Учет и Финансы · 11 мин
Прямые расходы: какой счет использовать в 1С и как настроить учет
Разбираем, на каком счете в 1С учитываются прямые расходы: счета 20, 23, 25, настройка методов распределения, типичные ошибки и проверка закрытия месяца.
Вопрос «прямые расходы — какой счет в 1С» возникает у бухгалтеров в двух ситуациях: при первичной настройке учетной политики и при проверке закрытия месяца, когда затраты «зависают» на счетах производства. Ответ зависит от того, о каком учете идет речь — бухгалтерском или налоговом, — и от вида деятельности организации: производство, выполнение работ, оказание услуг или торговля.
В бухгалтерском учете прямые расходы — это затраты, которые можно напрямую отнести на конкретный вид продукции, работ или услуг: сырье и материалы, зарплата производственных рабочих, амортизация оборудования цеха. В 1С:Бухгалтерии они собираются на счетах 20.01 «Основное производство» и 23 «Вспомогательные производства». Общепроизводственные (счет 25) и общехозяйственные (счет 26) расходы формально относятся к косвенным, но часть из них по учетной политике может включаться в себестоимость продукции.
В налоговом учете деление на прямые и косвенные расходы другое: его организация задает сама в учетной политике, а в программе — через справочник «Методы распределения косвенных расходов» и перечень прямых расходов в настройках налога на прибыль. Именно рассинхронизация бухгалтерской и налоговой логики чаще всего вызывает вопросы при закрытии периода.
На каких счетах 1С собирает прямые расходы
Основной счет для прямых расходов — 20.01 «Основное производство». На него документы списывают материалы (требование-накладная, отчет производства за смену), начисляют зарплату производственного персонала, относят услуги сторонних организаций, связанные с выпуском продукции. Аналитика счета — подразделение, номенклатурная группа и статья затрат.
Счет 23 «Вспомогательные производства» используется для цехов, обслуживающих основное производство: котельная, ремонтная мастерская, транспортный участок. Затраты с него затем распределяются на счет 20 или 25. Счет 25 «Общепроизводственные расходы» собирает затраты на управление и обслуживание цехов — в бухгалтерском учете они косвенные, но распределяются на себестоимость продукции, поэтому в управленческом смысле часть таких расходов «превращается» в прямые.
Для торговых организаций прямыми по сути являются расходы на счете 44 «Расходы на продажу» в части транспортных затрат на доставку товаров — в налоговом учете только они относятся к прямым и распределяются на остаток товаров. Остальные издержки обращения признаются косвенными.
Как настроить перечень прямых расходов для налога на прибыль
Для целей налогового учета перечень прямых расходов задается в разделе Главное → Налоги и отчеты → вкладка «Налог на прибыль». Там находится ссылка на настройку «Перечень прямых расходов» (в некоторых релизах — «Настройка методов распределения расходов»). В открывшемся списке указываются виды расходов налогового учета, которые программа будет считать прямыми.
Типовой набор прямых расходов для производственной организации: материальные расходы на сырье и комплектующие, оплата труда производственного персонала со страховыми взносами, амортизация основных средств, участвующих в производстве. Организации, оказывающие услуги, вправе признавать все прямые расходы текущего периода без распределения на незавершенное производство — для этого в настройках устанавливается соответствующий признак.
Важно понимать механику: то, что не попало в перечень прямых расходов, программа считает косвенным и списывает в налоговом учете на счет 90.08 единовременно в текущем периоде. Прямые же расходы «ждут» реализации продукции — попадают в расходы только в части, приходящейся на реализованный объем. Поэтому ошибочно широкий перечень прямых расходов занижает налоговую базу текущего периода, а ошибочно узкий — завышает.
- 1Откройте Главное → Учетная политика и проверьте вид деятельности и метод списания расходов (счет 26 списывается на 20 или на 90.08 по методу директ-костинг).
- 2Перейдите в Главное → Налоги и отчеты → Налог на прибыль → Перечень прямых расходов.
- 3Добавьте виды расходов НУ, которые по учетной политике относятся к прямым: материальные расходы, оплата труда, амортизация.
- 4Проверьте, что в справочнике «Статьи затрат» у нужных статей указан корректный вид расходов НУ — именно он связывает проводку с настройкой.
- 5Выполните закрытие месяца и проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счету 20: остаток должен соответствовать незавершенному производству.
Роль статей затрат и видов расходов НУ
Ключевой элемент, связывающий документы учета с настройкой прямых расходов, — справочник «Статьи затрат» (Главное → Настройки налогов и отчетов или Справочники → Статьи затрат). У каждой статьи заполняется поле «Вид расхода» для налогового учета: материальные расходы, оплата труда, амортизация, прочие расходы и так далее.
Когда документ (например, «Поступление услуг» или «Требование-накладная») формирует проводку в дебет счета 20 с конкретной статьей затрат, программа смотрит вид расхода этой статьи и сверяет его с перечнем прямых расходов в настройках. Совпадение есть — сумма считается прямой в НУ, нет — косвенной. Поэтому «плавающие» результаты закрытия месяца почти всегда означают, что у части статей затрат вид расхода указан неверно или не указан вовсе.
Практическая рекомендация: не плодите дубли статей затрат. Если одна и та же статья «Материалы» используется и для производства, и для ремонта офиса, разделите ее на две — с разными видами расходов НУ и разными правилами отражения. Это упростит и проверку, и анализ себестоимости.
