Как вести учет материалов в 1С

Учет материалов в 1С строится вокруг счетов 10-й группы и связанных с ними документов: поступление, перемещение, списание в производство, инвентаризация. Если настроить эту цепочку правильно с самого начала, программа будет автоматически считать себестоимость, формировать оборотно-сальдовые ведомости и показывать остатки по складам в разрезе номенклатуры.

Основные проблемы возникают не из-за сложности программы, а из-за несогласованных действий: материалы заводят «как попало», без единиц измерения и складов, списывают задним числом, а инвентаризацию проводят формально. Ниже разобран рабочий порядок на примере 1С:Бухгалтерии 8 — самой распространенной конфигурации для этой задачи. Логика в УНФ, ERP и Комплексной автоматизации аналогична, отличаются только названия документов.

Подготовка: настройка учетной политики и счетов учета

Прежде чем заводить первый документ, проверьте раздел «Главное — Учетная политика». Для материалов критичны два параметра: способ оценки МПЗ при списании (по ФИФО или по средней стоимости) и ведение складского учета по количеству и сумме. Метод ФИФО выбирают чаще всего: он соответствует требованиям ФСБУ 5/2019 и дает более точную себестоимость при росте цен.

Далее откройте «Главное — Настройки плана счетов» и убедитесь, что учет номенклатуры ведется по количеству и сумме. Если планируется учет по нескольким складам, включите учет по складам — программа добавит аналитику «Склады» на счета 10-й группы. Менять эти настройки после начала работы можно, но потребуется перепроведение документов, поэтому лучше определиться заранее.

Заведение номенклатуры материалов

Каждый материал создается в справочнике «Номенклатура» (раздел «Справочники»). Для материалов важны поля: вид номенклатуры (тип «Материалы» — от него зависят счета учета по умолчанию), единица измерения по ОКЕИ и номенклатурная группа. Не создавайте дубли: «Гвоздь 100 мм», «гвозди 100» и «Гвозди строительные 100мм» — это три разные карточки, которые разнесут остатки и сломают аналитику.

Счета учета задаются в регистре «Счета учета номенклатуры»: для сырья обычно 10.01, для покупных полуфабрикатов и комплектующих — 10.02, топливо — 10.03, тара — 10.04, запчасти — 10.05, инвентарь и хозпринадлежности — 10.09. Если настроить счета по виду номенклатуры, программа будет подставлять их в документы автоматически, и ошибок в проводках станет заметно меньше.

1. 1
   Откройте Справочники → Номенклатура → Создать
2. 2
   Укажите наименование, вид номенклатуры «Материалы», единицу измерения
3. 3
   Проверьте счета учета в карточке или в регистре «Счета учета номенклатуры»
4. 4
   Заполните номенклатурную группу — она нужна для распределения затрат
5. 5
   Сохраните карточку и проверьте, что она попадает в нужную папку справочника

Оприходование материалов от поставщика

Поступление оформляется документом «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Товары (накладная)» в разделе «Покупки». Укажите контрагента, договор, склад, добавьте позиции с количеством и ценой. После проведения программа сформирует проводки Дт 10 — Кт 60 и учтет НДС к вычету, если счет-фактура зарегистрирован.

Проверьте результат через отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 10 с группировкой по номенклатуре: материал должен появиться с количеством и суммой на нужном складе. Если материал пришел без документов поставщика, используйте оприходование через документ «Оприходование товаров» (раздел «Склад») — но это исключительная ситуация, а не штатный процесс.

Типичная ошибка на этом этапе — завести поступление без склада, когда складской учет включен. Тогда остаток «повиснет» на пустом складе, и списание с реального склада даст отрицательный остаток. Всегда сверяйте склад в документе с фактическим местом хранения.

Списание материалов в производство и на расходы

Штатный документ списания — «Требование-накладная» (раздел «Производство» или «Склад», в зависимости от конфигурации). В табличной части укажите материалы и количество, на закладке «Счет затрат» — счет, куда списывается стоимость: 20 (основное производство), 25, 26, 44 и так далее. После проведения формируется проводка Дт 20 — Кт 10.

Себестоимость списания программа рассчитает сама при проведении документа по методу, заданному в учетной политике. При методе ФИФО списываются самые ранние партии, при методе «по средней» — средневзвешенная стоимость остатка. Если документ проведен, а сумма в проводках равна нулю — почти всегда это признак отсутствия остатка на момент списания (отрицательные остатки).

Отпуск материалов со стороны заказчика (давальческое сырье)

Материалы заказчика не становятся вашей собственностью, поэтому учитываются за балансом — на счете 003 «Материалы, принятые в переработку». Поступление оформляется документом с соответствующей операцией, списание в производство — проводкой по кредиту 003. Смешивать давальческое сырье с собственными материалами на счете 10 нельзя: это исказит и баланс, и стоимость готовой продукции.

