Учет и Финансы · 11 мин
Как распечатать табель учета рабочего времени в 1С 8.3
Пошаговая инструкция: как в 1С 8.3 ЗУП сформировать и распечатать табель учета рабочего времени по форме Т-13, настроить период, подразделение и проверить данные.
Табель учета рабочего времени — один из основных кадровых документов, который нужен для расчета зарплаты, отчетности и внутреннего контроля. В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 (ЗУП) табель формируется автоматически на основе введенных данных о графиках, отпусках, больничных и других отклонениях, поэтому распечатать его можно буквально в несколько кликов. Главное — знать, где находится нужный отчет и какие настройки проверить перед печатью.
В типовой ЗУП 8.3 используется отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)», который строится по унифицированной форме. Перед печатью важно убедиться, что в программе заполнены производственный календарь, графики работы сотрудников и документы отклонений — иначе в бумажный табель попадут неполные или неверные данные. Ниже разобран полный порядок действий: от поиска отчета до проверки готовой печатной формы.
Где находится отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)»
В типовой конфигурации 1С:ЗУП 8.3 отчет расположен в разделе «Зарплата». Откройте подраздел «Отчеты, справки по зарплате» — в списке отчетов найдите строку «Табель учета рабочего времени (Т-13)». Если список отчетов длинный, воспользуйтесь строкой поиска в верхней части окна: достаточно набрать «табель».
Альтернативный путь — раздел «Кадры», подраздел «Кадровые отчеты», где также доступен отчет «Табель учета рабочего времени». В некоторых настройках интерфейса отчеты могут быть перенесены администратором в другие разделы, поэтому если вы не видите нужный пункт, проверьте права доступа: пользователю должна быть доступна роль, позволяющая работать с кадровыми отчетами.
В конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8.3» и «1С:КАМИН» механика похожая, но расположение отчета отличается. В статье описан порядок именно для ЗУП 8.3 — самой распространенной конфигурации для кадрового учета и расчета зарплаты.
Подготовка данных перед печатью табеля
Качество печатной формы полностью зависит от полноты учетных данных. Перед формированием табеля пройдитесь по четырем пунктам: производственный календарь заполнен на нужный год, каждому сотруднику назначен график работы, все отпуска и больничные введены документами, а увольнения и приемы оформлены кадровыми приказами.
Производственный календарь обновляется в разделе «Настройка» → «Производственные календари». Графики работы сотрудников проверяются в «Настройка» → «Графики работы сотрудников», а назначение графика конкретному человеку — в кадровом документе приема на работу или в документе «Изменение графика работы списком сотрудников».
Отклонения от графика вводятся документами: «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Прогул, отсутствие», «Работа сверхурочно» и другими. Если отклонение было, но документ не введен, в табеле дни отсутствия отобразятся как обычные рабочие, и сумма расчета зарплаты тоже будет неверной.
Пошаговая инструкция: как сформировать и распечатать табель
После проверки данных переходите к формированию отчета. Процедура занимает меньше минуты и не требует специальных прав, кроме доступа к кадровым отчетам.
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «Отчеты, справки по зарплате» и выберите «Табель учета рабочего времени (Т-13)».
- 2В шапке отчета укажите период — обычно календарный месяц или его половину, если табель ведется дважды в месяц.
- 3Выберите организацию. При необходимости укажите подразделение, чтобы распечатать табель только по нему.
- 4Нажмите кнопку «Сформировать» и дождитесь построения отчета.
- 5Проверьте содержимое: фамилии сотрудников, коды явок и отсутствий, итоговые часы и дни.
- 6Нажмите кнопку «Печать» на панели отчета, выберите принтер, при необходимости задайте альбомную ориентацию и масштаб, затем отправьте на печать.
Если табель не помещается на лист по ширине, откройте настройки печати (кнопка с изображением принтера → «Параметры страницы») и переключите ориентацию на альбомную. Также полезна опция «Уместить на одну страницу по ширине» в предварительном просмотре — она сохраняет читаемость формы Т-13.
Для сохранения табеля в электронном виде используйте кнопку «Сохранить» на панели отчета: доступны форматы MXL, Excel, PDF и другие. PDF удобен для передачи в архив или руководителю, Excel — если форму нужно дополнительно обработать вручную.
Настройки отчета: подразделение, период и варианты формы
Кнопка «Настройки» (или «Еще» → «Изменить вариант отчета») открывает расширенные параметры. Здесь можно добавить отбор по конкретному сотруднику, должности или группе подразделений, изменить группировку строк и включить вывод дополнительных полей, например табельного номера.
Отбор по подразделению особенно полезен в крупных организациях: руководителю отдела печатается табель только его сотрудников, а сводный табель по всей организации формирует кадровик. Учтите, что подразделения в отчете берутся из кадровых данных на конец периода — сотрудник, переведенный в середине месяца, попадет в подразделение по состоянию на дату формирования или по правилам, заданным в настройках отчета.
