Как в 1С сделать акт сверки по счетам-фактурам

Стандартный акт сверки взаиморасчетов в 1С показывает обороты по счетам 60, 62 и 76, но не раскрывает детализацию до уровня счетов-фактур. Когда контрагент просит сверить именно счета-фактуры — например, перед сдачей декларации по НДС или при расхождении книг покупок и продаж — требуется другой подход: либо доработка типового документа, либо использование специализированных отчетов.

В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 есть несколько рабочих способов получить сверку по счетам-фактурам: отчеты «Анализ субконто» и «Обороты между субконто» с группировкой по документам расчетов, сверка книги покупок с книгой продаж контрагента, а также сервис 1С-ЭДО, где сверка счетов-фактур выполняется автоматически. Ниже разобраны все варианты с конкретными настройками.

Перед началом сверки убедитесь, что в базе корректно ведется учет по документам расчетов: у всех поступлений и реализаций заполнен документ расчетов, счета-фактуры зарегистрированы и проведены. Иначе отчеты покажут неполную картину, и сверка превратится в поиск ошибок в собственном учете.

Чем акт сверки по счетам-фактурам отличается от обычной сверки

Обычный акт сверки взаиморасчетов (раздел «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчетов») формируется по данным бухгалтерского учета: он показывает сальдо и обороты по счетам расчетов с контрагентом и договором. Документы в нем выводятся как основания оборотов, но сама цель отчета — сойтись по сумме долга.

Сверка по счетам-фактурам решает другую задачу: убедиться, что каждый счет-фактура, выставленный продавцом, отражен у покупателя, и наоборот. Это критично для НДС: если поставщик выставил счет-фактуру, а покупатель его не зарегистрировал, возникает расхождение в декларациях и риск требования из налоговой инспекции.

Поэтому сверка по счетам-фактурам обычно строится не по счетам 60/62, а по регистрам НДС: книге покупок, книге продаж и журналу учета счетов-фактур. Именно эти данные стороны обмениваются при сверке.

Способ 1. Акт сверки взаиморасчетов с детализацией по документам

Самый быстрый вариант — сформировать типовой акт сверки и включить в него расшифровку по документам расчетов. Откройте «Покупки» → «Акты сверки расчетов» (или «Продажи» → «Акты сверки расчетов»), создайте новый документ, укажите контрагента, договор и период сверки.

На закладке «Дополнительно» установите флажки, отвечающие за детализацию: «Разбить по договорам» и вывод данных по документам. В типовой конфигурации акт покажет каждый документ реализации или поступления отдельной строкой с номером, датой и суммой. Поскольку счет-фактура в 1С регистрируется на основании этих документов, такая детализация фактически дает реестр для сверки.

1. 1
   Откройте Покупки (или Продажи) → Акты сверки расчетов и создайте новый документ
2. 2
   Укажите организацию, контрагента, договор и период сверки
3. 3
   На закладке Дополнительно включите детализацию по документам и при необходимости по договорам
4. 4
   Нажмите Заполнить → По данным бухгалтерского учета
5. 5
   Проверьте обороты, распечатайте акт и направьте контрагенту

Ограничение способа: в акт попадают документы расчетов, а не сами счета-фактуры. Если счет-фактура не зарегистрирован, исправлен или выставлен на аванс, акт сверки этого не покажет. Для полноценной сверки НДС-документов используйте отчеты из следующего раздела.

Способ 2. Отчеты по счетам расчетов с субконто «Документы расчетов»

Более гибкий инструмент — отчет «Обороты между субконто» (раздел «Отчеты»). Настройте его так: вид субконто 1 — «Контрагенты», вид субконто 2 — «Документы расчетов с контрагентами», счет — 60.01 или 62.01 (плюс 60.02 и 62.02 для авансов), отбор по нужному контрагенту и периоду.

Отчет выведет обороты в разрезе каждого документа расчетов: поступление, реализация, оплата. Сгруппировав данные по документам, вы получите реестр, который можно выгрузить в Excel и отправить контрагенту для сверки с его реестром счетов-фактур.

Альтернатива — отчет «Анализ субконто» по субконто «Контрагенты» с детализацией по документам расчетов. Он удобен, когда нужно видеть не только обороты, но и сальдо по каждому документу: незакрытые счета-фактуры сразу видны как конечное сальдо.

Сравнение способов сверки

Акт сверки взаиморасчетов

Быстро и привычно для контрагента, но показывает документы расчетов, а не сами счета-фактуры. Авансовые и исправленные СФ не выделяются

Обороты между субконто

Гибкая настройка и выгрузка в Excel, но требует ручного сопоставления с реестром контрагента

Сверка книг покупок и продаж

Точная сверка именно НДС-документов, но контрагент должен прислать свою книгу продаж или реестр

1С-ЭДО

Автоматическое сопоставление счетов-фактур с контрагентами, подключенными к ЭДО. Не работает с бумажным документооборотом

Способ 3. Сверка книги покупок с книгой продаж контрагента

Наиболее корректный способ сверки именно счетов-фактур — сопоставить вашу книгу покупок с книгой продаж поставщика за тот же квартал. Сформируйте «Отчеты» → «Книга покупок» с отбором по контрагенту (кнопка «Настройки» → отбор по полю «Контрагент») и выгрузите результат в Excel.

Запросите у контрагента его книгу продаж за тот же период в том же формате или реестр выставленных счетов-фактур. Сопоставьте документы по ключевым полям: номер и дата счета-фактуры, сумма с НДС, сумма НДС. Расхождения обычно сводятся к нескольким типовым ситуациям.

