Как выставить инвойс в 1С: подробная инструкция

Под инвойсом в повседневной практике российских компаний чаще всего понимают счёт на оплату — документ, который продавец выставляет покупателю до отгрузки товара или оказания услуги. В программах 1С такой документ называется «Счёт покупателю» (в 1С:Бухгалтерии) или «Счёт на оплату покупателю» (в 1С:Управление торговлей и УНФ). Для внешнеторговых операций существует отдельный коммерческий инвойс (invoice) на английском языке — он оформляется по другим правилам.

Процедура выставления счёта в 1С занимает несколько минут, если корректно заполнены справочники контрагентов, номенклатуры и реквизиты организации. Ошибки на этапе подготовки данных — самая частая причина, по которой счёт приходится переделывать: не тот расчётный счёт, устаревший адрес покупателя, неверная ставка НДС.

Инструкция ниже ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8 (ред. 3.0) как самую распространённую конфигурацию, но логика действий аналогична в Управлении торговлей, УНФ и Комплексной автоматизации — отличаются только названия разделов меню.

Что нужно подготовить перед выставлением счёта

Счёт на оплату формируется на основании данных из справочников. Если какой-то элемент отсутствует или заполнен с ошибками, программа либо не даст провести документ, либо сформирует печатную форму с неверными реквизитами. Поэтому перед созданием счёта проверьте четыре блока данных.

Во-первых, карточка собственной организации: раздел «Главное» → «Реквизиты организации». Убедитесь, что указаны актуальные ИНН, КПП, юридический адрес и основной банковский счёт. Именно эти данные попадут в шапку счёта. Во-вторых, карточка контрагента-покупателя: ИНН, КПП, наименование и адрес должны соответствовать актуальным данным — при подключённом сервисе 1С:Контрагент реквизиты заполняются автоматически по ИНН.

В-третьих, договор с покупателем: в 1С:Бухгалтерии счёт без договора не проведётся. Если договора нет, создайте его прямо из формы счёта — программа предложит это сделать. В-четвёртых, номенклатура: товары и услуги должны быть заведены в справочник с правильными единицами измерения и ставками НДС.

Создание счёта покупателю: пошаговый порядок

Откройте раздел «Продажи» и выберите пункт «Счета покупателям». Нажмите кнопку «Создать» — откроется форма нового документа. Поле «Организация» обычно подставляется автоматически, если в базе ведётся учёт по одной организации; при нескольких организациях выберите нужную из списка.

В поле «Покупатель» начните вводить наименование или ИНН контрагента — программа предложит подходящие варианты из справочника. После выбора покупателя автоматически подтянется основной договор. Если договоров несколько (например, в разных валютах или по разным проектам), проверьте, что выбран правильный.

Заполните табличную часть: нажмите «Добавить» и выберите номенклатуру, укажите количество и цену. Сумма строки и сумма НДС рассчитываются автоматически. Для подбора нескольких позиций удобнее кнопка «Подбор» — она открывает справочник с возможностью множественного выбора.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Счета покупателям» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите организацию и покупателя, проверьте договор
3. 3
   Добавьте товары или услуги, укажите количество и цены
4. 4
   Проверьте ставку НДС и итоговую сумму документа
5. 5
   Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть»
6. 6
   Распечатайте счёт или отправьте его покупателю по email

После заполнения нажмите «Провести». Документу автоматически присваивается номер в соответствии с нумерацией, принятой в базе. Если нужен особый номер (например, сквозная нумерация с другой системой), его можно изменить вручную, но делать это стоит до отправки счёта покупателю.

Настройка НДС и цен в счёте

Ставка НДС подставляется из карточки номенклатуры, но её можно изменить в строке документа. Важно, чтобы ставка соответствовала налоговому режиму продавца: организация на ОСНО выставляет счета с НДС по действующей ставке, а «упрощенец» без обязанности платить НДС ставит «Без НДС». Если упрощенец по ошибке выставит счёт с НДС, у него возникнет обязанность уплатить налог и сдать декларацию.

Переключатель «НДС включен в стоимость» / «НДС сверху» определяет, как считается итог. В первом случае цена уже содержит налог, во втором — НДС добавляется к цене. Этот переключатель находится по ссылке «НДС» над табличной частью или в поле «Сумма» в зависимости от версии конфигурации. Проверяйте его, если итоговая сумма «не сходится» с ожиданиями покупателя.

Цены могут подставляться автоматически из установленного типа цен (в УТ и УНФ) или из последней цены продажи данному контрагенту. Если цена не подставилась, введите её вручную — на корректность учёта это не повлияет.

Печать и отправка счёта покупателю

Из формы проведённого документа доступна печатная форма: кнопка «Печать» → «Счёт на оплату». Форма содержит реквизиты продавца и покупателя, номер и дату счёта, перечень позиций, итоговую сумму и строку с суммой прописью. Подписи и печать на счёте на оплату законодательно не обязательны — это не первичный учётный документ, а основание для оплаты.

Если в базе настроена учётная запись электронной почты («Администрирование» → «Органайзер» → «Настройки электронной почты»), счёт можно отправить напрямую из 1С: кнопка с конвертом или команда «Отправить по электронной почте». Программа прикрепит PDF-файл и сформирует письмо. Это быстрее, чем сохранять файл и отправлять через почтовый клиент вручную.

