Учет и Финансы · 9 мин
Как выдать деньги в подотчет сотруднику в 1С
Как выдать деньги в подотчет сотруднику в 1С:Бухгалтерии и ЗУП. Выдача из кассы и с расчетного счета, авансовый отчет, проводки, типичные ошибки и проверка результата.
Выдача подотчетных сумм в 1С оформляется кассовым или банковским документом, а закрывается авансовым отчетом сотрудника. В типовых конфигурациях — 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:Зарплата и управление персоналом — для этого предусмотрены готовые документы, и главная задача бухгалтера — правильно выбрать вид операции, указать счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и вовремя получить от сотрудника авансовый отчет с подтверждающими документами.
Механика одинакова для большинства релизов: деньги выдаются через расходный кассовый ордер (РКО) или списание с расчетного счета, а задолженность сотрудника висит в дебете счета 71 до момента предоставления отчета. Если отчет не сдан вовремя, сумма остается «висеть» на сотруднике и искажает аналитику по расчетам с персоналом.
Что нужно проверить перед выдачей подотчетных денег
До оформления документа убедитесь, что сотрудник заведен в справочнике «Физические лица» (в 1С:Бухгалтерии документы по подотчету используют именно физлицо, а не элемент справочника «Сотрудники»). Если физлицо отсутствует, создайте его и свяжите с сотрудником, иначе поле «Получатель» в РКО не заполнится корректно.
Второе обязательное условие — у сотрудника не должно быть непогашенной задолженности по ранее выданным подотчетным суммам. По правилам ведения кассовых операций новая выдача допускается только после полного отчета по предыдущей. Проверить это можно отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» или «Анализ субконто» по виду «Работники организации».
Также проверьте, что заявление сотрудника или распоряжение руководителя на выдачу оформлено: в нем указывается сумма, срок, на который выдаются деньги, и цель расходования. Эти данные понадобятся при заполнении поля «Основание» в документе.
Как выдать подотчет наличными из кассы
Наличная выдача оформляется документом «Расходный кассовый ордер». В 1С:Бухгалтерии 8 перейдите в раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Расходные кассовые ордера» и создайте новый документ.
В поле «Вид операции» выберите «Выдача денежных средств подотчетному лицу». После этого в документе появится поле «Получатель» — выберите физическое лицо из справочника. Программа автоматически подставит счет учета 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» (для валютных операций — 71.21). Укажите сумму, статью движения денежных средств и основание выдачи.
Проведите документ и распечатайте РКО по форме КО-2 кнопкой «Печать». Сотрудник должен расписаться в получении денег, а к ордеру при необходимости прикладывается заявление. После проведения в учете формируется проводка Дт 71.01 — Кт 50.01.
- 1Проверьте задолженность сотрудника по счету 71
- 2Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → создайте РКО
- 3Выберите вид операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу»
- 4Укажите физлицо, сумму, статью ДДС и основание
- 5Проведите документ, распечатайте КО-2 и получите подпись сотрудника
- 6Проверьте проводку Дт 71.01 — Кт 50.01
Как выдать подотчет на банковскую карту сотрудника
Перечисление на карту оформляется документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу». Найти его можно в разделе «Банк и касса» → «Банковские выписки». Если вы загружаете выписки из клиент-банка, документ может создаться автоматически — тогда нужно только проверить вид операции и получателя.
В документе укажите физическое лицо-получателя, его банковский счет (реквизиты карты хранятся в карточке физлица на вкладке «Банковские счета»), сумму и назначение платежа. Проводка будет аналогичной: Дт 71.01 — Кт 51.
Важно не перепутать эту операцию с «Перевод на карту сотруднику» как выплату зарплаты — вид операции определяет счет учета и аналитику. Ошибочный выбор приведет к тому, что сумма попадет не на 71-й счет, а на 70-й или 76-й, и подотчетная задолженность не будет отслеживаться.
Наличная выдача и перечисление на карту
Подходит для небольших сумм и срочных закупок. Требует наличия денег в кассе, подписи сотрудника в КО-2 и соблюдения правил кассовой дисциплины.
Удобно для крупных сумм и командировок. Не требует кассы, но нужны реквизиты карты физлица и корректное назначение платежа.
Как оформить авансовый отчет и закрыть подотчет
После расходования средств сотрудник сдает авансовый отчет с чеками, БСО, билетами и другими подтверждающими документами. В 1С:Бухгалтерии создайте документ «Авансовый отчет» (раздел «Покупки» → «Авансовые отчеты»), укажите сотрудника — программа покажет сумму выданного аванса.