Найденные расхождения фиксируйте в свободной форме: реестр несовпадающих документов с указанием причины и договоренности о том, кто и как исправляет данные. Унифицированной формы акта сверки по счетам-фактурам законодательство не устанавливает.

Способ 4. Автоматическая сверка через 1С-ЭДО

Если вы и контрагент обмениваетесь документами через 1С-ЭДО, сверка счетов-фактур выполняется практически автоматически. В разделе «Настройки ЭДО» → «Сверка взаиморасчетов» (в свежих релизах — «Сверка счетов-фактур») выберите контрагента и период: система сопоставит отправленные и полученные электронные документы и покажет расхождения.

Сервис сравнивает документы по номеру, дате и сумме и формирует результат: совпавшие документы, документы, которые есть только у вас, и документы, которые есть только у контрагента. Результат можно отправить контрагенту прямо через ЭДО.

Проверка результата и исправление расхождений

После сверки проверьте ключевые контрольные точки. Итоговая сумма вашего реестра счетов-фактур по контрагенту должна совпадать с его реестром либо разница должна быть полностью объяснена зафиксированными расхождениями. Дебиторская и кредиторская задолженность по акту сверки должна сходиться с сальдо по счетам 60 и 62.

Контрольные точки

Как проверить результат сверки

Состав документов

Норма

Каждый счет-фактура контрагента найден в вашей базе с тем же номером, датой и суммой

Тревожный признак

Есть документы только у одной стороны без зафиксированной причины

Суммы НДС

Норма

Сумма НДС по каждому документу совпадает до копейки

Тревожный признак

Расхождения в копейках или рублях по отдельным документам

Исправленные СФ

Норма

Исправления отражены у обеих сторон с одинаковыми номерами исправлений

Тревожный признак

У одной стороны исходный СФ, у другой — исправленный

Сальдо по расчетам

Норма

Остаток по акту сверки равен сальдо по 60/62 в оборотно-сальдовой ведомости

Тревожный признак

Сальдо в акте не сходится с ОСВ — возможен разрыв между документами и проводками

Если расхождение вызвано ошибкой в вашей базе — незарегистрированным счетом-фактурой, неверным номером или датой — исправьте данные до подписания акта. Ввод счета-фактуры прошлым периодом может потребовать корректировки декларации по НДС, если право на вычет реализуется в том же квартале.

Как оформить результат сверки для контрагента

Законодательно утвержденной формы акта сверки по счетам-фактурам нет, поэтому документ составляется в свободной форме. На практике используют таблицу с колонками: номер и дата счета-фактуры, сумма без НДС, сумма НДС, сумма с НДС, отметка о совпадении или расхождении, комментарий.

Таблицу удобно подготовить в Excel на основе выгрузки из отчета «Обороты между субконто» или книги покупок. В шапке укажите наименования обеих организаций, ИНН, договор, период сверки и дату составления. Документ подписывают обе стороны — на бумаге или электронной подписью через ЭДО.

Сверку по счетам-фактурам удобно проводить ежеквартально до сдачи декларации по НДС, а не только по запросу контрагента. Это снижает риск расхождений в разделе 8 декларации и входящих требований об пояснениях из налоговой инспекции.

Частые вопросы

Можно ли в типовом акте сверки вывести номера счетов-фактур вместо номеров документов расчетов?

В типовой конфигурации акт выводит данные документов расчетов (реализаций и поступлений). Чтобы показать именно номера счетов-фактур, нужна доработка макета печатной формы либо выгрузка детализации в Excel с последующей подменой номеров. Часто проще сформировать книгу покупок или продаж с отбором по контрагенту — там выводятся именно реквизиты счетов-фактур.

Что делать, если контрагент прислал акт с расхождениями?

Сформируйте по своей базе отчет с детализацией по документам за тот же период и найдите несовпадающие строки. По каждой расходящейся позиции зафиксируйте причину: документ не получен, не зарегистрирован, исправлен или отражен в другом периоде. Свои данные и пояснения внесите в акт и верните контрагенту — подписывать акт с расхождениями без пояснений не следует.

Как сверить авансовые счета-фактуры?

Авансовые счета-фактуры отражаются на счетах 62.02, 60.02 и 76.АВ/76.ВА. Сформируйте «Анализ субконто» по этим счетам с детализацией по документам расчетов или книгу покупок/продаж с отбором по контрагенту — авансовые СФ в книгах выделяются кодом вида операции 02 (получение аванса) и 05 (вычет с аванса).

Обязательно ли подписывать акт сверки по счетам-фактурам?

Нет, такой акт не относится к обязательным первичным документам — это внутренний инструмент контроля взаиморасчетов и НДС. Однако подписанный обеими сторонами акт служит доказательством согласованного состояния расчетов и может использоваться в спорах, поэтому оформлять его подписями рекомендуется.

Почему книга покупок не совпадает с оборотами по счету 60?

Книга покупок строится по регистрам НДС, а счет 60 — по регистру бухгалтерии, и они не обязаны совпадать построчно. Разница возникает из-за документов без НДС, счетов-фактур, зарегистрированных в другом квартале, операций по ставке 0% и без НДС. Сверять с контрагентом нужно однородные данные: либо книги, либо обороты по счетам.

Можно ли автоматизировать сверку без ЭДО?

Да, частично: выгрузите свой реестр счетов-фактур и реестр контрагента в Excel и сопоставьте их формулами (ВПР или Power Query) по ключу «номер + дата + сумма». Это быстрее ручной сверки, но требует, чтобы контрагент прислал реестр в машиночитаемом виде, а не скан бумажного акта.