Как в 1С:ERP выставить счёт на оплату покупателю

Счёт на оплату в 1С:ERP — это документ, который фиксирует обязательство покупателя оплатить товары или услуги по согласованным условиям. Он не формирует бухгалтерских проводок и не двигает регистры учёта, но служит основанием для оплаты и связующим звеном между заказом клиента и поступлением денег на расчётный счёт.

Выставить счёт можно двумя способами: на основании заказа клиента (соглашения, коммерческого предложения) или вручную, создав документ с нуля. Первый вариант предпочтительнее — данные о номенклатуре, ценах и условиях подтянутся автоматически, а в системе сохранится связь документов, что упрощает контроль оплаты и отгрузки.

Ниже разобраны оба сценария, настройка реквизитов, печать счёта и контроль результата, а также типичные ошибки, из-за которых счёт приходится переделывать.

Где находятся счета на оплату и что нужно подготовить

Журнал счетов расположен в разделе Продажи → Оптовые продажи → Счета на оплату. В зависимости от настроек интерфейса документ может называться «Счета на оплату покупателям». Если пункта нет в меню, проверьте, включена ли соответствующая функциональная опция и есть ли у пользователя права на создание документов продажи.

Перед выставлением счёта убедитесь, что корректно заполнены справочники: карточка контрагента с ИНН, КПП и адресом, договор с контрагентом с указанием валюты и порядка расчётов, а также реквизиты вашей организации — расчётный счёт, банк, БИК, корреспондентский счёт. Именно эти данные попадут в печатную форму, и ошибка в них сделает счёт неоплатным для бухгалтерии покупателя.

Если продажа оформляется через заказ клиента, убедитесь, что заказ проведён, в нём указаны согласованные цены и статус позволяет выставление счёта. Это избавит от ручного ввода номенклатуры и снизит риск расхождений между заказом и счётом.

Как выставить счёт на основании заказа клиента

Это основной и рекомендуемый сценарий. Откройте раздел Продажи → Заказы клиентов, найдите нужный заказ в списке и выделите его. Нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите пункт «Счёт на оплату». Программа создаст новый документ и автоматически заполнит контрагента, договор, организацию, табличную часть с товарами, ценами и ставками НДС.

Проверьте перенесённые данные: совпадает ли количество товара с тем, что нужно выставить к оплате. Если покупатель оплачивает заказ частями, отредактируйте табличную часть — удалите лишние позиции или измените количество, либо используйте механизм оплаты по этапам, если он настроен в заказе через график оплаты.

После проверки нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Счёт получит номер и дату автоматически. В заказе клиента появится связанный документ, и менеджер сможет видеть, какая сумма уже выставлена к оплате, а какая ещё нет.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» → «Заказы клиентов» и найдите нужный заказ
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» → «Счёт на оплату»
3. 3
   Проверьте контрагента, договор, организацию и банковские реквизиты
4. 4
   Скорректируйте табличную часть, если оплачивается часть заказа
5. 5
   Проверьте итоговую сумму и НДС
6. 6
   Проведите документ и распечатайте или отправьте счёт покупателю

Как создать счёт вручную без заказа

Ручной вариант подходит для разовых продаж, авансовых счётов без оформленного заказа или когда заказы в системе не используются. Откройте журнал Счета на оплату и нажмите «Создать».

Заполните шапку документа: выберите организацию, от имени которой выставляется счёт, контрагента и договор. Договор определяет валюту расчётов и порядок оплаты. Если у контрагента несколько договоров, убедитесь, что выбран именно тот, по которому идёт сделка, — от этого зависит корректность последующего закрытия оплаты.

В табличной части добавьте номенклатуру через кнопку «Добавить» или подбор. Укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически. При необходимости добавьте в счёт услуги — они вводятся в той же табличной части с соответствующим типом номенклатуры.

Проверьте итоговую сумму документа, поле назначения платежа (если оно используется в вашей настройке) и проведите счёт. Рекомендуется проверять расчётный счёт организации в документе: если у организации несколько счетов, система подставляет основной, и он может отличаться от нужного.

Проверка реквизитов и печать счёта

Печатная форма вызывается из документа кнопкой «Печать» → «Счёт на оплату». В форму попадают: наименование и реквизиты организации-продавца, банковские реквизиты для оплаты, данные покупателя, номер и дата счёта, перечень товаров и услуг, итоговая сумма и сумма НДС.

Если в печатной форме не хватает реквизитов или они устарели, исправлять нужно не счёт, а справочники: карточку организации (раздел НСИ и администрирование → Организации) или карточку контрагента. После исправления перепроведите документ и сформируйте печатную форму заново.