Закрытие месяца: как проверить, что прямые расходы встали правильно
После выполнения регламентной операции «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» проверьте три вещи. Во-первых, оборотно-сальдовую ведомость по счету 20: остаток на конец месяца должен равняться стоимости незавершенного производства, если оно есть. Если выпуска не было и НЗП не оформлено, остатка быть не должно — «зависшие» суммы сигнализируют о том, что затраты собраны по номенклатурной группе, по которой не зарегистрирован выпуск.
Во-вторых, сформируйте отчет «Анализ себестоимости выпущенной продукции» и справку-расчет «Себестоимость выпущенной продукции» из раздела закрытия месяца. Они показывают, какие статьи затрат вошли в себестоимость и как распределились косвенные расходы. В-третьих, сверьте регистр налогового учета: прямые расходы должны уменьшать налоговую базу только по мере реализации продукции, а косвенные — полностью в текущем периоде.
Если организация оказывает услуги и применяет упрощенный порядок, проверьте, что в настройках налога на прибыль установлен признак списания прямых расходов текущего периода в полном объеме. Иначе программа будет искать остатки НЗП, которых при услугах методологически нет, и расчет может остановиться с ошибкой.
Как проверить результат
Остаток равен стоимости НЗП или нулю
Остаток без документа НЗП и без выпуска
Все статьи затрат вошли в себестоимость выпуска
Суммы есть, но выпуск по номенклатурной группе отсутствует
Косвенные расходы списаны полностью
Косвенные расходы «зависли» на 25 или 26
У всех статей заполнен вид расхода НУ
Статьи с пустым видом расхода
Типичные ошибки и их последствия
Самая частая ошибка — несовпадение номенклатурных групп в документах списания затрат и в документах выпуска. Материалы списаны на группу «Продукция А», а выпуск оформлен по группе «Готовая продукция» — и затраты не закрываются. Лечится унификацией номенклатурных групп или корректной настройкой счетов учета номенклатуры.
Вторая ошибка — смешение бухгалтерского и налогового понятий. Бухгалтер ждет, что расходы на счете 26 «закроются» на 20, а учетная политика настроена на директ-костинг (списание на 90.08). Или наоборот. Проверяйте метод списания общехозяйственных расходов в учетной политике до начала ведения учета, а не при первом закрытии квартала.
Третья группа ошибок — неаккуратное изменение перечня прямых расходов в середине года. Это не только искажает налоговую базу, но и создает риск претензий при проверке: налоговый кодекс требует закреплять классификацию в учетной политике и применять ее последовательно.
Особенности для услуг, торговли и УСН
Организации, оказывающие услуги, часто вообще не используют счет 20: затраты собираются на счете 26 или 44 и списываются на 90.08. Это допустимо, если закреплено в учетной политике. В налоговом учете услугодатели вправе не распределять прямые расходы на остатки — соответствующий признак ставится в настройках налога на прибыль.
В торговле прямыми расходами по налогу на прибыль считаются стоимость покупных товаров (списывается по мере реализации через счет 90.02) и транспортные расходы на доставку до склада, если они не включены в цену товара. Транспортные расходы распределяются между реализованными товарами и остатком на складе по среднему проценту — программа делает это автоматически при закрытии месяца, если расходы оформлены правильной статьей.
На УСН деление на прямые и косвенные расходы не применяется: расходы признаются по оплате при соблюдении условий главы 26.2 НК РФ. Поэтому настройка перечня прямых расходов для «упрощенцев» неактуальна — важна корректность статей затрат и порядок признания расходов в настройках УСН.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Чем отличаются прямые расходы в бухгалтерском и налоговом учете?
В бухгалтерском учете прямые — это затраты, относимые напрямую на себестоимость конкретной продукции (счета 20, 23). В налоговом учете перечень прямых расходов организация определяет сама в учетной политике, и именно он решает, какие суммы распределяются на незавершенное производство и остатки продукции, а какие списываются сразу.
Почему счет 20 не закрывается при закрытии месяца?
Чаще всего причина в расхождении аналитики: затраты собраны по одной номенклатурной группе, а выпуск оформлен по другой. Также возможны отсутствие выпуска вообще при наличии затрат, неподтвержденные остатки НЗП или ошибки в базе распределения косвенных расходов.
Куда списывается счет 26 — на 20 или на 90.08?
Зависит от метода в учетной политике. При формировании полной производственной себестоимости общехозяйственные расходы распределяются на счет 20, при методе директ-костинг — списываются напрямую на 90.08 «Управленческие расходы». Метод выбирается в разделе Главное → Учетная политика.
Нужно ли настраивать прямые расходы на УСН?
Нет, деление на прямые и косвенные расходы применяется только для налога на прибыль. На УСН расходы признаются после фактической оплаты при соблюдении условий главы 26.2 НК РФ, и настройка перечня прямых расходов на расчет не влияет.
Можно ли изменить перечень прямых расходов в середине года?
Произвольно — нет: перечень является элементом учетной политики и меняется с начала нового налогового периода. Исключение — изменение технологии производства или вида деятельности, когда корректировка обоснована документально. В программе изменение отразится только на последующих периодах.
Какие расходы считаются прямыми в торговой организации?
В налоговом учете торговой организации прямыми являются стоимость покупных товаров и транспортные расходы на их доставку до склада, если они не включены в цену приобретения. Все остальные расходы на продажу признаются косвенными и списываются в текущем периоде.
Что важно запомнить
Прямые расходы в 1С собираются на счете 20.01 (и 23), а их перечень для налога на прибыль задается отдельно в настройках учетной политики. Связующее звено — вид расхода НУ в статьях затрат. Корректность закрытия месяца проверяется по остатку счета 20 и справкам-расчетам себестоимости.