Как в 1С 8.3 сделать акт сверки по всем договорам

Стандартный акт сверки взаиморасчётов в 1С 8.3 по умолчанию формируется по одному договору, и это часто мешает: у контрагента может быть несколько договоров поставки, оказания услуг, займа, и сверять каждый отдельно долго. Чтобы получить сводный акт по всем договорам, нужно правильно настроить документ «Акт сверки взаиморасчётов» в разделе «Покупки» или «Продажи» — либо воспользоваться отчётом, который умеет группировать данные без разбивки по договорам.

Ниже разобраны оба рабочих способа: через документ с отключённым отбором по договору и через отчёт «Анализ расчётов с контрагентами» / «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту». Также рассмотрены настройки счетов учёта, типичные причины расхождений и проверка результата перед отправкой акта контрагенту.

Где находится акт сверки и какие данные он собирает

Документ «Акт сверки взаиморасчётов» в типовых конфигурациях 1С 8.3 (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) расположен в разделах «Покупки» и «Продажи». В Бухгалтерии 3.0 путь такой: «Продажи» → «Акты сверки расчётов с контрагентами» (или «Покупки» → аналогичный журнал). Документ один и тот же, различается только точка входа.

Акт собирает обороты по счетам расчётов с контрагентами: 60 «Расчёты с поставщиками», 62 «Расчёты с покупателями», 66 и 67 «Расчёты по кредитам и займам», 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами». Какие именно счета попадут в сверку, определяется настройками документа — об этом ниже. Важно понимать: если расчёты по какому-то договору учитываются на нестандартном счёте и этот счёт не отмечен в настройках, данные по договору в акт не попадут.

Способ 1. Акт сверки по всем договорам через документ

Основной приём прост: не заполнять поле «Договор» в шапке документа. В типовой Бухгалтерии 3.0, если договор не указан, программа включает в сверку все договоры выбранного контрагента, по которым были движения за период. В печатной форме операции при этом группируются по договорам либо выводятся общим списком — в зависимости от настройки группировки.

Порядок действий:

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Акты сверки расчётов с контрагентами» и создайте новый документ.
2. 2
   Укажите организацию, контрагента и период сверки. Поле «Договор» оставьте пустым.
3. 3
   На вкладке настройки счетов отметьте нужные счета расчётов (60, 62, 66, 67, 76).
4. 4
   Нажмите «Заполнить» — программа подберёт обороты по всем договорам контрагента.
5. 5
   Проверьте сальдо на начало и конец периода, затем выведите печатную форму кнопкой «Печать».

Если поле «Договор» обязательно к заполнению и не даёт себя очистить (такое встречается в некоторых отраслевых конфигурациях и старых релизах), проверьте, нет ли в форме переключателя вида сверки: «по договору» / «по контрагенту» / «по счёту». В Управлении торговлей 11, например, акт сверки строится по соглашению или по партнёру в целом — там достаточно выбрать партнёра без конкретного соглашения.

После заполнения обязательно пролистайте табличную часть: в ней должны встречаться документы, относящиеся к разным договорам. Если видны операции только по одному договору — значит, отбор всё же действует, и нужно вернуться к настройкам.

Способ 2. Сводная сверка через отчёты

Когда документ «Акт сверки» по какой-то причине не подходит — например, нужна сверка сразу по десятку контрагентов или нестандартная группировка, — используются отчёты. В Бухгалтерии 3.0 это может быть «Анализ расчётов с контрагентами» либо «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» по счетам 60, 62, 76 с группировкой по контрагенту и договору.

Для сводной картины по всем договорам в настройках отчёта (кнопка «Показать настройки» → вкладка «Группировка») оставьте только поле «Контрагенты» и уберите «Договоры» из структуры. В отборе укажите конкретного контрагента и период. Отчёт покажет сальдо и обороты в целом по контрагенту, что удобно для быстрой сверки итогов, хотя по форме это не классический двусторонний акт.

Документ или отчёт — что выбрать

Документ «Акт сверки взаиморасчётов»

Подходит для официальной двусторонней сверки: есть печатная форма с местом под подписи, фиксируется в базе. Ограничение — один контрагент на документ.

Отчёт «Анализ расчётов» / ОСВ по счёту

Подходит для внутренней проверки и быстрого поиска расхождений по всем договорам. Не является официальным актом и требует ручной доработки формы для отправки контрагенту.

