Учет и Финансы · 10 мин
Как загрузить акт сверки из 1С в СБИС
Как передать акт сверки из 1С в СБИС: через плагин ЭДО, выгрузку файла и загрузку PDF. Проверка статуса, типичные ошибки и советы по настройке.
Акт сверки взаиморасчётов — один из самых массовых документов, которые бухгалтерия отправляет контрагентам. Если обе стороны работают в СБИС, правильнее всего передавать акт по электронному документообороту (ЭДО) напрямую из 1С: документ не нужно печатать, сканировать и отправлять почтой, а его статус виден в обеих системах.
Есть три рабочих способа перенести акт сверки из 1С в СБИС: через встроенный плагин «СБИС ЭДО» для 1С, через выгрузку электронного документа в файл с последующей загрузкой в личный кабинет СБИС и через обычную печатную форму в PDF, которую контрагент подпишет как скан. Выбор зависит от того, настроен ли у вас ЭДО, какая у вас конфигурация 1С и как принимает документы контрагент.
Ниже разобраны все три сценария с конкретными действиями, проверкой результата и типичными ошибками. Инструкции применимы к типовым конфигурациям «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP»; названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии.
Что понадобится перед отправкой
Для отправки по ЭДО потребуется действующая учётная запись СБИС, подключённый тариф с возможностью электронного документооборота и квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителя или уполномоченного сотрудника. Подпись должна быть зарегистрирована в СБИС заранее — иначе на этапе отправки система откажет в подписании.
Проверьте, что контрагент тоже работает в СБИС или в другом операторе ЭДО, с которым у СБИС настроен роуминг. Если контрагент не подключён к ЭДО вовсе, юридически значимую передачу выполнить не получится — останется вариант с PDF-файлом и подписью на бумаге или простой электронной подписью по соглашению сторон.
В самой 1С акт сверки должен быть корректно сформирован: заполнены организация, контрагент, договор и период сверки, а расхождения по данным контрагента либо отсутствуют, либо осознанно зафиксированы. Отправка «сырого» акта с неверными остатками создаст лишнюю итерацию согласования.
Способ 1: отправка через плагин «СБИС ЭДО» в 1С
Плагин (внешняя обработка) «СБИС» устанавливается в 1С и добавляет в интерфейс кнопки отправки документов напрямую в СБИС. Это основной сценарий для регулярного обмена: акт уходит контрагенту в пару кликов, а статусы «доставлен», «подписан», «отклонён» возвращаются обратно в 1С.
Сначала убедитесь, что плагин установлен и авторизован. В типовых конфигурациях модуль подключается через раздел «Администрирование» → «Обмен электронными документами» либо как внешняя обработка, скачанная из личного кабинета СБИС. При первом запуске потребуется войти под учётной записью СБИС и выбрать сертификат подписи.
- 1Сформируйте акт сверки в 1С: раздел «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчётов», заполните период и контрагента, проведите документ.
- 2Откройте карточку документа и нажмите кнопку «СБИС» или «Отправить через СБИС» на панели ЭДО.
- 3Проверьте получателя: плагин подставит контрагента по ИНН, при необходимости выберите нужное подразделение контрагента.
- 4Подпишите документ сертификатом КЭП и подтвердите отправку.
- 5Дождитесь смены статуса на «Доставлен» и затем «Подписан» — это подтверждение, что контрагент получил и принял акт.
Если кнопки СБИС нет в карточке документа, откройте общий список документов к отправке через сам плагин: он показывает все неотправленные документы за выбранный период и позволяет отправить акты пакетом. Это удобно при ежемесячной массовой рассылке сверок по десяткам контрагентов.
Способ 2: выгрузка файла из 1С и загрузка в СБИС вручную
Если плагин не установлен или его использование неудобно, акт можно передать файлом. В 1С откройте сформированный акт сверки и используйте стандартную функцию «Выгрузить» в подсистеме ЭДО (если она включена) либо сохраните печатную форму в PDF через «Файл» → «Сохранить как» из окна предварительного просмотра.
Далее авторизуйтесь в личном кабинете СБИС в браузере, перейдите в раздел «Документы» → «Исходящие» и нажмите «Загрузить» или «Создать документ из файла». Укажите тип «Акт сверки», выберите контрагента по ИНН, приложите файл и подпишите его сертификатом. После отправки документ появится у контрагента во «Входящих».
Ручной способ занимает больше времени и требует внимательности: имя файла и реквизиты вручную нигде не сверяются, поэтому ошибка в выборе контрагента или периода обнаружится только после отправки. Перед подписанием откройте приложенный файл и сверьте суммы с документом в 1С.
Способ 3: печатная форма в PDF для контрагентов без ЭДО
Когда контрагент не подключён к электронному документообороту, ограничьтесь печатной формой. В 1С откройте акт сверки, нажмите «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов», в окне предварительного просмотра сохраните документ в PDF. Файл можно отправить контрагенту через СБИС как неформализованный документ или по электронной почте.
