Учет и Финансы · 9 мин
Как сшить кассовую книгу за год: образец и порядок работы из 1С
Как распечатать, пронумеровать, прошнуровать и заверить кассовую книгу за год: настройки печати в 1С, порядок сшивания листов и типичные ошибки.
Кассовая книга — журнал, в котором фиксируются все операции по приходу и расходу наличных денег в кассе организации. В 1С (например, в «1С:Бухгалтерии 8») книга формируется автоматически на основании проведённых приходных и расходных кассовых ордеров, поэтому задача бухгалтера сводится к корректному выводу документа на печать и его правильному оформлению.
Прежде чем сшивать книгу, важно понять, нужна ли она вообще в бумажном виде. Согласно Указанию ЦБ РФ № 3210-У, организации вправе вести кассовую книгу в электронном виде с подписанием электронной подписью. Малые предприятия и ИП вправе вообще не вести кассовую книгу. Бумажный вариант потребуется, если внутренними документами организации закреплён именно такой порядок или если книгу запрашивает проверяющий орган, архив либо банк.
Если бумажная книга всё же нужна, дальше работа делится на три этапа: проверка данных в программе, печать и нумерация листов, прошивка и заверение. Ниже разобран каждый этап с конкретными действиями.
Проверка данных в 1С перед печатью
Сшитая книга — итоговый документ, и исправить что-то в ней после прошивки уже нельзя. Поэтому сначала убедитесь, что в базе отражены все кассовые операции за год: проведены все приходные и расходные кассовые ордера, нет помеченных на удаление документов, которые должны были попасть в книгу.
Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и отфильтруйте список по году. Сверьте количество документов с первичкой: подписанные бумажные ордера должны совпадать с электронными. Особое внимание уделите документам на стыке месяцев — именно там чаще всего теряются поздно внесённые ордера.
Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50 «Касса» за год и сверьте итоговые обороты по дебету и кредиту с будущими итогами кассовой книги. Расхождение — сигнал о пропущенном документе или неправильной дате проведения.
Формирование и печать кассовой книги в 1С
В «1С:Бухгалтерии 8.3» перейдите в раздел «Банк и касса» → «Кассовая книга». Укажите период — с 1 января по 31 декабря нужного года, выберите организацию и нажмите «Сформировать».
Программа выведет листы кассовой книги по дням, в которые были операции. Дни без движений по кассе в книгу не включаются — это нормально, пустых листов быть не должно. Каждый лист содержит номер документа, корреспондирующий счёт, суммы прихода и расхода.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовая книга» и задайте период — весь год
- 2Проверьте организацию и кассу, по которой формируется отчёт
- 3Нажмите «Сформировать» и просмотрите листы на экране
- 4Распечатайте книгу на принтере в один экземпляр на бумаге формата А4
- 5Проверьте, что все страницы напечатались без обрезаний и пропусков
Печатайте книгу один раз и сразу в хорошем качестве: бледный или смазанный текст на отдельных листах может стать проблемой при проверке. Если в настройках печати задана ориентация «альбомная», убедитесь, что так задумано — обычно книгу печатают в книжной ориентации для удобства сшивания.
Если касс несколько
При наличии нескольких касс (например, основная касса и операционные кассы подразделений) книга формируется по каждой кассе отдельно. В отборе отчёта укажите конкретную кассу и сформируйте отдельный комплект листов. Сшивать листы разных касс в одну книгу нельзя.
Нумерация листов
Листы кассовой книги нумеруются сквозной нумерацией с начала года. В типовых конфигурациях 1С номер листа проставляется автоматически при формировании — проверьте, что нумерация начинается с 1 и идёт без пропусков и повторов.
Если программа по какой-то причине не проставила номера (например, используется самописная печатная форма), пронумеруйте листы вручную простым карандашом или чёрной ручкой в правом верхнем углу. Ручная нумерация не должна вызывать сомнений: цифры пишутся разборчиво, без исправлений.
Прошивка кассовой книги: пошаговый образец
Прошивка — механическая операция, но выполнить её нужно аккуратно, чтобы книга не рассыпалась при хранении и чтобы заверительная надпись фиксировала целостность комплекта.
- 1Сложите листы строго по номерам, выровняйте края и скрепите зажимом
- 2Шилом пробейте два или три отверстия вдоль левого поля на расстоянии 3–5 см от края
- 3Прошейте книгу прочной нитью (шпагатом или суровой ниткой) в два сложения
- 4Выведите концы нити на оборот последнего листа и завяжите узлом
- 5Наклейте на узел небольшой бумажный листок (например, 4×6 см), чтобы он закрывал узел и часть нити
- 6На бумажном листке напишите: «Прошнуровано и пронумеровано N листов» — число прописью и цифрами
- 7Поставьте подпись руководителя с расшифровкой и оттиск печати так, чтобы печать частично заходила на листок и на страницу
Заверительная надпись делается на последнем листе книги. Пример формулировки: «В настоящей кассовой книге прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью 87 (восемьдесят семь) листов». Рядом — должность, подпись руководителя, дата и оттиск печати организации.
