Как списать расходы со счета 26 в 1С

Счет 26 «Общехозяйственные расходы» собирает затраты на управление и обслуживание организации в целом: зарплату администрации, аренду офиса, канцелярию, связь, услуги банка. Эти суммы нельзя оставлять на счете бесконечно — по итогам месяца они должны быть списаны либо в себестоимость продаж (дебет 90.08), либо распределены на основное производство (дебет 20). Как именно списывать, определяет учетная политика организации, а не прихоть бухгалтера.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 списание счета 26 происходит автоматически при выполнении регламентной операции «Закрытие месяца», но только при условии, что учетная политика настроена правильно. Большинство проблем — «зависшие» остатки на 26 счете, ошибки в проводках, отсутствие списания — связаны именно с настройками, а не с самим закрытием.

Ниже разберем, какие методы списания существуют, где в программе задается способ списания, как выполнить закрытие месяца, проверить результат и исправить типичные ошибки. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3, но логика применима и к другим конфигурациям на базе типовой бухгалтерской подсистемы.

Куда можно списывать 26 счет: два метода

План счетов и учетная политика допускают два принципиально разных подхода к списанию общехозяйственных расходов, и выбор между ними фиксируется в учетной политике организации.

Первый метод — директ-костинг. Все общехозяйственные расходы списываются напрямую в дебет счета 90.08 «Управленческие расходы» и уменьшают финансовый результат текущего месяца. Это самый простой и самый распространенный вариант: ничего распределять не нужно, расходы не «зависают» в себестоимости незавершенного производства и готовой продукции.

Второй метод — включение в себестоимость продукции. Расходы списываются в дебет счета 20 «Основное производство» (или 23, 29) и распределяются между видами продукции пропорционально выбранной базе: прямым затратам, зарплате производственных рабочих, объему выпуска и т.д. Этот метод применяют производственные компании, которым нужна полная себестоимость продукции.

Сравнение методов списания

Директ-костинг (Дт 90.08)

Подходит торговым, сервисным и большинству малых компаний. Простое закрытие, расходы сразу уменьшают прибыль. Ограничение: не дает полной себестоимости продукции.

Включение в себестоимость (Дт 20)

Подходит производству, где нужна полная себестоимость по номенклатурным группам. Ограничение: требует настройки базы распределения, усложняет расчеты при незавершенном производстве.

Настройка учетной политики перед списанием

Без корректной настройки учетной политики закрытие месяца либо не спишет 26 счет вообще, либо спишет не туда. Откройте раздел Главное → Настройки → Учетная политика и проверьте блок, отвечающий за затраты.

В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 нужный переключатель находится в разделе «Затраты» (или «Общехозяйственные расходы» — название зависит от релиза). Там задается вариант: «В состав управленческих расходов (директ-костинг)» — списание на 90.08, либо «В себестоимость продукции, работ, услуг» — распределение на 20 счет.

Если выбран второй вариант, дополнительно укажите базу распределения: прямые затраты, оплата труда, материальные затраты, объем выпуска, плановая себестоимость или отдельные прямые статьи. База определяет, в какой пропорции сумма 26 счета разойдется по номенклатурным группам.

Одновременно проверьте регистр «Методы распределения косвенных расходов» (Главное → Настройки налогов и отчетов или через «Все функции»). Именно записи этого регистра программа использует при распределении 25 и 26 счетов на 20-й. Если там пусто, а метод — распределение, закрытие месяца завершится с ошибкой или спишет расходы некорректно.

Первичный ввод расходов на 26 счет

Чтобы было что списывать, расходы в течение месяца должны попадать в дебет 26 счета с корректной аналитикой. Основные источники: документы «Поступление (акты, накладные)» по услугам аренды, связи, охраны; «Начисление зарплаты» для административного персонала; «Требование-накладная» для канцелярии и хозтоваров.

Ключевой момент — статья затрат. В документе указывается статья затрат с видом расхода «Общехозяйственные расходы» (или аналогичным). Если по ошибке выбрать статью с видом «Прочие» или «Не принимаемые к НУ», программа либо не закроет счет, либо сформирует постоянные разницы в налоговом учете.

Проверьте типовые проводки по каждому документу перед закрытием: дебет 26, кредит 60, 70, 69, 10, 02 и т.д. Если документ сформировал проводку на 44 или 25 счет вместо 26 — это признак неверно выбранного счета затрат или статьи в самом документе.

Выполнение закрытия месяца

После того как все документы месяца проведены, переходите к регламентным операциям: Операции → Закрытие месяца. Выберите месяц и организацию, затем нажмите «Выполнить закрытие месяца».

За списание 26 счета отвечает операция «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26». Она выполняется после начисления амортизации, расчета зарплаты и других операций, формирующих себестоимость. Программа сама определяет очередность — вручную порядок менять обычно не требуется.

После выполнения кликните по строке операции и выберите «Показать проводки». При директ-костинге вы увидите проводку Дт 90.08 — Кт 26 на полную сумму собранных расходов. При методе распределения — несколько проводок Дт 20 — Кт 26 по каждой номенклатурной группе и подразделению пропорционально базе.

1. 1
   Проверьте учетную политику: метод списания общехозяйственных расходов и базу распределения
2. 2
   Убедитесь, что все документы месяца проведены и расходы собраны на 26 счете с корректными статьями затрат
3. 3
   Откройте Операции → Закрытие месяца, выберите период и организацию
4. 4
   Нажмите «Выполнить закрытие месяца» и дождитесь завершения всех операций
5. 5
   Проверьте проводки операции «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» и оборотно-сальдовую ведомость по 26 счету

Проверка результата после закрытия

Главный контрольный инструмент — оборотно-сальдовая ведомость по счету 26 (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету). После успешного закрытия месяца конечное сальдо на конец месяца должно быть нулевым — и в бухгалтерском, и в налоговом учете.