Учтите ограничение: PDF без квалифицированной подписи — это по сути изображение документа. Для юридической значимости стороны должны либо подписать бумажный оригинал, либо иметь соглашение о признании документов, подписанных простой электронной подписью или направленных с согласованных адресов электронной почты.
Сравнение вариантов
Подходит для регулярного обмена: автоматические статусы, пакетная отправка. Требует установки и настройки модуля.
Подходит для разовых отправок без установки плагина. Больше ручных действий, выше риск ошибки в реквизитах.
Единственный вариант для контрагента без ЭДО. Юридическая сила зависит от соглашения сторон.
Как проверить, что акт дошёл и подписан
Отправка не завершает процесс — акт сверки считается исполненным, когда вторая сторона его подписала или зафиксировала расхождения. В плагине СБИС статус виден прямо в списке документов 1С: «Ожидает подписания контрагентом», «Подписан», «Отклонён с комментарием». В веб-кабинете те же статусы отображаются в разделе «Исходящие».
Если контрагент долго не подписывает, используйте напоминание через СБИС или свяжитесь с его бухгалтерией напрямую. При отклонении изучите комментарий: чаще всего расхождения вызваны непроведённой накладной, разным курсом валюты или разноской оплат по разным договорам.
Как проверить результат
«Подписан» обеими сторонами
«Ошибка доставки» или зависание в «Ожидает подписания» дольше согласованного срока
Совпадают с данными 1С на дату сверки
Сальдо изменилось — за период провели новые документы
ИНН и подразделение контрагента верные
Акт ушёл другому юрлицу группы компаний
Типичные ошибки и как их избежать
Большинство проблем при передаче актов сверки связано не с техникой, а с данными и организацией процесса. Ниже — ошибки, которые встречаются чаще всего.
Чтобы свести ошибки к минимуму, закрепите внутренний регламент: кто формирует акты, в какой срок после закрытия месяца, кто контролирует подписание контрагентами и как обрабатываются отклонения. При массовой рассылке делайте контрольную выборку — откройте два-три акта и сверьте сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам расчётов.
Если актов много, настройте в плагине СБИС автоматическую загрузку статусов по расписанию. Тогда бухгалтер видит картину по всем контрагентам в одном списке 1С и не заходит в веб-кабинет для проверки каждого документа.
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Самостоятельная настройка обычно ограничивается установкой плагина, авторизацией и выбором сертификата — это по силам бухгалтеру или пользователю с базовыми навыками 1С. Однако есть ситуации, где лучше привлечь специалиста по 1С или поддержку оператора ЭДО.
Обратитесь за помощью, если: конфигурация 1С сильно доработана и типовой плагин конфликтует с доработками; требуется автоматическая маршрутизация актов по подразделениям; нужна интеграция статусов ЭДО в нестандартные отчёты; возникают ошибки формата при обмене с контрагентами через роуминг. Вмешательство в код конфигурации без опыта может нарушить работу всей подсистемы обмена.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли отправить акт сверки из 1С в СБИС без электронной подписи?
Через ЭДО — нет: подписание сертификатом обязательный этап отправки. Без КЭП доступен только вариант с PDF-файлом, отправленным как неформализованный документ или по электронной почте, но его юридическая сила определяется соглашением сторон.
Контрагент работает в другом операторе ЭДО. Акт дойдёт?
Дойдёт, если между СБИС и оператором контрагента настроен роуминг. Перед отправкой проверьте возможность обмена по ИНН контрагента — СБИС показывает доступность роуминга в карточке получателя.
Что делать, если контрагент отклонил акт сверки?
Прочитайте комментарий к отклонению, найдите расхождение в учёте (непроведённый документ, другой договор, курсовые разницы), исправьте данные в 1С, сформируйте акт заново и отправьте повторно. Старый отклонённый документ редактировать не нужно.
Как отправить акты сверки сразу всем контрагентам?
В плагине СБИС есть пакетная отправка: сформируйте акты в 1С за нужный период по списку контрагентов, откройте список неотправленных документов в плагине, выделите нужные и отправьте одной операцией с подписанием.
Нужно ли хранить электронный акт сверки отдельно?
Электронный документ с подписями хранится у оператора ЭДО и в вашей учётной системе. Для проверок рекомендуется обеспечить сохранность электронного документа вместе с подписями в течение установленных сроков хранения первичных документов; дополнительная бумажная копия не обязательна.
Почему плагин СБИС не видит мой акт сверки?
Чаще всего документ не проведён, создан по контрагенту без заполненного ИНН или попадает в период, который плагин отфильтровал. Проверьте проведение документа, заполненность карточки контрагента и настройки отбора в окне плагина.
Что важно запомнить
Основной путь — плагин СБИС в 1С: сформировали акт, подписали КЭП, отправили и отследили статус. Альтернативы — загрузка файла в веб-кабинет и PDF для контрагентов без ЭДО. Контролируйте подписание второй стороной и не отправляйте акты до закрытия периода.