Перемещение между складами и подразделениями

Внутреннее движение оформляется документом «Перемещение товаров» (раздел «Склад»). Проводка Дт 10 — Кт 10 меняет только склад или материально ответственное лицо, общая стоимость запасов не меняется. Документ обязателен, если материал физически переехал: иначе остатки по складам перестанут совпадать с реальностью, и инвентаризация покажет фиктивные расхождения.

Если у вас несколько подразделений, следите, чтобы счет затрат при последующем списании соответствовал подразделению-получателю. Перемещение само по себе затраты не формирует — они появятся только при списании через требование-накладную.

Инвентаризация и работа с расхождениями

Инвентаризация оформляется одноименным документом (раздел «Склад» — «Инвентаризация товаров»). Программа заполняет табличную часть учетными остатками на дату, вы вносите фактические количества — разница видна сразу. Перед инвентаризацией обязательно проведите все документы поступления и списания за период, иначе учетные остатки будут недостоверны.

На основании инвентаризации создаются документы «Оприходование товаров» (излишки, Дт 10 — Кт 91.01) и «Списание товаров» (недостачи, Дт 94 — Кт 10 с последующим отнесением на виновных лиц или расходы). Проводить инвентаризацию рекомендуется минимум перед годовой отчетностью, а на практике — чаще: чем длиннее период, тем труднее найти причину расхождения.

Контроль остатков и типовые отчеты

Для ежедневного контроля используйте три отчета. «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 10» показывает остатки и обороты в разрезе номенклатуры, складов и партий. «Остатки товаров» (раздел «Склад») — оперативная картина по складам без бухгалтерской аналитики. «Анализ счета» 20 помогает увидеть, какие материалы ушли в себестоимость за период.

Раз в месяц, до закрытия периода, запускайте проверку отрицательных остатков: в ОСВ по счету 10 включите показатель «Количество» и отфильтруйте позиции с минусом. Любой минус — это ошибка в хронологии документов, которую нужно исправить до расчета себестоимости.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 10 с группировкой по складам

Норма

Все остатки положительные, склад в остатках совпадает с фактическим

Тревожный признак

Отрицательные количества или остаток без склада

Проводки документа списания

Норма

Дт 20 (25, 26, 44) — Кт 10 с ненулевой суммой

Тревожный признак

Сумма проводки равна нулю при наличии количества

Сверка после инвентаризации

Норма

Учетные и фактические остатки совпадают или расхождения объяснены документами

Тревожный признак

Регулярные расхождения по одним и тем же позициям

FAQ

Чем отличается списание материалов в 1С:Бухгалтерии и в 1С:УНФ?

В 1С:Бухгалтерии основной документ — «Требование-накладная», а учет ведется по счетам бухгалтерского плана. В УНФ используется документ «Производство» или «Расход со склада» с операцией «Списание на расходы», а себестоимость считается по регистрам управленческого учета. Логика одна: поступление увеличивает остаток, списание уменьшает его и формирует затраты.

Можно ли списать материалы сразу в расходы, минуя склад?

Да, если организация — микропредприятие с правом на упрощенный учет по ФСБУ 5/2019: тогда в документе поступления счет учета заменяется сразу на счет затрат. Во всех остальных случаях материал должен пройти через 10-й счет, иначе нарушается порядок формирования себестоимости запасов.

Почему при списании себестоимость равна нулю?

Чаще всего на дату документа списания нет остатка по партиям: поступление проведено более поздней датой или вообще не введено. Проверьте ОСВ по счету 10 на момент документа, найдите недостающее поступление, введите его правильной датой и перепроведите списание.

Как учесть возврат неиспользованных материалов из производства?

Оформляется документом «Возврат материалов из производства» (в ряде версий — требование-накладная с видом операции «Возврат»). Формируется обратная проводка Дт 10 — Кт 20, которая уменьшает затраты периода. Простым удалением документа списания пользоваться не стоит, если период уже закрыт.

Нужно ли вести партионный учет материалов?

При методе ФИФО — да, программа ведет его автоматически через субконто «Партии». Отключать его вручную или проводить документы «вразнобой» задним числом не следует: это главная причина неверной себестоимости и ошибок при закрытии месяца.

Как исправить ошибку в прошлом периоде, если он закрыт?

Документы прошлого периода не редактируют напрямую — это исказит уже сданную отчетность. Исправление оформляется текущей датой: корректировкой поступления, сторнирующими документами или бухгалтерской справкой, в зависимости от сути ошибки. После этого при необходимости подается уточненная декларация.