Учет и Финансы · 9 мин
Как ввести самозанятого в 1С: пошаговая инструкция
Как завести самозанятого в 1С: выбор конфигурации, договор ГПХ, отражение выплат и чеков НПД, типичные ошибки и проверка результата в учёте.
Самозанятый — это физическое лицо, применяющее налог на профессиональный доход (НПД). В учёте 1С такой контрагент не является сотрудником: с ним не заключают трудовой договор, не начисляют страховые взносы и НДФЛ не удерживают, если он предоставил чек из приложения «Мой налог». Именно поэтому ввод самозанятого в программу отличается от приёма штатного работника и требует корректного оформления договора гражданско-правового характера (ГПХ).
Конкретные шаги зависят от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии 8 самозанятого отражают через справочник «Контрагенты» или «Физические лица», а в 1С:ЗУП — через договоры ГПХ с особыми настройками. Ниже разобраны оба сценария, чтобы вы могли выбрать подходящий под свою учётную задачу.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть статус самозанятого: попросите у исполнителя справку о постановке на учёт в качестве плательщика НПД из приложения «Мой налог» и его ИНН. Без этих данных корректно оформить выплаты и закрывающие документы не получится.
Какие данные запросить у самозанятого до ввода в 1С
Минимальный набор сведений: ФИО, ИНН, паспортные данные (для договора), адрес регистрации и банковские реквизиты для перечисления оплаты. ИНН обязателен — без него невозможно проверить статус плательщика НПД и правильно заполнить отчётность.
Дополнительно запросите справку о постановке на учёт в качестве самозанятого. Её исполнитель формирует в приложении «Мой налог» или через личный кабинет на сайте ФНС. Справка подтверждает, что на дату заключения договора лицо действительно применяет НПД — это защищает компанию от претензий налоговой о доначислении взносов.
Ввод самозанятого в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии самозанятого удобнее всего завести как контрагента с видом «Физическое лицо». Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты», нажмите «Создать» и выберите вид контрагента «Физическое лицо». Заполните ФИО, ИНН, при необходимости — адрес и банковский счёт.
Если конфигурация поддерживает договоры с физлицами, создайте для контрагента договор с видом «С физическим лицом» или «Прочее» (наименование зависит от релиза). В договоре укажите, что это договор оказания услуг или подряда с плательщиком НПД.
Выплату самозанятому отражают документом «Поступление услуг» (или «Услуги сторонних организаций») с указанием договора ГПХ, а оплату — «Списанием с расчётного счёта» с видом операции «Прочие расчёты с контрагентами» или «Оплата поставщику». НДФЛ и взносы при этом не начисляются — программа их не рассчитает, если договор оформлен корректно и не проводится через зарплатные документы.
- 1Создайте контрагента с видом «Физическое лицо», заполните ФИО и ИНН
- 2Добавьте договор с видом для расчётов с физлицом (ГПХ)
- 3Оформите поступление услуг по этому договору на сумму вознаграждения
- 4Проведите оплату документом списания с расчётного счёта
- 5Сохраните чек НПД от исполнителя и приложите его к документам
- 6Проверьте, что по физлицу не сформировались начисления НДФЛ и взносов
Ввод самозанятого в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплате и управлении персоналом самозанятого сначала добавляют в справочник «Физические лица» (раздел «Кадры» → «Физические лица»), если его ещё нет в базе. Затем создают документ «Договор (работы, услуги)» из раздела «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» или через журнал договоров ГПХ.
Ключевая настройка — в договоре установить признак, что исполнитель является плательщиком НПД (самозанятым). В актуальных релизах ЗУП для этого предусмотрен соответствующий флаг или вид договора. При установленном признаке программа не начисляет страховые взносы и не удерживает НДФЛ с выплат по этому договору.
Начисление вознаграждения выполняют документом «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)», выплату — ведомостью на выплату. После проведения проверьте отчёты по взносам: суммы по самозанятому не должны попадать в базу для начисления.
