Учет и Финансы · 9 мин
Как в 1С посмотреть оплаченные счета контрагента
Пошаговая инструкция: как в 1С посмотреть оплаченные счета контрагента через журнал счетов, акт сверки, отчёты по взаиморасчётам и карточку контрагента.
Контроль оплаченных счетов — ежедневная задача бухгалтера и менеджера по продажам. В программах 1С (чаще всего речь идёт о «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление торговлей») информация об оплате счёта хранится не в самом счёте, а в связанных с ним платёжных документах, поэтому искать её нужно через взаиморасчёты с контрагентом.
Есть несколько рабочих способов: журнал счетов с колонкой состояния оплаты, отчёт «Анализ расчётов с контрагентами», акт сверки взаиморасчётов, карточка контрагента и структура подчинённости конкретного документа. Выбор зависит от того, нужна ли быстрая проверка одного счёта или полная картина по всем счетам клиента за период.
Ниже разобраны все основные методы с точными путями по меню, признаками корректного результата и типичными ошибками, из-за которых оплаченный счёт выглядит неоплаченным.
Способ 1. Журнал счетов с отбором по контрагенту
Откройте раздел «Продажи» → «Счета покупателям» (в «1С:Бухгалтерия») или «Продажи» → «Счета на оплату покупателям» (в «Управлении торговлей»). В командной панели журнала нажмите кнопку отбора (иконка воронки или пункт «Ещё» → «Настроить список») и задайте условие: поле «Контрагент» равно нужному покупателю.
Во многих конфигурациях в списке счетов есть колонка «Состояние оплаты» или «Оплата» со значениями «Не оплачен», «Оплачен частично», «Оплачен». Если колонки не видно, добавьте её через «Ещё» → «Изменить форму» либо включите режим «Состояние оплаты» в настройках списка. По этой колонке можно сразу установить отбор «Оплачен» и получить перечень оплаченных счетов контрагента.
Учтите ограничение: статус оплаты в журнале рассчитывается программой на основании связанных поступлений денежных средств. Если платёж внесён документом без привязки к счёту и договору, статус может оставаться «Не оплачен» даже при фактически полученных деньгах.
- 1Откройте «Продажи» → «Счета покупателям»
- 2Нажмите кнопку отбора и укажите контрагента
- 3Проверьте наличие колонки «Состояние оплаты», при необходимости включите её в настройках формы
- 4Установите отбор по значению «Оплачен» или «Оплачен частично»
- 5Для деталей откройте счёт и перейдите к связанным документам оплаты
Способ 2. Отчёт по взаиморасчётам с контрагентом
Наиболее полную картину даёт отчёт «Анализ расчётов с контрагентами» (в «Бухгалтерии» — раздел «Отчёты», в «Управлении торговлей» — «Отчёты» → «Взаиморасчёты с клиентами» или «Ведомость расчётов с клиентами»). Установите период, в отборе укажите контрагента и сформируйте отчёт.
В отчёте видны все начисления (выставленные счета и реализации) и все оплаты (поступления на расчётный счёт и в кассу) с разворотом по документам. Оплаченный счёт определяется по отсутствию дебиторской задолженности по конкретному документу расчётов: сумма по счёту полностью закрыта поступлениями.
Для наглядности включите в настройках отчёта группировку «Документ расчётов» или «Счёт» — тогда оплаты будут показаны в разрезе каждого счёта, и сразу станет видно, какие из них закрыты полностью, а какие частично.
Способ 3. Проверка одного счёта через структуру подчинённости
Когда нужно проверить конкретный счёт, откройте его из журнала и нажмите кнопку «Структура подчинённости» (иконка в виде дерева документов или пункт в меню «Ещё»). Программа покажет все документы, связанные со счётом: реализации, счета-фактуры и поступления денежных средств.
Если среди связанных документов есть «Поступление на расчётный счёт» или «Приходный кассовый ордер» на сумму счёта — счёт оплачен. Кликнув по платёжному документу, можно проверить дату зачисления, номер платёжного поручения и назначение платежа.
Этот способ удобен для точечной проверки, но не подходит для массового анализа: по каждому счёту придётся открывать структуру отдельно. Для списка счетов используйте журнал с отбором или отчёт.
Способ 4. Акт сверки с контрагентом
Акт сверки взаиморасчётов — официальный способ подтвердить оплату счетов. В «1С:Бухгалтерии» он создаётся через раздел «Продажи» → «Акты сверки расчётов с контрагентами» (или «Покупки» для поставщиков). Укажите контрагента, договор и период, затем нажмите «Заполнить» — программа подтянет все документы расчётов.
В табличной части акта счета и поступления показываются двумя колонками: «Дебет» (начисления) и «Кредит» (оплаты). Сальдо на конец периода показывает итог: если по контрагенту нулевая задолженность, все выставленные счета оплачены. Акт можно распечатать и направить контрагенту для подтверждения.
Акт сверки особенно полезен, когда с контрагентом возник спор: документ фиксирует состояние расчётов на дату и подписывается обеими сторонами.