Если в организации принято распечатывать табель дважды в месяц (за первую половину и за месяц целиком), просто задавайте соответствующий период в шапке отчета. Программа корректно посчитает дни и часы за любой выбранный интервал внутри месяца.
Удобно сохранить настроенный вариант отчета: после установки нужных отборов нажмите «Еще» → «Сохранить вариант отчета» и задайте понятное имя, например «Табель Т-13 по подразделению». В следующий раз настройки подставятся автоматически, что исключает случайную печать табеля не по тому подразделению.
Проверка сформированного табеля перед печатью
Даже при полностью ведущемся учете перед печатью стоит пройтись по ключевым контрольным точкам. Это занимает пару минут и избавляет от переделок подписанных документов.
Как проверить результат
Все принятые и работающие в периоде сотрудники присутствуют, уволенные до начала периода отсутствуют
Кого-то не хватает или есть лишние строки — проверьте кадровые приказы и даты приема/увольнения
Рабочие дни отмечены кодом Я, отпуска — ОТ, больничные — Б, командировки — К
В дни отпуска или больничного стоит явка — документ отклонения не введен или не проведен
Суммы в итоговых колонках совпадают с количеством рабочих дней по графику сотрудника
Итоги не сходятся с графиком — проверьте назначение графика работы и производственный календарь
В шапке формы указаны нужный месяц и правильная организация
Период или организация другие — измените параметры и сформируйте отчет заново
Отдельно проверьте сотрудников с нестандартными ситуациями: работающих неполный день, совместителей, находящихся в отпуске без сохранения зарплаты. Именно по ним чаще всего возникают расхождения, потому что для них важны корректно введенные документы отклонений и правильные графики.
Частые ошибки и способы их устранения
Большинство проблем с печатью табеля связано не с самим отчетом, а с состоянием учетных данных. Ниже — типичные ситуации и порядок действий.
Если после исправления данных отчет показывает старую информацию, закройте его и сформируйте заново кнопкой «Сформировать» — отчет в 1С не обновляется автоматически при изменении документов в других окнах.
Печать табеля в других конфигурациях и альтернативные варианты
В «1С:Бухгалтерии 8.3» табель учета рабочего времени доступен, если в настройках включен кадровый учет: отчет находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» или через «Все отчеты». Однако функциональность бухгалтерской конфигурации по кадрам ограничена — для полноценного учета отклонений лучше подходит ЗУП.
Сравнение вариантов
Типовой способ: строится по учетным данным, поддерживает отборы и настройки. Подходит почти всегда, когда ведется учет в ЗУП.
Применяется, когда фактические данные вводятся вручную документом «Табель» в разделе «Зарплата». Печатная форма соответствует введенным вручную данным, а не графику.
Подходит для разовых нестандартных ситуаций, но требует ручного контроля и не заменяет учетные данные в программе.
В программах семейства КАМИН и в отраслевых решениях на платформе 1С название отчета и его расположение могут отличаться, но общий принцип тот же: кадровый отчет формируется по периоду и организации, а печать выполняется стандартной кнопкой печати табличного документа.
FAQ: частые вопросы о печати табеля в 1С 8.3
Можно ли распечатать табель не за месяц, а за первую половину?
Да. В шапке отчета задайте произвольный период, например с 1 по 15 число месяца, и нажмите «Сформировать». Программа построит форму Т-13 только за указанные дни с корректными итогами по дням и часам.
Почему в табеле у сотрудника все дни пустые?
Наиболее вероятная причина — сотруднику не назначен график работы или прием на работу проведен датой позже начала периода отчета. Откройте карточку сотрудника, проверьте кадровые документы и назначенный график, затем пересформируйте отчет.
Как распечатать табель только по одному подразделению?
В шапке отчета заполните поле «Подразделение» или добавьте отбор по подразделению через кнопку «Настройки». После формирования в отчет попадут только сотрудники выбранного подразделения.
Что делать, если на печати табель не помещается на лист?
Перед печатью откройте «Параметры страницы» и переключите ориентацию на альбомную, а в предварительном просмотре включите масштабирование «Уместить по ширине на одну страницу». Форма Т-13 широкая, поэтому альбомная ориентация для нее стандартна.
Можно ли сохранить табель в PDF или Excel?
Да. После формирования отчета нажмите кнопку «Сохранить» на панели табличного документа и выберите нужный формат: PDF подходит для передачи и архива, Excel — для дополнительной обработки данных.
Отчет сформирован, но данные в нем устарели. Почему?
Отчет в 1С не обновляется автоматически при изменении документов. Если вы ввели или провели документы (отпуск, больничный, прием на работу) после формирования отчета, нажмите «Сформировать» повторно, чтобы получить актуальные данные.
Что важно запомнить
Табель Т-13 в 1С:ЗУП 8.3 печатается из раздела «Зарплата» → «Отчеты, справки по зарплате»: укажите период, организацию и при необходимости подразделение, сформируйте отчет и отправьте на печать в альбомной ориентации. Качество формы зависит от учетных данных — перед печатью проверьте графики работы, производственный календарь и проведенные документы отклонений.