Если сальдо не нулевое, смотрите детализацию по субконто. Остаток по конкретной статье затрат обычно означает, что у статьи неверный вид расхода. Остаток по подразделению — что в регистре методов распределения нет правила для этого подразделения.

Дополнительно сформируйте справку-расчет «Себестоимость выпущенной продукции» или отчет «Анализ счета 26» — они показывают, какая сумма и куда была списана. Сверьте итог с дебетовым оборотом счета за месяц: суммы должны совпасть.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо 26 счета на конец месяца

Норма

Нулевое в БУ и НУ

Тревожный признак

Остаток по статье или подразделению — счет не закрылся

Проводки закрытия

Норма

Дт 90.08 / Кт 26 или Дт 20 / Кт 26 на полную сумму оборота

Тревожный признак

Проводок нет или сумма меньше дебетового оборота

Статус операции в закрытии месяца

Норма

Зеленая отметка, без предупреждений

Тревожный признак

Красный или желтый статус, текст ошибки в описании

Типичные проблемы и их решение

«Не закрывается 26 счет» — самая частая жалоба. В подавляющем большинстве случаев причина в статье затрат: откройте справочник «Статьи затрат», найдите проблемную статью и проверьте поле «Вид расхода». Для общехозяйственных расходов там должно стоять соответствующее значение, а не «Прочие».

«Закрытие требует указать методы распределения» — при методе списания на 20 счет программа не нашла правила в регистре «Методы распределения косвенных расходов». Добавьте запись с нужной базой распределения либо переключите учетную политику на директ-костинг, если распределение фактически не нужно.

«На 26 счете остаток в налоговом учете» — обычно это непринимаемые расходы или расходы, которые в НУ относятся к прямым и ждут реализации. Проверьте настройку налогового учета в учетной политике и перечень прямых расходов (Главное → Настройки налогов и отчетов → Налог на прибыль).

«Нужно списать вручную» — ручная операция (Операции → Операции, введенные вручную) допустима только как временное исключение, например при исправлении прошлых периодов. Постоянно закрывать 26 счет руками нельзя: это ломает автоматику, справки-расчеты и налоговый учет.

Особенности для разных видов деятельности

Торговые организации

В торговле управленческие расходы чаще учитывают на счете 44 «Расходы на продажу», а 26 счет либо не используют, либо закрывают методом директ-костинга на 90.08. Если в торговой компании 26 счет применяется, убедитесь, что в учетной политике выбран директ-костинг — распределять управленческие расходы на товары не требуется.

Производственные организации

Здесь выбор метода принципиален. Если выпускается несколько видов продукции и нужна полная себестоимость каждого, настраивайте распределение на 20 счет с продуманной базой. Если производство простое или незавершенки нет, директ-костинг даст тот же финансовый результат при меньших трудозатратах.

Компании на УСН

Упрощенцы с объектом «доходы минус расходы» списывают 26 счет так же, но признание расходов в налоговом учете идет по кассовому принципу — только после оплаты. Закрытие месяца это обрабатывает автоматически, но проверять расхождения БУ и НУ стоит регулярно.

Перед первым закрытием месяца в новой базе сделайте тестовый прогон на копии: проверьте, куда списался 26 счет, и сравните с ожиданиями. Так проще поймать ошибку в учетной политике, чем исправлять проводки в рабочей базе задним числом.

Частые вопросы

Можно ли списывать 26 счет на 91 «Прочие расходы»?

Типовая методика такого варианта не предусматривает: общехозяйственные расходы списываются на 90.08 или на счета производства. Списание на 91 вручную исказит структуру отчета о финансовых результатах и вызовет вопросы при аудите. Если расход не связан с обычной деятельностью, его изначально следовало отражать на 91.2, а не на 26.

Почему после закрытия месяца на 26 счете осталась сумма по одной статье?

Почти всегда причина в карточке статьи затрат: неверный вид расхода или вид расхода для налогового учета, который программа не может отнести к косвенным. Откройте статью из оборотки по 26 счету, исправьте вид расхода и перезапустите закрытие месяца.

Обязательно ли закрывать 26 счет ежемесячно?

Да, при методе директ-костинг счет закрывается ежемесячно в полном объеме. При включении в себестоимость продукции остаток на 26 счете также недопустим — расходы распределяются на 20 счет ежемесячно, а «зависать» они могут только в составе незавершенного производства уже на 20 счете.

Что делать, если закрытие месяца выдает ошибку «Не задана база распределения»?

Ошибка означает, что в учетной политике выбрано распределение на 20 счет, но за месяц нет базы — например, не было выпуска продукции или прямых затрат. Либо введите документы выпуска, либо измените метод на директ-костинг, либо добавьте в регистр методов распределения запись с базой, которая существует в этом месяце.

Как списать 26 счет, если организация не вела деятельность в месяце?

Расходы все равно должны быть списаны. При директ-костинге они уйдут на 90.08 и сформируют убыток месяца — это нормально. При методе распределения на 20 счет закрытие может завершиться ошибкой из-за отсутствия базы; в таком случае обычно временно применяют директ-костинг или корректируют настройки распределения.

Нужно ли настраивать что-то отдельно для налогового учета?

Да, если организация на общей системе: проверьте перечень прямых расходов в настройках налога на прибыль. Общехозяйственные расходы, отнесенные к косвенным, списываются в НУ сразу; если часть из них по учетной политике прямая — она будет ждать реализации продукции, и расхождение с БУ станет нормальной ситуацией.