Учет и Финансы · 9 мин
Как учитывать канцтовары в 1С: пошаговая инструкция
Как учесть канцтовары в 1С: поступление, счета учета 10.01 и 26, списание на расходы, документы и проводки. Пошаговая инструкция для бухгалтера.
Канцелярские товары — типичная «мелочёвка», которая регулярно вызывает вопросы у бухгалтера: на какой счёт оприходовать, когда списывать, нужен ли складской учёт. В 1С:Бухгалтерии есть несколько рабочих схем, и выбор зависит от суммы покупки, учётной политики организации и того, кто использует материалы — офис целиком или конкретные подразделения.
Основная логика проста: канцтовары — это материально-производственные запасы, которые приобретаются для собственных нужд и потребляются в течение короткого времени. Чаще всего их учитывают на счёте 10.01 «Сырье и материалы» (или 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»), а затем списывают на счета затрат — 26 «Общехозяйственные расходы», 25, 44 в зависимости от назначения.
В статье разобраны обе практикуемые схемы: классическая «через склад» с последующим списанием требованием-накладной и упрощённая, когда канцтовары списываются сразу при поступлении. Также рассмотрены авансовые отчёты, типовые ошибки и способы проверить корректность учёта.
Определяем схему учёта: через склад или сразу в расходы
Первый шаг — выбрать подход и закрепить его в учётной политике. Существенность критерия организация определяет сама: если покупки канцтовары нерегулярны и суммы малы (условно, единицы тысяч рублей в месяц), многие списывают их сразу на расходы в момент приобретения. Это упрощает документооборот и не искажает отчётность.
Если же закупки крупные, материалы хранятся на складе и выдаются подразделениям по мере необходимости, корректнее классическая схема: оприходование на счёт 10 и последующее списание по мере выдачи. Такой вариант даёт контроль остатков и позволяет распределять расходы между подразделениями и периодами.
Как выбрать схему учёта
Настраиваем номенклатуру и счета учёта
В справочнике «Номенклатура» создайте группу «Канцелярские товары» и заведите позиции: бумага, ручки, папки, степлеры и т.д. Для каждой позиции укажите вид номенклатуры «Материалы» — от него зависят счета учёта по умолчанию.
Проверьте настройку счетов: раздел «Справочники» → «Номенклатура» → ссылка «Счета учёта номенклатуры». Для вида «Материалы» типичная настройка: счёт учёта — 10.01, счёт передачи — тот же 10.01 (или 10.09, если используете его для хозпринадлежностей). Если по учётной политике канцтовары идут на 10.09, создайте отдельный вид номенклатуры с этим счётом, чтобы не править проводки вручную в каждом документе.
Единообразие здесь критично: если часть позиций заведена с одним счётом, а часть с другим, оборотно-сальдовая ведомость «расползётся», и сверка с поставщиками и складом займёт лишнее время.
Оформляем поступление канцтоваров
Стандартный путь: раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные)» → кнопка «Поступление» → «Товары (накладная)». Заполните контрагента, договор, склад и табличную часть с позициями номенклатуры, количеством и ценами из накладной поставщика.
Проверьте вкладку «Счета учёта» (или колонку счетов в табличной части): счёт учёта должен быть 10.01 или 10.09, счёт НДС — 19.03. После проведения документ сформирует проводки Дт 10.01 Кт 60.01 на стоимость без НДС и Дт 19.03 Кт 60.01 на налог. Если НДС принимается к вычету, дополнительно создайте счёт-фактуру по кнопке внизу документа.
При упрощённой схеме (сразу в расходы) есть два варианта. Первый — в том же документе поступления вручную заменить счёт учёта на 26 с указанием статьи затрат «Канцелярские расходы» (вид расхода — «Прочие затраты» или материальные, по учётной политике). Второй — оприходовать на 10.01 и в тот же день оформить требование-накладную на всё количество. Второй вариант прозрачнее для аналитики.
- 1Создайте документ «Поступление (акты, накладные)» с видом «Товары (накладная)»
- 2Заполните поставщика, договор, склад и табличную часть по накладной
- 3Проверьте счета учёта: 10.01 (или 10.09) и 19.03
- 4Проведите документ и зарегистрируйте счёт-фактуру
- 5Сверьте итоговую сумму документа с бумажной накладной
Списываем канцтовары на расходы
Для списания по мере использования служит документ «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство» в зависимости от интерфейса). На вкладке «Материалы» укажите позиции и количество, на вкладке «Счёт затрат» — счёт списания, подразделение и статью затрат.