Для сохранения счёта в файл используйте кнопку «Сохранить» в окне печатной формы — доступны форматы PDF, Excel и другие. PDF предпочтительнее: покупатель не сможет случайно изменить реквизиты, и файл одинаково отображается на любых устройствах.

Выставление счёта на основании других документов

Если продажа уже оформлена заказом покупателя или коммерческим предложением, счёт создаётся на его основании — тогда табличная часть заполнится автоматически, и расхождения между документами исключены. Откройте заказ и нажмите «Создать на основании» → «Счёт на оплату» (в УТ и УНФ) либо воспользуйтесь соответствующей командой в форме документа.

Обратная ситуация — счёт выставлен раньше, чем оформлена реализация. Тогда при отгрузке создавайте «Реализацию (акты, накладные)» на основании счёта: откройте счёт и выберите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Такая связь документов упрощает сверку с покупателем и позволяет отслеживать оплату конкретных счетов.

В 1С:Бухгалтерии есть отчёт «Анализ оплаты счетов» и статусы оплаты в списке счетов: «Не оплачен», «Оплачен частично», «Оплачен». Статус обновляется автоматически при загрузке банковской выписки, если назначение платежа содержит номер счёта или программа смогла сопоставить плательщика и сумму.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус в списке счетов

Норма

После оплаты отображается «Оплачен»

Тревожный признак

Деньги пришли, а счёт висит неоплаченным — проверьте привязку платежа

Печатная форма

Норма

Все реквизиты и суммы совпадают с договорённостями

Тревожный признак

Старый расчётный счёт или неверный адрес покупателя

Сумма НДС

Норма

Ставка соответствует режиму налогообложения

Тревожный признак

У упрощенца в счёте выделен НДС

Коммерческий инвойс для экспортных операций

Если под инвойсом понимается документ для иностранного покупателя (commercial invoice), стандартный «Счёт покупателю» не подойдёт: требуется форма на английском языке с указанием условий поставки по Инкотермс, валюты, страны происхождения товара и банковских реквизитов для международного перевода.

В типовых конфигурациях такой печатной формы обычно нет. Варианты решения: подключить внешнюю печатную форму инвойса (раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки»), использовать специализированные отраслевые решения для ВЭД или формировать инвойс в редакторе по шаблону, а в 1С отражать только учётный счёт.

Для экспорта товаров ставка НДС обычно 0% с обязательным подтверждением права на нулевую ставку пакетом документов. Валютный счёт и реквизиты для SWIFT-перевода должны быть заведены в карточке банковского счёта организации заранее.

Ограничения и когда нужна помощь специалиста

Самостоятельное выставление счетов безопасно, пока речь идёт о стандартных продажах резидентам в рублях. Квалифицированную помощь стоит привлекать в трёх ситуациях: экспортные и импортные операции с валютным контролем, агентские схемы и расчёты через посредников, а также доработка печатных форм под требования крупных заказчиков (например, счета с дополнительными полями для госсектора).

Отдельный случай — электронный документооборот. Если покупатель работает через ЭДО, счёт на оплату можно отправить оператором вместе с УПД или счётом-фактурой, но сам по себе счёт в ЭДО юридической силы не имеет и не заменяет первичные документы. Настройку обмена выполняет специалист по внедрению или системный администратор.

Частые вопросы

Чем счёт на оплату отличается от счёта-фактуры?

Счёт на оплату — коммерческий документ: он сообщает покупателю, сколько и за что нужно заплатить, и не влияет на учёт. Счёт-фактура — налоговый документ, на основании которого покупатель принимает НДС к вычету. В 1С счёт-фактура создаётся на основании документа реализации, а не счёта на оплату.

Можно ли выставить счёт, если покупателя нет в справочнике?

Да. В поле «Покупатель» введите наименование нового контрагента — программа предложит создать элемент справочника. Если подключён сервис автозаполнения, достаточно ввести ИНН: остальные реквизиты подтянутся из официальных источников. Затем создайте договор и продолжайте оформление счёта.

Как исправить ошибку в уже отправленном счёте?

Счёт на оплату не является первичным документом, поэтому достаточно создать новый счёт с корректными данными и сообщить покупателю, что оплачивать нужно именно его, указав номер. Старый документ можно пометить на удаление или оставить с комментарием, если оплата по нему не ожидается.

Почему в списке счётов не отображается статус оплаты?

Статус «Оплачен» появляется, когда банковская выписка загружена в 1С и платёж сопоставлен со счётом — по номеру в назначении платежа или по контрагенту и сумме. Если выписка загружается вручную, а счёт остаётся неоплаченным, откройте документ поступления денег и проверьте, что в нём указан правильный договор и счёт на оплату.

Можно ли выставить счёт в валюте?

Да, если у организации заведён валютный банковский счёт и с покупателем создан договор в соответствующей валюте. Программа пересчитает рублёвый эквивалент по курсу на дату счёта. Для экспортных операций дополнительно потребуется коммерческий инвойс на английском языке — его формируют через внешнюю печатную форму или отраслевое решение.

Обязательно ли подписывать и ставить печать на счёте?

Нет. Счёт на оплату не входит в перечень первичных учётных документов, поэтому требования о подписях и печати на него не распространяются. На практике многие компании ставят подпись руководителя и печать по просьбе контрагентов — типовая печатная форма 1С предусматривает место для этого.