Учет и Финансы · 9 мин
Как вести кадровый учёт в 1С: практическое руководство
Как организовать кадровый учёт в 1С:ЗУП: приём, переводы, отпуска, увольнения, штатное расписание и отчётность. Практическая инструкция для кадровика.
Кадровый учёт в 1С чаще всего ведут в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП). Программа закрывает полный цикл: приём сотрудника, кадровые переводы, отпуска и больничные, увольнение, воинский учёт и регламентированную отчётность. При этом типичная ошибка начинающих — заводить документы «как попало», не настроив начальные параметры, из-за чего потом приходится исправлять цепочки данных задним числом.
Ключевой принцип работы в ЗУП: все события оформляются документами, а не правкой справочников. Если сотрудник переведён на другую должность — создаётся документ «Кадровый перевод», а не редактируется карточка сотрудника. Только так сохраняется история, корректно считаются отпускные стажи и формируются отчёты для фондов.
Ниже разобран практический порядок: от первоначальной настройки до типовых операций и контроля ошибок. Инструкция ориентирована на ЗУП редакции 3.1, но логика применима и к другим конфигурациям с кадровым блоком.
Начальная настройка: что заполнить до приёма первого сотрудника
Работа начинается с раздела «Настройка» → «Реквизиты организации». Здесь указывают ИНН, КПП, регистрационные номера в СФР (бывшие ПФР и ФСС), ОКВЭД, данные руководителя и ответственных лиц. Ошибка в регистрационном номере — самая частая причина отказа при сдаче отчётности, поэтому реквизиты сверяют с выписками и уведомлениями из фондов.
Далее настраивают учётную политику: раздел «Настройка» → «Организации» → вкладки «Учётная политика» и «Штатное расписание». Здесь выбирают, ведётся ли штатное расписание, применяются ли тарифные сетки, как рассчитывается резерв отпусков. Переключить эти настройки «в середине года» можно, но история начислений не пересчитается автоматически.
Третий обязательный блок — графики работы сотрудников (раздел «Настройка» → «Графики работы»). Создают пятидневку, сменные графики, графики для неполного рабочего времени. График заполняют по производственному календарю, иначе нормы времени для расчёта зарплаты будут неверными.
- 1Заполните реквизиты организации и сверьте номера в фондах
- 2Настройте учётную политику и режим штатного расписания
- 3Создайте графики работы по производственному календарю
- 4Заведите подразделения и должности
- 5Проверьте список начислений и удержаний, используемых в компании
Штатное расписание и справочники: фундамент учёта
Если штатное расписание включено, все приёмы и переводы делаются строго на штатные позиции. Документ «Изменение штатного расписания» фиксирует ввод новых позиций, изменение окладов и закрытие вакансий. Это даёт два преимущества: контроль соответствия фактических условий штатке и автоматическое формирование отчёта «Штатное расписание» унифицированной формы Т-3.
Справочники «Подразделения» и «Должности» стоит проектировать заранее. Подразделения лучше строить иерархией, повторяющей реальную структуру компании: от них зависят отборы в отчётах и обмен с бухгалтерией. В карточке должности указывают наименование по штатке — именно оно попадёт в трудовой договор и приказ.
Приём сотрудника на работу
Приём оформляется документом «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). В документе указывают дату приёма, подразделение, должность, график работы, вид занятости (основное место или совместительство), количество ставок и условия оплаты. На основании документа программа формирует печатную форму приказа по форме Т-1.
До оформления приёма заводят карточку физического лица: ФИО, СНИЛС, ИНН, паспортные данные, адрес регистрации, сведения об образовании и семье. СНИЛС и ИНН проверяют особенно тщательно — по ним сотрудник идентифицируется в персонифицированной отчётности, и опечатка приведёт к ошибкам при сдаче ЕФС-1.
Если сотрудник принимается на испытательный срок, условие фиксируют в тексте договора, но в самом документе приёма отдельного поля для этого нет — срок отслеживают вне программы или через дополнительные сведения. После приёма проверьте отчёт «Остатки отпусков»: у нового сотрудника должна начать накапливаться отпускная задолженность с даты приёма.
Кадровые переводы и изменение условий труда
Любое изменение условий — должность, подразделение, оклад, график — оформляется документом «Кадровый перевод». Если меняется только оплата без смены позиции, используют «Изменение оплаты труда». Массовые изменения (например, индексация окладов всему отделу) удобнее проводить документом «Изменение штатного расписания» с автоматическим созданием переводов.
Частая ошибка — оформлять перевод «сегодняшним» днём, хотя сотрудник фактически работает на новой должности уже месяц. Это приводит к перерасчёту зарплаты за прошлый период и нарушению кадровой дисциплины. Документ должен быть проведён датой фактического начала изменений, а если срок пропущен — оформляют задним числом с корректировкой начислений.