Типовые проводки при списании:
| Назначение канцтоваров | Дебет | Кредит | Комментарий |
|---|---|---|---|
| Офис, администрация | 26 | 10.01 | Общехозяйственные расходы |
| Торговый зал, отдел продаж | 44 | 10.01 | Расходы на продажу |
| Производственный цех | 25 | 10.01 | Общепроизводственные расходы |
| Основное производство (упаковка и т.п.) | 20 | 10.01 | Если прямо связано с выпуском |
Статью затрат заведите заранее в справочнике «Статьи затрат» — например, «Канцелярские расходы». Важно корректно указать вид расхода для налогового учёта: для целей налога на прибыль канцтовары обычно относятся к материальным расходам (пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ) или к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
Покупка через подотчётных лиц
Частый сценарий: сотрудник купил ручки и бумагу в магазине за свои деньги или за выданный аванс. В этом случае используйте документ «Авансовый отчёт» (раздел «Покупки» или «Банк и касса»). На вкладке «Оплата» или «Товары» (в зависимости от релиза) укажите приобретённые позиции с реквизитами чека или товарного чека.
Проводки будут аналогичными: Дт 10.01 Кт 71.01. Если сотруднику сначала выдали деньги, оформите «Выдача денежных документов» или расходный кассовый ордер на счёт 71.01. Без авансового отчёта сумма будет висеть как задолженность сотрудника.
К авансовому отчёту обязательно приложите кассовый чек. Если в чеке выделен НДС и есть счёт-фактура или чек с реквизитами, позволяющими принять вычет, — отразите это в документе. На практике по розничным покупкам НДС чаще включают в стоимость материалов.
Проверяем результат и закрытие месяца
После оформления всех документов сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 10.01 с детализацией по номенклатуре. Остаток должен соответствовать фактическим запасам на складе — при активной работе с канцтоварами полезно периодически проводить выборочную инвентаризацию.
Проверьте счёт 26: канцелярские расходы должны попасть в нужную статью затрат и подразделение. При закрытии месяца счёт 26 закрывается на счёт 90.08 (метод директ-костинг) или распределяется на 20 — в зависимости от настроек учётной политики. Если после закрытия месяца на 26 счёте осталось сальдо, ищите статью затрат с некорректным видом расхода.
Как проверить результат
Остаток соответствует фактическим запасам, нет отрицательных остатков по позициям
Минус по номенклатуре — списание проведено раньше поступления или лишнее количество
Сальдо равно нулю, расходы ушли на 90.08 или 20
Остаток на 26 — ошибка в настройке статей затрат
Все авансы закрыты отчётами в разумный срок
Старая задолженность — отчёты не сданы или не проведены
Частые вопросы по учёту канцтоваров в 1С
Можно ли списывать канцтовары сразу на 26 счёт, минуя 10 счёт?
Да, если это закреплено в учётной политике и суммы несущественны. В документе поступления вручную замените счёт учёта на 26 с нужной статьёй затрат. Учтите, что при такой схеме контроль остатков в программе вестись не будет.
Чем отличается счёт 10.01 от 10.09 для канцтоваров?
10.01 «Сырье и материалы» — для расходуемых материалов (бумага, ручки, картриджи). 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» — для предметов с длительным сроком службы, не являющихся основными средствами (степлеры, дыроколы, лотки). Границу организация определяет сама в учётной политике.
Как списать картриджи для принтеров?
Картриджи учитывают так же, как прочие канцтовары: поступление на 10.01, списание требованием-накладной на 26 или 44. Если используется заправка картриджей сторонней организацией, оформляйте это как услугу — документом «Поступление услуг» сразу на счёт затрат.
Нужен ли складской учёт для канцтоваров?
Формально — нет, если суммы незначительны и вы списываете всё сразу. Но если материалы хранятся и выдаются подразделениям постепенно, складской учёт на счёте 10 с выбором склада в документах даёт контроль остатков и упрощает инвентаризацию.
Как отразить покупку канцтоваров по корпоративной карте?
Создайте документ «Поступление (акты, накладные)» с указанием поставщика, а оплату отразите документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Если оплата прошла по карте, привязанной к расчётному счёту, дополнительных документов через счёт 71 не требуется.
Что важно запомнить
Канцтовары учитывают на 10.01 (или 10.09) с последующим списанием требованием-накладной на счёт затрат, либо списывают сразу при поступлении — по учётной политике. Покупки за наличные оформляют авансовым отчётом. Контрольные точки: нулевой остаток на 26 счёте после закрытия месяца, отсутствие минусов по номенклатуре и закрытые авансы по счёту 71.