Если в организации печать отменена (это правомерно для ООО и АО, закрепивших отказ в уставе), книга заверяется только подписью руководителя. Указывать «М.П.» в этом случае не нужно.
Электронная книга вместо бумажной
Электронная кассовая книга формируется в той же 1С, но не печатается и не прошивается: листы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью кассира и бухгалтера по окончании каждого рабочего дня либо в иные сроки, установленные внутренними правилами.
Сравнение вариантов ведения книги
Подходит, если порядок закреплён в учётной политике или книгу требуют в бумаге. Требует печати, прошивки, заверения и физического архива.
Подходит большинству организаций. Не нужно сшивать, но требуется действующая квалифицированная электронная подпись и порядок хранения электронных документов.
Доступен субъектам малого предпринимательства и ИП. Кассовые операции отражаются в учёте, но книга не ведётся.
Переход на электронный формат закрепите в учётной политике или приказе руководителя. Если до этого книга велась на бумаге, бумажные книги прошлых лет всё равно хранятся в архиве в течение установленного срока — как правило, не менее пяти лет.
Проверка готовой книги и хранение
После прошивки перелистайте книгу целиком: все листы должны захватываться нитью, страницы не должны выпадать, нумерация читается без усилий. Проверьте, что заверительная надпись стоит именно на последнем листе и количество листов в надписи совпадает с фактическим.
Как проверить результат
Сквозная, с 1 до последнего листа, без пропусков
Пропуски, повторы номеров, номера не совпадают с надписью о количестве
Нить захватывает все листы, узел закрыт бумажным листком с печатью
Отдельные листы свободно вытаскиваются, узел открыт
Подпись руководителя, дата, количество листов прописью, печать заходит на листок
Нет подписи или печати, количество листов не указано
Обороты книги сходятся с ОСВ по счёту 50
Суммы расходятся, есть дни с операциями, не вошедшие в книгу
Готовая книга хранится в сейфе или архиве вместе с кассовыми документами. Доступ к ней ограничивается: книга — документ строгой отчётности по сути, и её утрата создаёт серьёзные проблемы при проверках.
Что важно запомнить
Сначала сверьте кассовые документы с ОСВ по счёту 50, затем сформируйте и распечатайте книгу в 1С за полный год, пронумеруйте листы, прошейте нитью и заверьте последний лист подписью руководителя и печатью с указанием количества листов. Проверьте, нужна ли бумажная книга вообще — большинство организаций вправе вести её в электронном виде.
Частые вопросы
Обязательно ли сшивать кассовую книгу, если она ведётся в 1С?
Нет. Если организация ведёт книгу в электронном виде с электронной подписью, распечатывать и прошивать её не требуется. Бумажная прошитая книга нужна только при бумажном порядке ведения, закреплённом внутренними документами, либо по требованию проверяющих.
Что делать, если в 1С номер листа не проставляется?
Проверьте настройки печатной формы отчёта «Кассовая книга» — в типовых конфигурациях нумерация формируется автоматически. Если используется доработанная форма без номеров, пронумеруйте листы вручную разборчиво, без исправлений, до прошивки.
Можно ли сшить книгу скрепками или на степлере вместо нити?
Нет. Требование о прошнуровке предполагает именно прошивку нитью с выводом концов на оборот и их опечатыванием. Скрепки и степлер не фиксируют целостность комплекта — листы можно незаметно извлечь или заменить.
Сколько лет хранить сшитую кассовую книгу?
Кассовые книги подлежат хранению в архиве, как правило, не менее пяти лет после окончания года, за который они сформированы. Точный срок зависит от перечня документов и требований архивного законодательства — сверьтесь с приказом об организации архива в вашей организации.
Кто подписывает заверительную надпись на прошивке?
Книгу заверяет руководитель организации либо уполномоченное им лицо. Кассир и бухгалтер подписывают сами листы книги, но заверительная надпись о количестве прошнурованных листов относится к полномочиям руководителя.
Нужно ли сшивать книгу, если операций по кассе за год не было?
Если движений по кассе не было, листов книги не формируется и сшивать нечего. Достаточно зафиксировать отсутствие операций в учётных данных. Нулевую книгу с пустыми листами формировать не требуется.