Учет и Финансы · 9 мин
Приходный кассовый ордер в 1С 8.3: где найти и как оформить
Где найти приходный кассовый ордер в 1С 8.3: путь в меню, создание ПКО, виды операций, печать формы КО-1, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Приходный кассовый ордер (ПКО) в 1С 8.3 находится в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». В открывшемся журнале отображаются и приходные, и расходные ордера; чтобы создать новый ПКО, нажмите кнопку «Создать» или «Поступление» — в зависимости от конфигурации. Этот путь одинаков для «1С:Бухгалтерии 8.3», а в «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация» документ ищется через разделы «Финансы» или «Казначейство».
ПКО оформляет любое поступление наличных денег в кассу организации: выручку от покупателей, возврат подотчетных сумм, взнос учредителя, поступление с расчетного счета. Документ формирует проводку по дебету счета 50 «Касса» и служит основанием для печати унифицированной формы КО-1, которую подписывают кассир и главный бухгалтер.
Ниже разобраны точные пути к документу в разных конфигурациях, порядок заполнения, выбор вида операции, печать и типичные ошибки, из-за которых ПКО не проводится или искажает учет.
Где находится ПКО в 1С:Бухгалтерии 8.3
Откройте главное меню и перейдите в раздел «Банк и касса». В группе «Касса» выберите пункт «Кассовые документы». Откроется общий журнал, где в одном списке показаны приходные и расходные кассовые ордера, а также документы оплаты платежными картами, если они используются.
Чтобы увидеть только приходные ордера, воспользуйтесь отбором: нажмите «Ещё» → «Настроить список» и добавьте отбор по виду документа, либо просто ориентируйтесь по колонке «Вид операции» и пиктограммам. В большинстве типовых настроек приходные документы в журнале отмечены зеленым значком, расходные — красным.
Если раздела «Банк и касса» нет на панели разделов, проверьте настройки интерфейса: «Главное меню» → «Вид» → «Настройка панели разделов». Также раздел может быть скрыт из-за ограниченных прав пользователя — тогда потребуется обращение к администратору.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы».
- 2Нажмите «Создать» и выберите «Приходный кассовый ордер» (в некоторых релизах — кнопка «Поступление»).
- 3Выберите вид операции, укажите дату, сумму и контрагента или основание.
- 4Заполните поле «Принято от» и основание платежа.
- 5Проведите документ и распечатайте форму КО-1.
Где найти ПКО в УТ 11, КА и ERP
В «1С:Управление торговлей 11» приходный кассовый ордер расположен в разделе «Финансы» → «Приходные ордера». Здесь сразу открывается список только приходных документов, без смешения с расходными. Создание — кнопка «Создать» с выбором хозяйственной операции: поступление оплаты от клиента, возврат от подотчетного лица, поступление из банка и другие.
В «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» путь аналогичен: раздел «Казначейство» (или «Финансы») → «Приходные кассовые ордера». Если ордер создается на основании другого документа — реализации, отчета о розничных продажах, распоряжения на перемещение денег — удобнее использовать кнопку «Создать на основании», тогда основные поля заполнятся автоматически.
Универсальный способ найти документ в любой конфигурации — полнотекстовый поиск. Нажмите кнопку поиска в правом верхнем углу окна или сочетание Ctrl+F в панели навигации и введите «приходный кассовый». Система покажет и журнал документов, и функцию создания.
Выбор вида операции при создании ПКО
Вид операции определяет корреспондирующий счет и набор полей документа, поэтому его нужно выбирать до заполнения остальных реквизитов. В «1С:Бухгалтерии 8.3» доступны, в частности, такие варианты:
- Оплата от покупателя — Дт 50 Кт 62, требуется контрагент и договор;
- Розничная выручка — Дт 50 Кт 90.01, используется при ручной сдаче выручки;
- Возврат от подотчетного лица — Дт 50 Кт 71, указывается сотрудник;
- Получение наличных в банке — Дт 50 Кт 51, оформляет снятие денег с расчетного счета;
- Взнос в уставный капитал — Дт 50 Кт 75;
- Прочее поступление — свободный выбор счета кредита.
Ошибка в виде операции — самая частая причина неверных проводок. Например, если поступление с расчетного счета оформить как «Прочее поступление» со счетом 51 вручную, документ может задвоить движение, если выписка из банка уже загружена. Для снятия наличных всегда используйте специализированный вид операции «Получение наличных в банке» — он корректно связывается с банковской выпиской.
Заполнение реквизитов и проведение
Обязательные поля ПКО: дата, сумма, вид операции и аналитика по корреспондирующему счету (контрагент, договор, сотрудник или статья движения денежных средств). Поле «Принято от» заполняется текстом — именно оно попадет в печатную форму КО-1, поэтому указывайте ФИО или наименование плательщика полностью, как требует кассовая дисциплина.