Как оформить выплаты и чеки НПД
Каждая выплата самозанятому должна сопровождаться чеком из приложения «Мой налог». Исполнитель формирует чек на сумму вознаграждения и передаёт его вам — в электронном виде или на бумаге. Без чека расходы по договору ГПХ налоговая может не признать, а выплату — переквалифицировать.
В учёте чек хранят вместе с актом выполненных работ и договором. В 1С:Бухгалтерии скан чека можно прикрепить к документу поступления услуг через механизм присоединённых файлов. Это упрощает подготовку к проверкам и внутренний контроль.
Срок перечисления оплаты определяет договор. Самозанятый обязан сформировать чек не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем расчёта, но на практике удобнее требовать чек сразу при выплате.
Как проверить результат
Выплаты самозанятому отсутствуют в базе начисления
Суммы по договору попали в расчёт взносов
По физлицу нет удержанного налога с выплат по договору
Сформировано исчисление НДФЛ — договор оформлен неверно
Договор, акт и чек НПД на каждую выплату
Оплата проведена без чека из «Мой налог»
Типичные ошибки при вводе самозанятого
Самая частая ошибка — оформление самозанятого как штатного сотрудника или исполнителя по обычному договору ГПХ без указания статуса НПД. В результате программа начисляет взносы и НДФЛ, а компания получает лишние обязательства перед бюджетом и риск штрафов при пересчёте.
Вторая группа ошибок связана с документами: оплата без чека, отсутствие акта выполненных работ, договор без существенных условий (предмет, сроки, стоимость). Любой из этих пробелов делает расходы уязвимыми при налоговой проверке.
Ограничения и когда самозанятый не подходит
НПД нельзя применять, если исполнитель — ваш действующий работник или уволился из вашей организации менее двух лет назад. Также режим не подходит для отдельных видов деятельности (например, продажа подакцизных товаров, работа по агентским договорам) и при превышении установленного лимита годового дохода исполнителя.
Если условия не выполняются, оформляйте обычный договор ГПХ с начислением взносов и удержанием НДФЛ либо трудовой договор. Попытка «провести» выплату через самозанятого вопреки ограничениям — прямой путь к доначислениям и штрафам.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли подавать на самозанятого отчётность в налоговую?
Персонифицированную отчётность по взносам и НДФЛ на плательщика НПД не подают, поскольку налог он платит сам через «Мой налог». Однако сведения о выплатах могут потребоваться в других формах — проверьте актуальные требования для вашей ситуации и формы отчётности организации.
Можно ли завести самозанятого в 1С без ИНН?
Технически карточку физлица создать можно, но без ИНН невозможно проверить статус плательщика НПД и корректно заполнить документы. Всегда запрашивайте ИНН до оформления договора и первой выплаты.
Что делать, если программа начислила взносы на выплату самозанятому?
Проверьте, установлен ли в договоре признак плательщика НПД. Если признак отсутствовал, скорректируйте договор, сторнируйте ошибочные начисления и при необходимости подайте уточнённый расчёт по взносам за затронутый период.
Нужен ли акт выполненных работ, если есть чек из «Мой налог»?
Да. Чек подтверждает уплату налога исполнителем, но не заменяет первичный документ, подтверждающий факт оказания услуг и обоснованность расходов. Для признания затрат в учёте нужен акт или иной документ, предусмотренный договором.
Как проверить, что самозанятый действительно оформлен?
Попросите справку о постановке на учёт в качестве плательщика НПД — она формируется в приложении «Мой налог» и содержит дату постановки на учёт. Дополнительно статус можно проверить по ИНН через сервис ФНС, если исполнитель дал согласие на такую проверку.
Можно ли выплачивать самозанятому наличными?
Можно, но безопаснее перечислять оплату на банковский счёт: платёжное поручение вместе с чеком и актом образует полный комплект подтверждающих документов. При наличных расчётах оформляйте расходный кассовый ордер и храните его вместе с остальными документами.
Что важно запомнить
Самозанятого вводят в 1С как физическое лицо или контрагента с договором ГПХ и обязательным признаком плательщика НПД. Взносы и НДФЛ не начисляются, но каждая выплата должна подтверждаться чеком из «Мой налог», актом и договором. Перед оформлением проверьте статус исполнителя и ограничения режима.