Реестры самозанятых в 1С:Бухгалтерии: где найти и как вести учёт

Организации и ИП, которые оплачивают услуги самозанятых, обязаны собирать чеки, проверять статус плательщика НПД и отражать выплаты в учёте. В 1С:Бухгалтерии для этого предусмотрены отдельные инструменты: реестры документов с самозанятыми, отчёты по выплатам и встроенная проверка статуса через сервис ФНС.

Главная сложность в том, что единого окна «Реестр самозанятых» в интерфейсе нет — данные распределены между справочником контрагентов, документами поступления услуг и специализированными отчётами. Ниже разобрано, где искать каждый из этих блоков в типовой конфигурации, как сформировать сводный реестр и какие ошибки встречаются чаще всего.

Где в программе хранятся данные о самозанятых

Основная точка входа — справочник «Контрагенты» (раздел «Справочники» → «Контрагенты»). Для самозанятого карточка заполняется как физическое лицо с указанием ИНН. Именно по ИНН программа определяет, что перед вами плательщик налога на профессиональный доход, и предлагает проверить статус.

Все операции с самозанятыми проходят через документы «Поступление (акты, накладные, УПД)» в разделе «Покупки». Если в документе указан контрагент с признаком самозанятого, программа потребует заполнить реквизиты чека из приложения «Мой налог» — номер и дату. Эти документы и формируют фактический реестр операций.

Дополнительно в карточке контрагента есть переключатель вида контрагента: для самозанятого выбирается «Самозанятый» (в новых релизах) или физическое лицо с отметкой о применении НПД. От корректности этого признака зависит, попадёт ли контрагент в специализированные отчёты.

Как найти реестр документов по самозанятым

Откройте раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)». В списке документов нажмите кнопку отбора и установите фильтр по контрагенту или по виду операции. Если в вашем релизе доступен отбор по признаку «самозанятый», выберите его — список сократится до операций с плательщиками НПД.

Альтернативный путь — журнал «Документы» в разделе «Операции» → «Все документы» с настройкой отбора по типу контрагента. Этот способ удобен, когда нужно увидеть и поступления, и оплаты в одном списке.

1. 1
   Откройте «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)»
2. 2
   Нажмите «Ещё» → «Настроить список» или используйте быстрый отбор
3. 3
   Установите отбор по контрагенту с признаком самозанятого или по конкретному ИНН
4. 4
   Проверьте, что в документах заполнены номер и дата чека «Мой налог»
5. 5
   Сохраните настройку отбора как вариант, чтобы не настраивать заново

Отчёт «Реестр платежей самозанятым»

В актуальных релизах 1С:Бухгалтерии есть специализированный отчёт по выплатам самозанятым. Найдите его через раздел «Отчёты» — введите в поиске по отчётам слово «самозанят». Отчёт показывает перечень выплат, реквизиты чеков и суммы по каждому исполнителю за выбранный период.

Отчёт полезен для сверки перед сдачей отчётности и для контроля лимита: если сумма выплат одному самозанятому приближается к порогам, установленным законодательством о НПД, это повод запросить у исполнителя подтверждение статуса. Сам отчёт лимит не отслеживает — он лишь выводит накопленные суммы.

Если отчёт не находится, убедитесь, что конфигурация обновлена до актуального релиза. В старых версиях отдельного отчёта не было, и реестр приходилось собирать универсальным отчётом по документам или через «Анализ субконто» по контрагентам.

Маршрут решения

Как выбрать способ поиска

Нужен быстрый список актов и чеков по одному исполнителюОткройте карточку контрагента и перейдите по ссылке «Документы» — увидите все операции с ним

Нужна сводная картина по всем самозанятым за периодИспользуйте отчёт по платежам самозанятым из раздела «Отчёты»

Специализированного отчёта в релизе нетПостройте «Анализ субконто» по контрагентам с отбором по группе самозанятых или обновите конфигурацию

Проверка статуса самозанятого из 1С

В карточке контрагента с заполненным ИНН доступна кнопка проверки статуса плательщика НПД — программа обращается к сервису ФНС и показывает, действует ли регистрация самозанятого на текущую дату. Проверка выполняется только при наличии интернет-подключения и действующего ИНН.

