дистрибьюторов или инструмент у сотрудников, — можно создать собственный забалансовый счет. Это штатная возможность, не требующая доработки конфигурации.

Откройте «Главное» → «План счетов», нажмите «Создать». Задайте код счета (лучше не пересекаться с типовыми кодами, например использовать коды вида 012, 013 или буквенно-цифровые), наименование, установите флажок «Забалансовый» и при необходимости добавьте виды субконто — «Номенклатура», «Контрагенты», «Склады».

Учтите ограничение: движения по самостоятельно созданному счету типовые документы формировать не будут. Проводки придется вводить через «Операции, введенные вручную» либо дорабатывать конфигурацию. Для разовых задач ручных операций обычно достаточно.

Проверка корректности учета на забалансовых счетах

Периодически сверяйте остатки по забалансовым счетам с фактическим наличием ценностей. Для счета 002 — с актами ответственного хранения, для 001 — с договорами аренды, для 007 — с реестром списанной задолженности. Расхождения обычно означают, что какой-то документ выбытия не был оформлен.

Удобный контрольный прием — сформировать «Анализ счета» по забалансовому счету за длительный период и посмотреть, нет ли «зависших» остатков без движения. Если по контрагенту числится остаток, а договор давно закрыт, остаток нужно списать операцией вручную по кредиту счета.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ с включенными забалансовыми счетами

Норма

Внизу ведомости видны счета 001–011 с остатками

Тревожный признак

Забалансовых строк нет — проверьте настройку «Забалансовые счета»

Остаток по счету 002/004

Норма

Совпадает с перечнем ценностей на хранении или комиссии

Тревожный признак

Есть остатки по закрытым договорам — требуется списание

Проводки документа

Норма

Запись только по дебету или только по кредиту забалансового счета

Тревожный признак

Программа требует корреспондирующий счет — проверьте признак «Забалансовый»

Часто задаваемые вопросы

Почему в оборотно-сальдовой ведомости не видно забалансовых счетов?

По умолчанию в настройках ОСВ забалансовые счета могут быть скрыты. Откройте «Показать настройки» и включите показатель «Забалансовые счета», затем пересформируйте отчет. Альтернатива — сформировать ОСВ по конкретному счету, указав его код.

Можно ли сделать двойную проводку с забалансовым счетом?

Нет, и в этом суть забалансового учета. Запись делается только по дебету или только по кредиту забалансового счета, без корреспонденции. Если программа требует второй счет, проверьте, установлен ли у счета признак «Забалансовый».

Влияют ли забалансовые счета на баланс и налог на прибыль?

Нет. Забалансовые счета не попадают в бухгалтерский баланс и не участвуют в расчете финансового результата. Они нужны для контроля чужих ценностей и обязательств. Однако данные с них могут требоваться для справок и раскрытия информации в отчетности.

Как списать «зависший» остаток с забалансового счета?

Создайте документ «Операции, введенные вручную» (раздел «Операции») и сделайте запись по кредиту забалансового счета с указанием нужных субконто — контрагента, номенклатуры, договора. Перед списанием убедитесь, что ценности действительно выбыли и документы на выбытие не потерялись.

Где посмотреть, каким документом создана запись по счету 002 или 004?

Сформируйте «Карточку счета» (раздел «Отчеты») по нужному счету за период. В ней будут перечислены все документы, сформировавшие движения: поступления, реализации, операции вручную. Двойной щелчок по строке откроет сам документ.

Можно ли создать свой забалансовый счет без программиста?

Да. В плане счетов нажмите «Создать», укажите свободный код, наименование, установите флажок «Забалансовый» и добавьте виды субконто. Движения по такому счету вводятся вручную через документ «Операции, введенные вручную» — типовые документы его использовать не будут.