Как в 1С отразить услуги от самозанятых

Компании и ИП всё чаще заказывают услуги у самозанятых — плательщиков налога на профессиональный доход (НПД). Для бухгалтера в 1С такая операция выглядит почти как обычное поступление услуг, но имеет важные особенности: нет НДС, нужен чек из приложения «Мой налог», а при определённых условиях возникает риск переквалификации договора в трудовой. Ошибки в оформлении грозят доначислением взносов и штрафами.

Ниже разобран полный цикл отражения услуг самозанятых в 1С:Бухгалтерии 8.3: от проверки статуса исполнителя до оплаты и контроля в учёте. Инструкция подходит и для типовых конфигураций, где порядок аналогичен.

Проверьте статус исполнителя до заключения договора

Главный риск при работе с самозанятыми — переквалификация отношений в трудовые. Поэтому первый шаг — проверка: действительно ли исполнитель применяет НПД на дату оказания услуги. Статус проверяется на сайте ФНС по ИНН исполнителя через сервис проверки статуса налогоплательщика НПД. Проверку стоит делать дважды: на дату подписания договора и на дату оплаты, потому что самозанятый может сняться с учёта в любой момент.

Отдельное ограничение: нельзя учитывать расходы по договору с самозанятым, который в течение предыдущих двух лет был вашим работником, если услуги по сути совпадают с его прежними трудовыми обязанностями. Также НПД не применяется при продаже товаров, подлежащих обязательной маркировке, и при посреднической деятельности — проверьте предмет договора заранее.

Какие документы нужны для учёта

Для отражения расходов в налоговом и бухгалтерском учёте понадобятся: договор оказания услуг (ГПХ), акт выполненных работ или оказанных услуг и чек, сформированный самозанятым в приложении «Мой налог». Чек — обязательный документ: без него расходы при проверке могут быть сняты, даже если акт и договор оформлены правильно.

В договоре зафиксируйте, что исполнитель применяет НПД, обязан предоставить чек и уведомить об утрате статуса самозанятого. Пропишите, что заказчик не удерживает НДФЛ и не начисляет взносы именно в связи со статусом плательщика НПД. В чеке проверьте: наименование услуги, сумму, ИНН исполнителя, дату формирования и уникальный номер чека — по нему чек можно верифицировать на сайте ФНС.

Создание документа поступления услуг в 1С:Бухгалтерии 8.3

В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 услуги самозанятого отражаются стандартным документом поступления. Откройте раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом операции «Услуги (акт)». В поле «Контрагент» заведите нового контрагента с типом «Физическое лицо» или «Индивидуальный предприниматель» в зависимости от статуса — самозанятый может быть зарегистрирован и как ИП на НПД.

В табличной части укажите номенклатуру услуги, количество и цену. Ключевой момент — ставка НДС: выберите «Без НДС», поскольку плательщики НПД не начисляют НДС. Счёт учёта затрат подберите по экономическому смыслу: 26, 44, 20 или 91.2 — в зависимости от того, для чего приобреталась услуга. Счёт расчётов с контрагентом — стандартные 60.01 и 60.02.

1. 1
   Проверьте статус исполнителя на сайте ФНС и сохраните подтверждение
2. 2
   Заведите контрагента с ИНН самозанятого
3. 3
   Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги (акт)»
4. 4
   Укажите услугу, сумму, ставку НДС «Без НДС» и счёт затрат
5. 5
   Прикрепите сканы акта и чека из «Мой налог» к документу
6. 6
   Проведите документ и проверьте сформированные проводки

Проводки и налоговый учёт

После проведения документа сформируются проводки вида Дт 20 (26, 44) — Кт 60.01 на сумму услуги без выделения НДС. Отдельной строки по НДС быть не должно: если программа попыталась выделить налог, проверьте ставку в табличной части. В налоговом учёте сумма попадёт в расходы при условии наличия корректных первичных документов.

Оплата отражается документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику»: Дт 60.01 — Кт 51. НДФЛ и страховые взносы по выплатам самозанятым не начисляются — убедитесь, что контрагент не заведён как сотрудник и по нему не формируются начисления в зарплатном учёте. Если самозанятый утратил статус до момента оплаты, заказчик становится налоговым агентом по НДФЛ — эту ситуацию нужно отследить по чеку и подтверждению статуса.

Особые сценарии и частые ошибки

Аванс самозанятому

При предоплате самозанятый обязан сформировать чек на сумму аванса в момент получения денег, а после оказания услуги — чек на остаток или скорректировать первоначальный. В 1С аванс отразится на счёте 60.02, а после поступления акта зачтётся стандартно. Следите, чтобы на каждый платёж был свой чек.

Самозанятый — ИП на НПД

Если исполнитель зарегистрирован как ИП, порядок тот же: НДС нет, НДФЛ и взносы заказчик не платит. Разница лишь в оформлении карточки контрагента — укажите статус ИП и ОГРНИП. Чек из «Мой налог» обязателен и в этом случае.

Контроль и закрытие периода

Перед закрытием месяца сверьте обороты по счёту 60 с реестром договоров с самозанятыми: по каждой сумме должны быть акт и чек. Полезно вести отдельную папку или регистр с подтверждениями статуса НПД на даты договора и оплаты. Если используете ЭДО, чек и акт можно хранить в электронном виде, прикрепив к документу поступления.

При проверке налоговая обычно запрашивает именно связку «договор — акт — чек — платёжка — подтверждение статуса». Если все пять элементов на месте и предмет договора не похож на трудовую функцию, риски по таким расходам минимальны.

Частые вопросы

Нужно ли удерживать НДФЛ с оплаты самозанятому?

Нет, если исполнитель действительно применяет НПД на дату оплаты и предоставил чек. Налог он платит самостоятельно. Если статус утрачен до оплаты, заказчик становится налоговым агентом и обязан удержать НДФЛ.

Можно ли учесть расходы без чека, только по акту?

Рискованно. Чек из «Мой налог» — обязательное подтверждение применения НПД исполнителем. Без него налоговая вправе отказать в признании расходов, даже при наличии договора и акта.

Какой счёт затрат выбрать для услуг самозанятого?

Зависит от назначения услуги: для основного производства — 20, общехозяйственные — 26, расходы на продажу — 44, прочие — 91.2. Принцип тот же, что для услуг любого подрядчика.

Что делать, если самозанятый снялся с учёта после акта, но до оплаты?

На дату оплаты он уже не плательщик НПД, поэтому с суммы оплаты нужно удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет. Запросите у исполнителя уведомление об утрате статуса и скорректируйте выплату.

Можно ли работать с самозанятым, который раньше был нашим сотрудником?

Только если с момента увольнения прошло более двух лет. Иначе расходы по договору не признаются в налоговом учёте, а отношения могут переквалифицировать в трудовые.

Нужен ли УПД от самозанятого?

Нет. УПД применяется плательщиками НДС. От самозанятого достаточно акта оказанных услуг и чека из приложения «Мой налог».