Проверять статус нужно на дату оплаты: если на момент выплаты человек уже утратил статус самозанятого, чек «Мой налог» не защитит компанию от доначисления страховых взносов. Рекомендуется сохранять скриншот или печатную форму результата проверки вместе с чеком.

Контроль чеков и типовые ошибки

Каждый документ поступления от самозанятого должен содержать номер и дату чека из приложения «Мой налог». Без этих реквизитов расходы могут быть не приняты при налоговой проверке. Проверить чек можно на сайте ФНС по его номеру — программа хранит реквизиты, но подлинность чека онлайн не верифицирует автоматически во всех релизах.

Частая ошибка — заводить самозанятого как обычного поставщика-юрлицо или ИП. Тогда документы не попадают в отчёт по самозанятым, а проверка статуса недоступна. Вторая типичная ошибка — дублирование контрагентов: один и тот же человек заведён дважды с разным написанием ФИО, и реестр распадается на две карточки.

Как проверить результат и собрать сводный реестр

После настройки отборов убедитесь, что выборка полна: сравните количество документов в отфильтрованном списке с данными отчёта по платежам самозанятым за тот же период. Расхождение означает, что часть контрагентов заведена без признака самозанятого.

Для выгрузки реестра во внешний файл используйте кнопку «Ещё» → «Вывести список» в журнале документов — список сохраняется в табличный документ, который можно сохранить в Excel. В отчётах выгрузка доступна стандартной кнопкой сохранения табличного документа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состав отфильтрованного списка документов

Норма

В списке только поступления от самозанятых, у всех заполнены реквизиты чеков

Тревожный признак

В списке документы без чеков или лишние контрагенты

Совпадение сумм списка и отчёта по платежам

Норма

Итоги по периоду совпадают

Тревожный признак

Суммы расходятся — есть карточки без признака самозанятого

Статус исполнителей

Норма

Проверка через ФНС подтверждает НПД на дату оплаты

Тревожный признак

Статус не подтверждён или утрачен

Частые вопросы

Есть ли в 1С:Бухгалтерии отдельное меню «Реестр самозанятых»?

Отдельного пункта меню с таким названием нет. Реестр формируется комбинацией отборов в журнале «Поступление (акты, накладные, УПД)» и специализированного отчёта по платежам самозанятым из раздела «Отчёты». Быстрее всего нужные команды находятся через поиск по команде (значок лупы).

Что делать, если отчёт по самозанятым не находится в программе?

Проверьте релиз конфигурации — отчёт появился в относительно свежих версиях. Если обновление невозможно, соберите реестр через «Анализ субконто» по контрагентам или универсальным отчётом по документам поступления с отбором по нужным исполнителям.

Как завести самозанятого, чтобы он попадал в реестр?

Создайте контрагента с видом «Самозанятый» (или физическое лицо с отметкой НПД — зависит от релиза), укажите корректный ИНН и выполните проверку статуса кнопкой в карточке. Именно признак вида контрагента включает его в специализированные отчёты.

Нужно ли хранить чеки «Мой налог» отдельно от программы?

Реквизиты чека (номер и дату) достаточно указать в документе поступления, но сам чек в электронном виде рекомендуется сохранять — например, прикреплять файл к документу через механизм присоединённых файлов. При налоговой проверке чек является ключевым подтверждением расходов.

Можно ли выгрузить реестр самозанятых в Excel?

Да. В журнале документов используйте «Ещё» → «Вывести список» и сохраните табличный документ в нужном формате. Из отчётов выгрузка выполняется стандартным сохранением результата через меню файла табличного документа.