Как в 1С добавить счета учета

Счета учета в 1С определяют, на какие счета бухгалтерского плана будут попадать суммы при проведении документов: поступления товаров, реализации, оплат, списаний. Если счет не указан или указан неверно, программа либо откажется проводить документ, либо сформирует проводки с ошибками, которые потом придется искать в оборотно-сальдовой ведомости.

Порядок добавления зависит от конфигурации. В «1С:Бухгалтерии 8» счета задаются в нескольких местах: в самом плане счетов, в регистрах сведений «Счета учета номенклатуры» и «Счета учета расчетов с контрагентами», а также в карточках отдельных объектов — договоров, банковских счетов, складов. В «1С:Управление торговлей» и ERP логика похожая, но настройка ведется через группы финансового учета.

Перед любыми изменениями рекомендуется сделать резервную копию информационной базы, особенно если вы добавляете новые субсчета в план счетов или меняете счета по умолчанию. Ошибка в настройке влияет на все последующие проводки, а исправление уже проведенных документов занимает значительно больше времени, чем аккуратная первоначальная настройка.

Где в 1С хранятся и настраиваются счета учета

Существует три уровня настройки. Первый — план счетов бухгалтерского учета, где находятся сами счета: 10, 41, 60, 62 и другие. Сюда добавляют новые субсчета, если стандартных не хватает, например отдельный субсчет для учета товаров на комиссии.

Второй уровень — регистры сведений, которые связывают объекты учета со счетами. Это «Счета учета номенклатуры» и «Счета учета расчетов с контрагентами». Именно отсюда программа подставляет счета в документы автоматически. Третий уровень — счета в карточках конкретных объектов: договоры, банковские счета организации, кассы.

Понимание этой трехуровневой схемы важно: если документ подставил неверный счет, искать причину нужно не в самом документе, а в соответствующем регистре сведений или карточке объекта.

Как добавить новый субсчет в план счетов

Откройте раздел «Главное» и перейдите в «План счетов». Найдите счет, к которому нужно добавить субсчет, например 10 «Материалы». Нажмите кнопку «Создать» и заполните код субсчета (например, 10.12), наименование, вид счета (активный, пассивный или активно-пассивный) и признаки учета: количественный, валютный, налоговый.

Обратите внимание на субконто — аналитические разрезы счета. Для нового субсчета они обычно наследуются от родительского, но их можно скорректировать. Например, для субсчета учета специальной одежды имеет смысл оставить субконто «Номенклатура» и «Склады».

Настройка счетов учета номенклатуры

Перейдите в раздел «Справочники», откройте «Номенклатура» и в шапке списка нажмите ссылку «Счета учета номенклатуры». Откроется регистр сведений, где задается соответствие: какая номенклатура, в какой организации, на каком складе и с каким типом учета связана с конкретными счетами.

Нажмите «Создать» и заполните поля. Ключевое правило: чем меньше полей заполнено, тем шире действует настройка. Запись с пустыми полями организации и номенклатуры применяется как настройка по умолчанию для всех позиций, для которых нет более точной записи.

1. 1
   Откройте «Справочники — Номенклатура — Счета учета номенклатуры»
2. 2
   Нажмите «Создать» и укажите номенклатуру или группу, организацию, склад
3. 3
   Заполните счет учета, счет доходов, счет расходов и счет НДС
4. 4
   Сохраните запись и проверьте подстановку в тестовом документе поступления

Программа выбирает счет по принципу приоритета: сначала ищет запись с максимальным числом совпадающих условий (конкретная номенклатура + конкретная организация + конкретный склад), затем — более общие записи. Это позволяет задать один общий счет для всей номенклатуры и отдельные счета для исключений.

Настройка счетов расчетов с контрагентами

Аналогичный регистр находится в разделе «Справочники — Контрагенты», ссылка «Счета учета расчетов с контрагентами». Здесь задаются счета расчетов с покупателями (обычно 62.01), авансов полученных (62.02), расчетов с поставщиками (60.01) и авансов выданных (60.02).

Можно настроить счета для конкретного контрагента, конкретного договора или для всех контрагентов сразу. Настройка для договора имеет самый высокий приоритет — это удобно, когда с одним контрагентом есть договоры в разных валютах или с разными условиями расчетов.

Счета для банковских счетов, касс и договоров

Банковские счета организации по умолчанию учитываются на счете 51, касса — на 50.01. Если организация ведет расчеты в валюте, в карточке банковского счета укажите счет 52, и программа автоматически включит валютный учет по этому счету при наличии соответствующего признака в плане счетов.

В карточке договора с контрагентом счета обычно не задаются напрямую — они берутся из регистра сведений. Но вид договора (с покупателем, с поставщиком, прочее) влияет на то, какие счета программа будет подставлять, поэтому заполняйте его корректно.

Проверка результата после настройки

Создайте тестовый документ — например, «Поступление товаров и услуг» — с номенклатурой, для которой настраивали счета. Проведите документ и откройте его движения через кнопку «Дт/Кт» или «Показать проводки». Сверьте счета дебета и кредита с ожидаемыми.

Дополнительно сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по новому субсчету: остаток и обороты должны отражаться корректно, аналитика — заполняться. После проверки тестовый документ можно пометить на удаление.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки тестового документа

Норма

Счета Дт и Кт соответствуют настройке

Тревожный признак

Подставляется пустой счет или счет из другой записи регистра

ОСВ по новому субсчету

Норма

Есть обороты, аналитика заполнена

Тревожный признак

Счет отсутствует в ОСВ или аналитика пустая

Повторное проведение старых документов

Норма

Проводки не меняются или меняются ожидаемо

Тревожный признак

Массовые изменения счетов в прошлых периодах

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить счет учета в уже проведенном документе?

Да, но только перепроведением документа после изменения настройки в регистре сведений. Учтите, что перепроведение документов прошлых периодов может изменить данные закрытых периодов — делайте это осознанно и лучше после резервной копии.

Почему программа не подставляет счет в документ?

Наиболее частая причина — в регистре сведений нет записи, подходящей под условия документа. Проверьте, есть ли общая запись с пустыми полями отбора, и заполнен ли вид номенклатуры или договора, от которого зависит выбор счета.

Можно ли добавить свой счет верхнего уровня, например 77?

Технически план счетов позволяет добавить счет первого уровня, но делать это не рекомендуется: регламентированная отчетность и типовые операции рассчитаны на стандартный план счетов. Практически любую задачу можно решить субсчетом к существующему счету.

Как задать разные счета для разных складов?

В регистре «Счета учета номенклатуры» создайте отдельные записи с заполненным полем «Склад» и нужным счетом для каждого склада. Записи со складом имеют приоритет над общими записями без склада.

Нужно ли настраивать счета заново после обновления конфигурации?

Нет, регистры сведений и план счетов — это данные информационной базы, они сохраняются при обновлении. Исключение — редкие случаи, когда в новой версии меняется структура учета; тогда об этом сообщается в описании обновления.