Способ 5. Карточка контрагента и задолженность покупателей
Откройте справочник «Контрагенты», найдите нужную организацию и перейдите по навигационным ссылкам панели: «Счета покупателю», «Расчёты с контрагентом», «Документы контрагента». В ряде конфигураций прямо в карточке отображается сумма долга покупателя.
Дополнительно полезен отчёт «Задолженность покупателей» (раздел «Продажи» → «Отчёты» или «Руководителю»). Он показывает незакрытые долги по контрагентам с детализацией до документов и сроков оплаты. Счета, которых нет в этом отчёте при отборе по контрагенту, — оплачены.
Какой способ выбрать
Быстрый просмотр списка оплаченных счетов. Ограничение: статус оплаты зависит от корректной привязки платежей.
Полная картина начислений и оплат за период. Подходит для регулярного контроля.
Точечная проверка одного счёта и конкретного платежа. Неудобна для массового анализа.
Официальное подтверждение состояния расчётов, подходит для споров и отчётности перед контрагентом.
Почему оплаченный счёт выглядит неоплаченным
Самая частая причина расхождений — платёж проведён без указания счёта или по другому договору. В «1С:Бухгалтерии» зачёт оплаты происходит в рамках договора: если в поступлении денег выбран другой договор контрагента, программа не закроет нужный счёт. Откройте платёжный документ и проверьте поля «Договор» и «Счёт на оплату».
Вторая причина — непроведённые документы. Проверьте, что поступление на расчётный счёт проведено (в журнале у него нет серой пометки). Третья — загрузка выписок из банка с ошибками распознавания: деньги могли попасть на другого контрагента или в «нераспознанные» платежи. Проверьте раздел «Банк и касса» → «Поступления на расчётный счёт» за соответствующий период.
Также учитывайте авансы: если контрагент платил авансом до выставления счёта, зачёт происходит автоматически при проведении реализации или вручную через документ «Зачёт авансов» (в некоторых конфигурациях). До зачёта счёт может числиться неоплаченным, хотя деньги уже получены.
Проверка результата и контрольные точки
После приведения расчётов в порядок сверьте данные тремя способами: статус в журнале счетов, отчёт по взаиморасчётам и оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62 (для покупателей). Все три источника должны показывать одинаковую картину по контрагенту.
Как проверить результат
«Оплачен» или «Оплачен частично» с верной суммой
«Не оплачен» при наличии платежа — проверьте привязку платежа к счёту и договору
Нет дебиторской задолженности по закрытому счёту
Долг висит на счёте — ищите платёж по другому договору или непроведённый документ
Сальдо по контрагенту соответствует фактическим долгам
Расхождение с отчётом по взаиморасчётам — проверьте ручные операции и корректировки
Если расхождения сохраняются после проверки договоров и проведения документов, вероятная причина — ручные операции по счёту 62 или ошибки прошлых периодов. Такие исправления лучше выполнять после резервного копирования базы и, при отсутствии опыта, с привлечением специалиста по 1С.
Что важно запомнить
Оплаченные счета контрагента смотрят через журнал счетов с отбором, отчёт «Анализ расчётов с контрагентами», структуру подчинённости документа или акт сверки. Если оплата не видна, в первую очередь проверяйте договор в платёжном документе, проведённость поступления и привязку платежа к счёту.
Частые вопросы
Можно ли выгрузить список оплаченных счетов контрагента в Excel?
Да. Сформируйте отчёт «Анализ расчётов с контрагентами» или настройте список журнала счетов с нужным отбором, затем используйте «Ещё» → «Вывести список» или «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат табличного документа (mxl, xlsx). Табличный документ открывается в Excel.
Почему в журнале нет колонки «Состояние оплаты»?
Колонка может быть скрыта настройками формы: откройте «Ещё» → «Изменить форму» и включите нужное поле. В некоторых конфигурациях и редакциях программы такой колонки нет вовсе — тогда используйте отчёт по взаиморасчётам или структуру подчинённости.
Как посмотреть оплату по счёту от поставщика, а не покупателя?
Логика та же, но документы находятся в разделе «Покупки»: «Счета от поставщиков», отчёт «Анализ расчётов с контрагентами» с отбором по поставщику, а оплата отражается документами «Списание с расчётного счёта». В оборотно-сальдовой ведомости расчёты с поставщиками проходят по счёту 60.
Контрагент оплатил одним платежом несколько счетов — как это отразится?
В документе поступления денег сумму можно распределить по нескольким строкам с указанием разных счетов или договоров. Если распределение не выполнено, программа зачтёт оплату автоматически по правилам конфигурации (обычно по дате долга), и один из счетов может остаться незакрытым. Проверьте табличную часть платёжного документа.
Как проверить оплату, если счёт выставлен в прошлом году?
Установите в отчёте по взаиморасчётам период от даты счёта до текущей даты — оплата могла поступить в другом отчётном периоде. В журнале счетов снимите ограничение по дате или расширьте период отбора, иначе старый документ просто не попадёт в список.