Как оформляется авансовый отчет в 1С

Авансовый отчет в 1С — это документ, которым подотчетное лицо отчитывается за деньги, полученные на хозяйственные нужды, командировку или представительские расходы. Ошибки в его оформлении приводят к зависшим остаткам на счете 71, спорам с сотрудниками и претензиям налоговой при проверке расходов. Поэтому важно не только знать, где находится нужный документ, но и понимать логику всей цепочки: выдача аванса — подтверждающие документы — отчет — закрытие расчетов.

Инструкция ниже описана на примере «1С:Бухгалтерия 8.3», как наиболее распространенной конфигурации. В «1С:ERP» и «1С:Комплексная автоматизация» логика похожа, но расположение документов отличается — об этом сказано в отдельном разделе. Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание кассовых документов и документов по подотчетным лицам.

Подготовка: что должно быть настроено до оформления отчета

Прежде чем создавать авансовый отчет, проверьте три вещи. Во-первых, сотрудник должен быть заведен в справочнике «Физические лица» и привязан к сотруднику организации — без этого его нельзя будет выбрать в документе. Во-вторых, аванс должен быть фактически выдан: через расходный кассовый ордер (РКО) или безналичное перечисление на карту сотрудника с назначением платежа «выдача подотчетных средств». В-третьих, в учетной политике и настройках плана счетов должны быть корректно настроены счета затрат, которые будут подставляться при оприходовании расходов.

Если сотрудник тратит деньги с корпоративной карты, привязанной к расчетному счету организации, порядок немного другой: такие операции оформляются через банковские выписки, а авансовый отчет используется для детализации расходов. Уточните у главного бухгалтера, какой порядок принят в вашей организации, — от этого зависит, какие документы понадобятся.

Как выдать аванс: РКО и безналичное перечисление

Выдача наличных из кассы оформляется документом «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы»). В поле «Вид операции» выберите «Выдача денежных средств подотчетному лицу», укажите сотрудника, сумму и основание (например, «заявление от 12.05»). При проведении формируется проводка Дт 71.01 — Кт 50.01.

При перечислении на карту сотрудника используется документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу». Проводка — Дт 71.01 — Кт 51. Важно: назначение платежа должно явно указывать на подотчетный характер суммы, иначе банк или налоговая могут трактовать перевод как доход сотрудника.

Создание документа «Авансовый отчет»

Перейдите в раздел «Банк и касса» → «Авансовые отчеты» и нажмите «Создать». Укажите дату документа, организацию и сотрудника. Дата отчета не должна быть раньше даты выдачи аванса и дат оправдательных документов — программа в большинстве случаев предупредит об этом, но контролировать лучше самостоятельно.

Заполнение документа удобнее начать с вкладки «Авансы»: нажмите «Добавить» и выберите документ выдачи (РКО или списание со счета). Сумма подставится автоматически. Если аванс выдавался несколькими документами, добавьте каждый из них — итоговая сумма должна совпадать с фактически выданной.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Авансовые отчеты» → «Создать»
2. 2
   Укажите дату, организацию и сотрудника
3. 3
   На вкладке «Авансы» подберите документы выдачи денег
4. 4
   На вкладке «Оплата» внесите чеки и БСО с датами, номерами и суммами
5. 5
   Проверьте счета затрат в каждой строке
6. 6
   Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»

Заполнение вкладок: оплата, поставщики, прочее

Вкладка «Оплата» предназначена для расходов, подтвержденных чеками, БСО, билетами и актами. Для каждой строки укажите дату документа, его номер, наименование (например, «канцтовары по чеку»), сумму и счет затрат — 10 (материалы), 26 (общехозяйственные), 44 (расходы на продажу) и другие. Если в чеке выделен НДС и организация принимает его к вычету, заполните ставку и сумму НДС, при наличии счета-фактуры — отметьте соответствующий флаг.

