Как выписать счёт клиенту в 1С

Счёт на оплату — первый документ в цепочке продажи: он фиксирует состав заказа, цены и реквизиты, по которым клиент перечисляет деньги. В 1С счёт выписывается за пару минут, если правильно заполнены карточка контрагента и номенклатура. Ниже разобраны типовые пути в конфигурациях «Управление торговлей 11» и «Бухгалтерия предприятия 3.0» — названия разделов могут немного отличаться в зависимости от версии, но логика везде одинаковая.

Важно различать два документа: «Счёт на оплату покупателю» — это предварительный документ, который не формирует проводок и не влияет на учёт, и «Счёт-фактура» — налоговый документ для НДС. В этой статье речь идёт о счёте на оплату, который менеджер отправляет клиенту для перечисления денег.

Что подготовить перед выпиской счёта

До создания документа проверьте три вещи. Во-первых, карточку контрагента: у клиента должны быть заполнены наименование, ИНН, КПП (для юрлица), юридический адрес и банковские реквизиты, если они понадобятся в печатной форме. Создать контрагента можно прямо из счёта, введя ИНН — в большинстве конфигураций данные подтянутся автоматически из сервиса 1С:Контрагент, если он подключён.

Во-вторых, убедитесь, что ваша организация выбрана корректно: от её реквизитов зависит, чьё название и банковский счёт попадут в печатную форму. В-третьих, проверьте номенклатуру: у товаров должны быть заданы цены (в УТ — через вид цен и документ «Установка цен номенклатуры», в Бухгалтерии — через тип цен в карточке). Если цена не заполнена, её придётся вводить вручную в каждой строке.

Как создать счёт в 1С: Управление торговлей 11

Откройте раздел «Продажи» и выберите журнал «Счета на оплату покупателям». Нажмите «Создать» и выберите вариант «Счёт на оплату» (если программа предлагает выбор между счётом и заказом). В шапке документа укажите организацию и клиента — после выбора контрагента подставятся договор, валюта и условия оплаты, заданные в соглашении с клиентом.

Перейдите на вкладку «Товары» и добавьте позиции кнопкой «Добавить» или через подбор. Для каждой строки проверьте количество, цену и ставку НДС. Если по соглашению действует скидка, она применится автоматически или через кнопку «Цены и скидки». Внизу документа укажите этап оплаты: предоплата 100% или, например, аванс 50% — от этого зависит сумма в печатной форме.

Нажмите «Провести». Документ сохранится с присвоенным номером, который увидит клиент в счёте. До проведения документ существует только как черновик и не попадёт в отчёты по счетам.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Счета на оплату покупателям» → «Создать»
2. 2
   Выберите организацию и клиента, проверьте договор и валюту
3. 3
   Добавьте товары, проверьте цены, количество и НДС
4. 4
   Укажите этап оплаты (аванс, полная предоплата)
5. 5
   Нажмите «Провести», затем «Печать» → «Счёт на оплату»

Как создать счёт в 1С: Бухгалтерия предприятия 3.0

В Бухгалтерии путь немного другой: раздел «Продажи» → «Счета покупателям» → кнопка «Создать». Интерфейс проще: указываются организация, контрагент, договор и табличная часть с товарами или услугами. Для услуг в поле «Номенклатура» выбирается позиция с видом «Услуга», склад при этом не требуется.

После заполнения нажмите «Провести», затем «Печать» → «Счёт на оплату». Если нужен счёт с логотипом и подписью, проверьте настройки печатной формы: в Бухгалтерии образец печати задаётся в карточке организации (раздел «Реквизиты» → «Логотип и печать»).

Как выписать счёт на основании заказа или реализации

Если продажа началась с заказа покупателя, не создавайте счёт с нуля — откройте заказ и нажмите «Создать на основании» → «Счёт на оплату». Все позиции, цены, скидки и контрагент перенесутся автоматически, а документы свяжутся: в заказе будет видно, какой счёт выставлен и оплачен ли он. Это исключает расхождения между тем, что согласовал клиент, и тем, что он оплачивает.

Обратная ситуация — счёт нужен на основании уже оформленной реализации (например, клиент просит счёт для архива или для оплаты по факту). В УТ из реализации счёт также создаётся через «Создать на основании». Учтите: если товар уже отгружен, долг формирует реализация, а счёт носит чисто информационный характер.

Сравнение вариантов создания счёта

Новый счёт вручную

Подходит для разовой продажи без заказа. Минус — все позиции вводятся руками, выше риск ошибки в ценах.

На основании заказа покупателя

Оптимально при типовой цепочке «заказ → счёт → оплата → отгрузка». Данные переносятся автоматически, документы связаны.

Копирование предыдущего счёта

Удобно для повторяющихся отгрузок одному клиенту. Обязательно проверьте цены и количество — они могли устареть.