Контрольные точки

Как проверить результат

Банковские реквизиты в печатной форме

Норма

Расчётный счёт, БИК и банк совпадают с актуальными реквизитами организации

Тревожный признак

Пустые поля или реквизиты старого банка — покупатель не сможет оплатить

Сумма и НДС

Норма

Итоговая сумма совпадает с согласованной, НДС выделен или указано «без НДС»

Тревожный признак

Расхождение с коммерческим предложением, неверная ставка НДС

Связь с заказом

Норма

В заказе клиента виден связанный счёт, суммы совпадают

Тревожный признак

Счёт создан отдельно и дублирует уже выставленный

Данные покупателя

Норма

Наименование, ИНН и КПП контрагента заполнены полностью

Тревожный признак

Незаполненный ИНН или устаревшее наименование

Отправить счёт покупателю можно напрямую из системы, если настроена почта или сервис обмена документами: используйте кнопку «Отправить» в форме документа. Файл печатной формы также можно сохранить в PDF и передать любым другим способом.

Контроль оплаты по выставленному счёту

После того как покупатель оплатил счёт, поступление денег регистрируется документом «Поступление безналичных денежных средств» (обычно загружается из банковской выписки). Если счёт был создан на основании заказа, оплата автоматически связывается с заказом, и в карточке заказа видно состояние расчётов: сколько оплачено и какой долг остался.

Для контроля используйте отчёты в разделе продаж и финансов: состояние расчётов с клиентами, задолженность по заказам. Они покажут неоплаченные счета и просроченные обязательства. Если счёт выставлен ошибочно и оплаты по нему не будет, его можно пометить на удаление — при условии, что по нему не зарегистрированы связанные оплаты.

Если покупатель оплатил счёт с неверными реквизитами, деньги чаще всего всё равно дойдут до вашего банка, но банк может вернуть платёж из-за несовпадения получателя. Поэтому перед отправкой счёта сверяйте расчётный счёт и наименование организации с актуальными данными, особенно после смены банка или реорганизации.

Типичные ошибки и ограничения

Наиболее частая проблема — устаревшие банковские реквизиты в печатной форме. Причина всегда в карточке организации, а не в самом счёте. Вторая типичная ошибка — дублирование: счёт создают вручную, хотя уже есть счёт на основании заказа, в результате покупатель получает два документа на одну сумму, а контроль расчётов ломается.

Также встречаются ошибки с НДС: в договоре или заказе указана одна ставка, а в счёте вручную исправлена другая. Перед проведением сверяйте ставку НДС с условиями договора и типом номенклатуры. Если организация работает без НДС, проверьте, что в документе корректно отражается соответствующий вариант налогообложения.

Учитывайте ограничение прав: если кнопка «Создать» недоступна или документ не проводится, причина обычно в ролях пользователя или в незакрытом периоде. В этом случае обратитесь к администратору системы, а не пытайтесь обходить ограничения.

Частые вопросы

Можно ли выставить счёт частично, если заказ оплачивается в несколько этапов?

Да. Создайте счёт на основании заказа и отредактируйте табличную часть под нужную сумму, либо настройте в заказе график оплаты по этапам — тогда система поможет формировать счета на каждый этап отдельно. Остаток к оплате будет виден в состоянии расчётов по заказу.

Почему в печатной форме счёта пустые банковские реквизиты?

Реквизиты подтягиваются из карточки организации. Откройте справочник организаций, проверьте, что заполнен банковский счёт и он указан как основной. После исправления перепроведите счёт и сформируйте печатную форму заново.

Формирует ли счёт на оплату задолженность покупателя в учёте?

Нет. Счёт — это только предложение оплатить. Задолженность в учёте возникает при отгрузке (документ «Реализация товаров и услуг») или при поступлении оплаты, которая регистрируется как аванс до момента отгрузки.

Как исправить уже проведённый и отправленный счёт?

Откройте документ, внесите изменения и перепроведите его — номер и дата сохранятся. Если счёт уже оплачен, сумму лучше не менять: оформите корректировку через новый счёт на разницу или возврат, чтобы не нарушить связь оплаты с документом.

Что делать, если счёт выставлен ошибочно и оплаты по нему не будет?

Пометьте документ на удаление через команду «Пометить на удаление / снять пометку». Это возможно, только если по счёту нет связанных оплат. Если оплата уже зарегистрирована, сначала разберитесь с платежом: отвяжите его от счёта или оформите возврат покупателю.

Можно ли выставить счёт в валюте?

Да, если договор с контрагентом заведён в валюте. Валюта счёта определяется договором, а сумма в рублях при оплате пересчитывается по курсу на дату платежа. Проверьте, что в договоре корректно указан порядок расчётов, чтобы избежать расхождений при закрытии оплаты.