Поле «Основание» — это реквизиты документа-основания: номер и дата договора, счета, авансового отчета или чека. Поле «Приложение» заполняется, если к ордеру прикрепляются подтверждающие бумаги. Эти реквизиты не влияют на проводки, но обязательны для корректного оформления первичного документа.
При работе с НДС проверьте ставку и сумму налога в соответствующих полях — от этого зависит формирование книги покупок и книги продаж при авансах. После заполнения нажмите «Провести» и проверьте движения кнопкой «Дт/Кт» (показать проводки).
Как проверить результат
Дебет 50, кредит соответствует виду операции, сумма совпадает
Счет кредита не соответствует сути операции или проводок нет
Остаток увеличился на сумму ордера
Остаток не изменился — документ не проведен
Заполнены «Принято от», основание, сумма прописью
Пустые поля или сумма не совпадает с документом
Печать формы КО-1
Печатная форма приходного кассового ордера вызывается из открытого документа: кнопка «Печать» → «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Форма включает сам ордер и отрывную квитанцию, которая выдается лицу, внесшему деньги. Сумма прописью формируется автоматически.
Из журнала «Кассовые документы» можно распечатать сразу несколько ордеров: выделите нужные строки с зажатой клавишей Ctrl и нажмите «Печать». Это удобно при ежедневной сдаче кассовой отчетности.
Если в печатной форме не заполнен главный бухгалтер или кассир, проверьте раздел «Главное» → «Организации» → вкладка «Подписи» (или «Ответственные лица»). Данные для подписей подтягиваются оттуда на дату документа.
Типичные ошибки и ограничения
Одна из распространенных проблем — документ не проводится с сообщением о превышении лимита кассы или о недопустимости отрицательного остатка. Для ПКО отрицательный остаток невозможен, но контроль лимита кассы может срабатывать в некоторых конфигурациях: проверьте установленный лимит и остаток на конец дня.
Вторая частая ситуация — ПКО создан, но не отражается в кассовой книге. Причина почти всегда в том, что документ не проведен (помечен на удаление или сохранен без проведения) либо дата кассовой книги не совпадает с датой ордера. Откройте «Банк и касса» → «Кассовая книга» и проверьте период формирования.
Также учитывайте: при оплате от покупателя наличными с применением онлайн-кассы ПКО в 1С оформляется на основании отчета о розничных продажах или эквайринговых операций, а не вручную на каждый чек — иначе выручка задвоится.
FAQ
Почему в журнале «Кассовые документы» нет кнопки «Создать»?
Чаще всего причина в ограниченных правах пользователя — роль не включает добавление кассовых документов. Обратитесь к администратору для назначения прав. Также проверьте, не включен ли отбор, скрывающий часть интерфейса журнала.
Как создать ПКО на основании другого документа?
Откройте документ-основание (реализацию, счет на оплату, отчет о розничных продажах), нажмите «Создать на основании» и выберите «Приходный кассовый ордер». Сумма, контрагент и основание заполнятся автоматически, останется проверить вид операции и провести.
Можно ли исправить ПКО после проведения?
Да, если период не закрыт. Откройте документ, внесите изменения и перепроведите. Если ордер уже включен в сформированную кассовую книгу за прошлый день, потребуется пересформировать кассовую книгу и связанные отчеты.
Чем ПКО отличается от документа «Операция» с проводкой Дт 50?
ПКО — это первичный кассовый документ с печатной формой КО-1 и отражением в кассовой книге. Ручная операция формирует только проводки: кассовая книга и квитанция по ней не формируются, что нарушает порядок ведения кассовых операций.
Как оформить возврат денег покупателю — через ПКО?
Нет, возврат наличных покупателю оформляется расходным кассовым ордером с видом операции «Возврат покупателю» (или «Возврат оплаты клиенту» в УТ). ПКО используется только для поступления денег в кассу.
Где посмотреть все ПКО за конкретный день?
Откройте «Банк и касса» → «Кассовая книга» и установите нужную дату — в отчет попадут все приходные и расходные ордера дня с итоговым остатком. Либо в журнале «Кассовые документы» установите отбор по дате и виду документа.
Что важно запомнить
ПКО в 1С:Бухгалтерии 8.3 находится в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы», в УТ и КА — в разделе «Финансы» или «Казначейство». Сначала выбирайте вид операции, затем заполняйте сумму и реквизиты «Принято от» и «Основание», проводите документ и проверяйте проводки. Печать КО-1 выполняется кнопкой «Печать» из документа.