Отпуска, больничные и отсутствия
Все отсутствия регистрируются документами раздела «Кадры» или «Зарплата»: «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Отгул», «Прогул, отсутствие». Документ влияет сразу на три области: табель учёта рабочего времени, расчёт зарплаты и остатки отпусков. Поэтому «забытый» отпуск всплывёт при расчёте — сотруднику начислят зарплату за дни, когда он фактически отдыхал.
Для ежегодных отпусков программа автоматически считает средний заработок и остаток дней. Перед проведением документа полезно открыть в нём расчёт среднего заработка и сверить базу: попадают ли туда все премии и нет ли лишних периодов. Электронные больничные загружаются напрямую из СФР через встроенный обмен — вручную номер ЭЛН вводить не нужно, если настроен обмен.
Как проверить результат
Накопленные дни соответствуют стажу, отрицательных значений без причины нет
Резкий отрицательный остаток или нулевой стаж у давно работающего сотрудника
Дни отпуска и больничного отмечены кодами ОТ, Б и др.
В дни отсутствия стоят явки — документ не проведён
Начисления за месяц соответствуют отработанному времени
Полный оклад при оформленном отпуске на полмесяца
Увольнение сотрудника
Увольнение оформляется документом «Увольнение» с указанием даты, основания (статья ТК РФ) и компенсации за неиспользованный отпуск. Программа автоматически рассчитывает компенсацию или удержание за использованный авансом отпуск. На основании документа формируется приказ по форме Т-8.
Перед проведением увольнения сверьте остаток отпусков по отчёту — компенсация считается от этого остатка, и ошибка в истории отпусков напрямую бьёт по деньгам. После увольнения сотрудник должен быть включён в ближайшую отчётность: сведения о кадровых событиях передаются в СФР в составе ЕФС-1 в установленные сроки, за просрочку предусмотрены штрафы.
Отчётность и регулярный контроль
Регламентированная отчётность формируется в разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность»: ЕФС-1 (в том числе по кадровым событиям), персонифицированные сведения о физлицах, статистические формы. Кадровые подразделения ЕФС-1 (приём, перевод, увольнение) сдаются в короткие сроки после события, поэтому документы нужно проводить своевременно, а не «пачкой в конце квартала».
Для внутреннего контроля полезны отчёты: «Штатная расстановка» (соответствие занятых позиций штатке), «Список сотрудников» (кадровые данные), «Остатки отпусков», «Табель». Разумный ритм — сверка штатки и списка сотрудников ежемесячно перед закрытием расчёта зарплаты.
Что важно запомнить
Все кадровые события оформляйте документами, а не правкой справочников. Начните с корректной настройки реквизитов, штатки и графиков. Контролируйте учёт отчётами «Остатки отпусков» и «Табель» ежемесячно, а кадровую отчётность в СФР сдавайте в срок после каждого события.
Можно ли вести кадровый учёт в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?
Можно, если сотрудников немного и нет сложных графиков: в Бухгалтерии доступны приём, отпуск, больничный и увольнение в упрощённом виде. Но штатного расписания, полноценного расчёта среднего заработка и развитых кадровых отчётов там нет — при росте штата обычно переходят на ЗУП.
Что делать, если нашёл дубль сотрудника в программе?
Сначала определите, по какой карточке проведены документы и начисления — она основная. Лишнюю карточку помечают на удаление, предварительно перенеся недостающие документы. В ЗУП 3.1 есть встроенный механизм объединения дублей физических лиц (раздел «Администрирование» → «Поддержка и обслуживание»), но перед операцией обязательно сделайте резервную копию базы.
Как исправить кадровый документ, проведённый прошлым периодом?
Если период ещё не закрыт расчётом зарплаты — отмените проведение, исправьте и проведите заново. Если зарплата за период уже рассчитана и выплачена, документ исправляют механизмом «Исправить» (кнопка в документе): программа создаст документ-исправление и пересчитает зависимые начисления в текущем периоде.
Обязательно ли вести штатное расписание в программе?
Нет, режим отключается в настройках учётной политики. Без штатки приёмы делаются на свободные позиции, что проще для небольших компаний. Но вы теряете контроль ставок, форму Т-3 из программы и автоматическую проверку соответствия условий сотрудников штатному расписанию.
Как загрузить электронный больничный в 1С?
Настройте обмен с СФР через «1С-Отчётность» (действующий сертификат и подключённый сервис). После этого в документе «Больничный лист» номер ЭЛН подтягивается автоматически по запросу, либо документ создаётся из входящего сообщения обмена. Ручной ввод данных больничного требуется только при проблемах с обменом.
С какой периодичностью проверять кадровые данные?
Минимальный практичный ритм: сверка списка сотрудников и штатки — ежемесячно перед расчётом зарплаты; проверка остатков отпусков — ежемесячно и обязательно перед каждым увольнением; сверка персональных данных (СНИЛС, ИНН) — перед сдачей каждого отчёта в СФР.