На вкладках документа распределяются расходы: «Оплата» — расчеты с поставщиками, «Товары» — приобретенные материалы и товары, «Оплата»/«Прочее» — командировочные и прочие затраты с указанием счета затрат. Для каждой строки укажите документ-основание (чек, акт), чтобы обосновать расход.
После проведения авансового отчета задолженность по счету 71 закрывается: Дт 10, 26, 44, 60 — Кт 71.01. Если сотрудник потратил меньше выданного, остаток он возвращает в кассу приходным кассовым ордером с видом операции «Возврат от подотчетного лица». Если больше — перерасход выплачивается через РКО «Выдача денежных средств подотчетному лицу».
Как проверить результат
После авансового отчета и возврата остатка сальдо равно нулю
Осталось дебетовое сальдо — отчет не проведен или остаток не возвращен
Расходы отнесены на корректные счета затрат, сумма совпадает с чеками
Сумма отчета не сходится с приложенными документами
Отчет подписан сотрудником и утвержден руководителем
Нет подписей — документ не имеет силы при проверке
Выдача подотчетных в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом подотчетные суммы используются реже — в основном для выплат через подотчетных лиц (например, раздатчиков зарплаты) или командировочных. Документ «Операция учета расчетов с подотчетными лицами» и авансовые отчеты находятся в разделе «Выплаты» или «См. также» в зависимости от релиза.
Если зарплату раздает подотчетное лицо, ведомость оформляется с способом выплаты «Через раздатчика» — тогда задолженность перед сотрудниками закрывается на 71-й счет раздатчика. После раздачи подотчетное лицо сдает реестр с подписями получателей.
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы возникают не на этапе выдачи, а при закрытии расчетов. Контролируйте сроки: сотрудник обязан отчитаться в срок, установленный руководителем (для командировок — в течение трех рабочих дней после возвращения). Настройте себе напоминания или периодически формируйте ОСВ по 71-му счету.
Еще одна ошибка — задвоение физических лиц в справочнике. Если один и тот же человек заведен дважды, задолженность «размазывается» по двум карточкам, и ОСВ по 71-му счету перестает давать достоверную картину. Периодически проверяйте справочник на дубли по ФИО и дате рождения.
Частые вопросы
Можно ли выдать подотчет человеку, который не является сотрудником?
Нет, подотчетные суммы выдаются только лицам, состоящим в трудовых отношениях с организацией. Выдача денег стороннему лицу оформляется иначе — например, как расчеты с прочими дебиторами, и такие выплаты несут риски доначисления НДФЛ и страховых взносов.
Что делать, если сотрудник потерял чек?
Расход без подтверждающего документа не принимается в авансовом отчете. Сотрудник может попросить у продавца дубликат чека или справку о покупке. Если подтвердить расход невозможно, сумма удерживается из зарплаты сотрудника по его заявлению или возвращается в кассу.
Как увидеть всех должников по подотчету сразу?
Сформируйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 71 с группировкой по субконто «Работники организации» или отчет «Анализ субконто». Дебетовое сальдо покажет суммы, по которым сотрудники еще не отчитались.
Можно ли выдать подотчет на личную карту сотрудника?
Да, действующие правила допускают перечисление подотчетных сумм на банковскую карту сотрудника. В платежном поручении укажите назначение платежа с формулировкой о выдаче подотчетных средств, а в 1С используйте вид операции «Перечисление подотчетному лицу».
Как оформить перерасход по авансовому отчету?
Если сотрудник потратил больше выданного, авансовый отчет проводится на полную сумму расходов, а разница отражается как кредиторская задолженность перед сотрудником по кредиту 71-го счета. Перерасход выплачивается отдельным РКО с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу» или перечислением на карту.
В какой срок сотрудник должен отчитаться по подотчету?
Срок устанавливает руководитель организации, он должен быть закреплен в локальном акте или указан в заявлении на выдачу. Для командировочных расходов действует требование отчитаться в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.
Что важно запомнить
Выдача оформляется РКО или списанием со счета с корректным видом операции, получатель — физическое лицо, счет учета — 71. Закрытие — через авансовый отчет с подтверждающими документами и возврат остатка. Контролируйте задолженность по ОСВ 71 и не выдавайте новые суммы без отчета по предыдущим.