Учет и Финансы · 9 мин
Как сделать приходный кассовый ордер в 1С
Как создать приходный кассовый ордер в 1С: виды операций, заполнение полей, проводки, печать формы КО-1, типичные ошибки и проверка результата.
Приходный кассовый ордер (ПКО) — документ, которым в 1С оформляется любое поступление наличных денег в кассу организации: выручка от покупателей, возврат подотчётных сумм, взнос учредителя, поступление с расчётного счёта. Корректно оформленный ордер формирует проводку по дебету счёта 50, служит основанием для записи в кассовую книгу и подтверждает факт приёма денег при проверках кассовой дисциплины.
Механика работы с ПКО почти одинакова в конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Комплексная автоматизация»: отличается расположение разделов и набор видов операций. Ниже разобран порядок действий на примере «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 — самой распространённой конфигурации для учёта кассовых операций.
Где находится ПКО и какие виды операций доступны
В «1С:Бухгалтерии 8» кассовые документы расположены в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». В открывшемся журнале отображаются и приходные, и расходные ордера. Чтобы создать ПКО, нажмите кнопку «Приход» или «Создать» с последующим выбором типа документа.
Ключевое поле документа — «Вид операции». От него зависит, какие поля появятся на форме и какую корреспонденцию счетов сформирует проводка. Основные варианты:
- Оплата от покупателя — поступление наличной выручки по договору (Дт 50 — Кт 62);
- Розничная выручка — сдача выручки из торговой точки (Дт 50 — Кт 90.01);
- Возврат от подотчётного лица — неизрасходованный остаток аванса (Дт 50 — Кт 71);
- Получение наличных в банке — снятие денег с расчётного счёта по чеку (Дт 50 — Кт 51);
- Взнос в уставный капитал, возврат займа, прочее поступление — для нестандартных ситуаций.
Пошаговое создание ПКО на оплату от покупателя
Самый частый сценарий — приём наличных от покупателя в счёт оплаты по счёту или договору. Порядок действий следующий.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Приход»
- 2В поле «Вид операции» выберите «Оплата от покупателя»
- 3Укажите дату, организацию и кассу (если касс несколько)
- 4Заполните контрагента, договор и сумму поступления
- 5Проверьте счёт расчётов (обычно 62.01) и ставку НДС при необходимости
- 6В поле «Принято от» укажите ФИО плательщика, в «Основание» — реквизиты счёта или договора
- 7Нажмите «Провести» и распечатайте ордер по кнопке «Печать»
Поле «Принято от» заполняется обязательно — именно этот текст попадёт в печатную форму КО-1 и в квитанцию, которую получает плательщик. Если платит организация, укажите её наименование и, при необходимости, ФИО представителя; если физическое лицо — его ФИО полностью.
Поля «Основание» и «Приложение» формально не обязательны в программе, но их заполнение — требование порядка ведения кассовых операций: в основании указывают документ, по которому принимаются деньги (номер счёта, договора, акта), а в приложении — подтверждающие бумаги, если они есть.
Оформление ПКО по другим операциям
Возврат от подотчётного лица
Выберите вид операции «Возврат от подотчётного лица» и укажите сотрудника из справочника физических лиц. Программа сформирует проводку Дт 50 — Кт 71. Перед вводом ордера полезно сверить остаток задолженности сотрудника по отчёту «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71», чтобы не принять сумму больше фактического долга.
Получение наличных в банке
Для снятия денег с расчётного счёта сначала оформляется документ «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Перевод наличных в кассу» (или «Снятие наличных»), затем на его основании создаётся ПКО. Такой двухшаговый механизм нужен, чтобы между списанием со счёта и оприходованием в кассу деньги могли «висеть» на счёте 57 «Переводы в пути», если кассир получает их не в день списания.
Розничная выручка
При сдаче выручки из магазина используется операция «Розничная выручка» с указанием склада (торговой точки). Если учёт ведётся с применением ККТ и оформляются отчёты о розничных продажах, выручка часто приходуется автоматически на основании этих отчётов — дублировать ПКО вручную тогда не нужно.
Сравнение вариантов ввода
Подходит для разовых поступлений: взносов, возвратов, оплат без счёта. Требует внимательного заполнения счетов учёта
ПКО создаётся из счёта покупателю, реализации или списания с расчётного счёта — поля подставляются автоматически, меньше риск ошибки
Для розницы: выручка приходуется по данным отчётов о продажах. Ручной ввод в этом случае приведёт к задвоению
Проводки, печать КО-1 и кассовая книга
После нажатия кнопки «Провести» документ формирует бухгалтерскую запись. Проверить её можно по кнопке «Дт/Кт» или «Показать проводки» в форме документа. Типовая корреспонденция — дебет счёта 50.01 «Касса организации» и кредит счёта, соответствующего виду операции.