Как распечатать счёт и отправить клиенту

Из проведённого документа нажмите «Печать» и выберите «Счёт на оплату». Перед отправкой внимательно проверьте печатную форму: наименование и реквизиты вашей организации, банковский счёт для оплаты, ИНН клиента, состав позиций, итоговая сумма и выделенный НДС. Ошибка в реквизитах банка приведёт к тому, что деньги уйдут не туда или платёж зависнет.

Для отправки по email используйте кнопку «Отправить» → «По электронной почте» в форме печати — программа сформирует PDF и прикрепит его к письму. Для этого должна быть настроена учётная запись почты в разделе «Администрирование» → «Органайзер» (в УТ) или «Администрирование» → «Общие настройки» (в Бухгалтерии). Альтернатива — сохранить PDF через «Файл» → «Сохранить» и отправить из обычного почтового клиента.

Контрольные точки

Как проверить счёт перед отправкой

Реквизиты организации и банковский счёт

Норма

Название, ИНН, БИК и номер счёта совпадают с актуальными реквизитами

Тревожный признак

Указан старый счёт закрытого банка или реквизиты другой организации из базы

Сумма и НДС

Норма

Итог совпадает с договорённостью, НДС выделен верной ставкой или указано «Без налога (НДС)»

Тревожный признак

НДС посчитан дважды, ставка не соответствует товару, итог не сходится с прайсом

Номер и дата счёта

Норма

Номер уникален, дата актуальна

Тревожный признак

Дублирующийся номер, счёт датирован прошлым периодом

Как исправить или аннулировать выписанный счёт

Пока счёт не оплачен, его можно спокойно отредактировать: откройте документ, измените позиции или суммы и снова проведите. Клиенту отправьте исправленную версию с пометкой, например «заменяет счёт №… от …». Нумерация при этом не пострадает — номер сохранится за документом.

Если счёт выписан ошибочно и оплаты по нему не будет, пометьте его на удаление или установите статус «Отменён» (в УТ — через «Ещё» → «Статус» или пометку удаления). Не удаляйте физически документы из базы без необходимости: помеченный на удаление счёт остаётся в истории, и по нему можно восстановить картину, если клиент или бухгалтерия зададут вопросы позже.

Сложнее ситуация, когда счёт уже оплачен, а состав нужно изменить. В этом случае не редактируйте оплаченный счёт «задним числом» — выпишите корректирующий счёт на разницу или оформите возврат/зачёт аванса по правилам вашей учётной схемы, согласовав действия с бухгалтером.

Типичные ошибки при выписке счетов

Чаще всего проблемы возникают не из-за самой программы, а из-за исходных данных: устаревшие реквизиты в карточке организации, неверная ставка НДС в номенклатуре, цены, не обновлённые после изменения прайса. Второй источник ошибок — дублирование: менеджер создаёт счёт вручную, хотя он уже был выписан из заказа, и клиент получает два счёта с разными номерами на одну поставку.

FAQ

Чем счёт на оплату отличается от счёта-фактуры в 1С?

Счёт на оплату — коммерческий документ для клиента, он не создаёт проводок и не влияет на налоги. Счёт-фактура — налоговый документ по НДС, который оформляется на основании реализации или поступления аванса. Путать их нельзя: клиент платит по счёту на оплату, а НДС к вычету принимает по счёту-фактуре.

Можно ли выставить счёт физическому лицу?

Да. Создайте контрагента с видом «Физическое лицо», укажите ФИО и при необходимости адрес. Печатная форма сформируется так же, только без ИНН и КПП. Для оплаты физлицом удобно добавить в счёт QR-код или реквизиты для перевода, если это предусмотрено вашей печатной формой.

Как узнать, оплатил ли клиент счёт?

В УТ 11 откройте журнал «Счета на оплату» — в списке есть колонка состояния оплаты, которая заполняется автоматически при загрузке банковской выписки. Также статус виден в карточке документа и в отчёте «Состояние расчётов с клиентами». Если выписка загружается вручную, статус обновится после проведения платёжного документа.

Что делать, если в печатной форме нет печати и подписи?

Проверьте настройки организации: в карточке организации должны быть загружены изображения логотипа, печати и подписей руководителя и бухгалтера. В УТ это раздел «НСИ и администрирование» → «Организации», в Бухгалтерии — «Главное» → «Реквизиты организации». После загрузки изображений переформируйте печатную форму.

Можно ли выписать счёт в валюте?

Да, если с клиентом заключён договор в валюте. Выберите в документе соответствующий договор — валюта подставится автоматически, а программа покажет сумму в валюте и рублёвый эквивалент по курсу на дату счёта. Убедитесь, что курсы валют загружены в базе, иначе пересчёт будет некорректным.