Настройка счетов и периода сверки

Перед заполнением акта откройте вкладку со счетами учёта (в Бухгалтерии 3.0 это таблица «Счета учёта расчётов» в шапке или на отдельной закладке). По умолчанию отмечены 60, 62 и 76 счета. Если с контрагентом были операции по займам (66, 67), процентам или расчётам в валюте на специальных субсчетах — отметьте их вручную, иначе часть задолженности «выпадет» из сверки.

Период сверки задавайте осознанно. Сальдо на начало периода программа берёт из учёта автоматически, и если прошлая сверка с этим контрагентом заканчивалась, например, 31 декабря, логично начинать новую с 1 января — так стык периодов будет прозрачным. Сверка «внахлёст» или с пропуском периодов затрудняет поиск расхождений в будущем.

Проверка результата перед отправкой контрагенту

Главный контрольный показатель — итоговое сальдо в акте. Сверьте его с сальдо по контрагенту в оборотно-сальдовой ведомости на ту же дату по тем же счетам. Значения должны совпасть до копейки. Если не совпадают — в акт попали не все счета или, наоборот, лишние.

Дополнительно проверьте, что в табличной части нет документов с пометкой на удаление или непроведённых — типовой механизм их не включает, но при доработанных конфигурациях это стоит проконтролировать. Также убедитесь, что реквизиты организации и контрагента (ИНН, КПП, адреса) актуальны: они подтягиваются из справочников на момент печати.

Контрольные точки

Как проверить сформированный акт

Сальдо на конец периода в акте

Норма

Совпадает с сальдо по контрагенту в ОСВ по счетам 60/62/76 на ту же дату

Тревожный признак

Разница есть — проверьте список счетов в настройках акта

Состав операций

Норма

В таблице есть документы по всем договорам контрагента, по которым были движения

Тревожный признак

Операции только по одному договору — действует отбор по договору

Сальдо на начало периода

Норма

Равно конечному сальдо предыдущего подписанного акта сверки

Тревожный признак

Начальное сальдо «съехало» — возможны непроведённые или изменённые документы прошлых периодов

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая причина «неполного» акта — забытый отбор по договору, который программа подставила автоматически при выборе контрагента (если у контрагента один договор, 1С часто заполняет поле сама). Вторая по частоте причина — не отмечен счёт 76, на котором висят расчёты по претензиям или агентским операциям.

Ещё одно ограничение: типовой акт сверки формируется только по одному контрагенту. Массовая сверка по списку контрагентов штатно не предусмотрена — для этого используют отчёты, внешние обработки или доработку конфигурации. Не пытайтесь «схитрить» групповым созданием документов через копирование: заполнять каждый акт всё равно придётся отдельно.

Частые вопросы

Почему поле «Договор» заполняется само и не очищается?

Если у контрагента в справочнике заведён один договор, 1С подставляет его автоматически. Очистите поле вручную через кнопку очистки (крестик) в поле ввода. Если конфигурация доработана и поле сделано обязательным, сверку по всем договорам придётся строить отчётом либо обратиться к специалисту по сопровождению для изменения формы.

Можно ли сделать один акт сверки сразу по нескольким контрагентам?

Типовой документ — нет, он работает с одним контрагентом. Для массовой сверки используйте отчёт «Анализ расчётов с контрагентами» или ОСВ по счетам расчётов с группировкой по контрагентам, либо подключите внешнюю обработку массового формирования актов.

В акте по всем договорам итог не сходится с ОСВ. Что проверить в первую очередь?

Список счетов в настройках акта и период. Затем сравните ОСВ по счетам 60, 62, 76 с отбором по контрагенту — по какому счёту разница. Часто причина в ручных операциях или в расчётах, проведённых через счёт, который не отмечен в акте.

Как вывести в акте расшифровку по договорам, а не общий список?

В настройках печатной формы или в параметрах заполнения документа (зависит от конфигурации) выберите группировку «по договорам». В Бухгалтерии 3.0 при незаполненном договоре печатная форма по умолчанию разбивает операции по договорам с промежуточными итогами.

Что делать, если контрагент вернул акт с расхождениями?

Запросите у контрагента его расшифровку расхождений и сопоставьте документы построчно: обычно это неотражённая у одной из сторон оплата, возврат или счёт-фактура. Расхождение фиксируется в акте отдельными строками «по данным контрагента», после чего вносится корректирующий документ в учёт той стороны, где документ отсутствовал.

Нужно ли проводить документ «Акт сверки», влияет ли он на учёт?

Акт сверки не формирует бухгалтерских проводок и не меняет сальдо — это справочно-фиксирующий документ. Проведение нужно лишь для того, чтобы документ сохранился в журнале как действующий, а не как черновик.