Печатная форма ордера вызывается кнопкой «Печать» → «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Форма включает сам ордер и отрывную квитанцию, которая выдаётся лицу, внёсшему деньги. Ордер подписывает главный бухгалтер (или уполномоченное лицо), квитанцию заверяет печатью при её наличии.
Проведённый ПКО автоматически попадает в кассовую книгу (раздел «Банк и касса» → «Кассовая книга») за дату документа. Если документ распровести или пометить на удаление, запись из книги исчезнет, а нумерация ордеров не перестроится автоматически — за этим нужно следить вручную.
Как проверить результат
Дт 50.01 и корректный счёт кредита по виду операции
Проводок нет, либо кредитуется не тот счёт — проверьте вид операции
Ордер виден в приходе, остаток на конец дня неотрицательный
Документа нет в книге — он не проведён или дата другая
Заполнены «Принято от», основание, сумма прописью
Пустые поля — вернитесь в документ и заполните их до печати
Типичные ошибки и как их избежать
Отдельная группа ошибок связана с нумерацией. Программа присваивает номер автоматически, но при переносе документов между базами или восстановлении из копий нумерация может сбиться. Периодически сверяйте последовательность номеров в журнале кассовых документов с бумажными ордерами.
Ограничения и особенности учёта
Программа не контролирует лимит остатка кассы автоматически — соблюдение лимита (если он установлен для организации) остаётся зоной ответственности бухгалтера. Сверяйте остаток по счёту 50 с установленным лимитом в конце каждого рабочего дня; превышение грозит претензиями при проверке кассовой дисциплины.
Если организация ведёт несколько касс (например, по обособленным подразделениям), убедитесь, что в документе выбрана правильная касса. Проводка по «чужой» кассе исказит аналитику и усложнит инвентаризацию наличных.
Что важно запомнить
ПКО создаётся в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы» кнопкой «Приход». Главное — правильно выбрать вид операции, заполнить сумму, поле «Принято от» и основание, затем провести документ и проверить проводку Дт 50 и запись в кассовой книге. Печатная форма КО-1 выводится кнопкой «Печать», квитанция выдаётся плательщику.
Частые вопросы
Можно ли изменить проведённый приходный ордер?
Да, но сначала нужно отменить проведение кнопкой «Отменить проведение» (или через меню «Ещё»). После исправления документ проводится заново. Учтите: если за дату ордера уже сформирована и подписана кассовая книга, изменения потребуют её перепечатывания.
Как оформить ПКО, если деньги внёс учредитель?
Используйте вид операции «Взнос в уставный капитал» (для вклада в уставный капитал) или «Прочее поступление» с указанием соответствующего счёта, например 75.01 «Расчёты по вкладам в уставный капитал». В поле «Принято от» укажите ФИО учредителя, в основании — решение или договор.
Почему ПКО не попадает в кассовую книгу?
Чаще всего документ просто не проведён — проверьте его статус в журнале (у проведённого документа нет пометки и есть «зелёная» отметка). Также проверьте дату документа и выбранную организацию: книга строится по конкретной организации за конкретный день.
Нужно ли печатать ордер, если учёт полностью электронный?
Кассовые документы допускается оформлять в электронном виде с подписанием электронной подписью — это предусмотрено порядком ведения кассовых операций. Если в организации принят бумажный документооборот, ордер распечатывается, подписывается и хранится вместе с отчётом кассира.
Что делать, если ошиблись суммой и ордер уже выдан плательщику?
Исправительный документ в 1С не предусмотрен для кассовых ордеров. Оформите сторнирующую операцию: расходный кассовый ордер на возврат ошибочно принятой суммы и новый ПКО на правильную сумму с корректными реквизитами. Оформление «задним числом» без отражения в кассовой книге недопустимо.
Как провести ПКО за прошлый период, если он закрыт?
Сначала откройте период: снимите запрет изменения данных в разделе «Администрирование» → «Поддержка и обслуживание» (дата запрета изменения данных). После ввода документа восстановите запрет и перепроведите закрывающие операции периода, если это требуется. Учтите, что изменение закрытого периода может повлиять на сданную отчётность.