Вкладка «Оплата поставщикам» используется, когда сотрудник оплатил конкретному контрагенту по договору: здесь выбирается контрагент, договор и счет расчетов (обычно 60). Вкладка «Прочее» — для командировочных суточных, госпошлин и прочих выплат без документов от поставщика. Суточные в пределах норм, установленных локальным актом организации, отражаются без подтверждающих чеков.

Итоговая строка документа показывает: сколько выдано, сколько израсходовано, остаток или перерасход. Перерасход означает, что организация должна доплатить сотруднику; остаток — что сотрудник обязан вернуть деньги в кассу (оформляется приходным кассовым ордером).

Проверка проводок и закрытие расчетов

После проведения откройте результат кнопкой «Дт/Кт». Типовая картина: Дт 10, 26, 44, 60 — Кт 71.01 на суммы расходов. Если аванс был выдан, но не израсходован полностью, по дебету 71 останется сальдо — задолженность сотрудника. Если перерасход — по кредиту 71 будет задолженность организации.

Контрольная проверка — отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» по счету 71 с детализацией по сотрудникам. После полного цикла (выдача → отчет → возврат остатка или доплата перерасхода) сальдо по сотруднику должно быть нулевым. Ненулевое сальдо месяцами — признак незакрытых расчетов, который выявляется при любой выверке.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа

Норма

Дт счетов затрат/расчетов — Кт 71.01, суммы совпадают с чеками

Тревожный признак

Проводки на счете 76 или отсутствие аналитики по сотруднику

ОСВ по счету 71

Норма

После возврата остатка сальдо по сотруднику нулевое

Тревожный признак

Сальдо висит несколько месяцев без движения

Сумма выданного аванса

Норма

Совпадает с суммой на вкладке «Авансы» и в РКО

Тревожный признак

Отчет превышает выданный аванс без оформления перерасхода

Особенности в других конфигурациях 1С

В «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Комплексная автоматизация» документ называется «Авансовый отчет» и находится в разделе «Казначейство» → «Авансовые отчеты». Отличие — более развитая система согласования: документ может проходить статусы «Подготовлен», «Утвержден», расходы распределяются по статьям расходов и направлениям деятельности. Выдача аванса там оформляется через заявку на расходование денежных средств.

В «1С:Зарплата и управление персоналом» авансовые отчеты как таковые не ведутся — программа лишь передает данные о задолженности подотчетных лиц для удержаний. В облачной «1С:Бухгалтерии» (сервис) интерфейс аналогичен коробочной версии, отличия только в расположении меню.

Частые вопросы

В какой срок сотрудник должен отчитаться по авансу?

Срок устанавливается руководителем организации и закрепляется в локальном нормативном акте (положении о подотчетных суммах). По командировкам распространенная практика — три рабочих дня после возвращения. В 1С срок программно не контролируется, поэтому за ним следят через ОСВ по счету 71.

Можно ли оформить авансовый отчет, если деньги не выдавались?

Да, если сотрудник потратил личные средства на нужды организации. Вкладка «Авансы» тогда не заполняется, а весь расход формирует кредиторскую задолженность перед сотрудником (Кт 71), которую организация погашает выплатой. Основание — заявление сотрудника и согласие руководителя.

Как отразить суточные в авансовом отчете?

Суточные вносятся на вкладке «Прочее» без оправдательных документов — подтверждением служит приказ о командировке и отметки в проездных документах. Сумма определяется нормами, установленными в организации; сверхнормативные суточные облагаются НДФЛ и взносами.

Что делать, если чек утерян?

Расход без подтверждающего документа нельзя принять в налоговом учете. Варианты: запросить дубликат у продавца, оформить служебную записку и отнести сумму на расходы, не уменьшающие налоговую базу, либо взыскать сумму с сотрудника как неподтвержденный остаток подотчета.

Как исправить ошибочно проведенный авансовый отчет?

Если период открыт — распроведите документ, исправьте и проведите заново. Если период закрыт и отчетность сдана, исправление оформляется корректировочным документом текущей датой либо сторнированием, а в налоговом учете — уточненной декларацией, если ошибка повлияла на базу.