Как списать хозяйственные расходы в 1С

Хозяйственные расходы — это затраты на содержание офиса и поддержание деятельности организации: канцелярия, чистящие средства, хозяйственный инвентарь, вода, бытовая техника для офиса. В 1С:Бухгалтерии 8.3 их списание оформляется документами поступления и требованием-накладной или авансовым отчетом, если покупку совершил сотрудник за наличные.

Главная сложность — правильно выбрать счет учета и статью затрат, чтобы расходы корректно попали в себестоимость и налоговый учет. Ошибка на этом этапе приводит к неверной прибыли и вопросам при проверках.

Ниже разобраны оба основных сценария: списание через склад и через подотчетное лицо, а также нюансы для общей и упрощенной систем налогообложения.

Что относится к хозяйственным расходам и как их классифицировать

Перед списанием определите природу затрат. Типичные хозяйственные расходы: канцелярские товары, моющие и чистящие средства, инвентарь для уборки, питьевая вода, лампочки, мелкий инструмент, расходные материалы для оргтехники. Если стоимость объекта превышает лимит основных средств (в бухучете организация устанавливает его сама, в налоговом учете — 100 000 рублей), это уже не хозрасход, а основное средство.

От назначения расхода зависит счет затрат. Расходы на управленческие нужды идут на счет 26 «Общехозяйственные расходы», расходы торговой организации — на счет 44 «Расходы на продажу», затраты производственного подразделения — на счет 25 «Общепроизводственные расходы». Неправильный счет искажает структуру себестоимости в отчетности.

Оприходование материалов: первый шаг перед списанием

Списать можно только то, что оприходовано. Если хозтовары куплены у поставщика по безналичному расчету, создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары (накладная)» или «Услуги (акт)». Материальные ценности приходуются на счет 10.01 «Сырье и материалы» или 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

Проверьте, что в документе указаны: склад, номенклатура с правильным типом (материалы), количество, цена и счета учета. 1С подставляет счета автоматически из настроек номенклатуры, но при первом поступлении новой позиции их стоит проверить вручную в колонке «Счета учета» табличной части.

Списание через требование-накладную

Основной документ для списания материалов со склада — «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство»). Создайте документ, заполните склад списания и табличную часть: выберите номенклатуру и количество. Программа подставит счет учета 10.01 или 10.09 автоматически.

На закладке «Счет затрат» укажите счет списания — для офисных хозрасходов это обычно 26, для торговой организации — 44.01. Также заполните аналитику: подразделение и статью затрат. Статью затрат создайте с видом «Материальные расходы» или «Прочие расходы» — от вида зависит, как сумма попадет в налоговую декларацию по прибыли.

После проведения сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 26 (или 44) и убедитесь, что сумма отразилась по дебету, а по кредиту счета 10 остаток уменьшился на списанное количество и стоимость.

1. 1
   Оприходуйте материалы документом «Поступление» на счет 10
2. 2
   Создайте «Требование-накладную» и заполните табличную часть
3. 3
   На закладке «Счет затрат» укажите счет 26 или 44, подразделение и статью затрат
4. 4
   Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»
5. 5
   Сверьте результат по оборотно-сальдовой ведомости

Списание через авансовый отчет

Если сотрудник купил хозтовары за наличные или с корпоративной карты, расходы оформляются документом «Авансовый отчет» (раздел «Покупки» или «Банк и касса»). Сначала выдача денег под отчет должна быть зарегистрирована расходным кассовым ордером или операцией по карте.

В авансовом отчете на закладке «Оплата» отражают услуги (например, доставку), на закладке «Товары» — купленные материалы. Для товаров счет учета также 10.01 или 10.09. После проведения материалы числятся на складе, и для передачи их в расход потребуется та же требование-накладная.

Есть упрощенный вариант: если хозтовары сразу выдаются в использование (например, канцелярия разошлась по отделам), можно в авансовом отчете указать счет затрат напрямую, минуя склад. Это допустимо, но усложняет контроль остатков — используйте такой подход только для мелких расходов, которые не требуют складского учета.

Налоговый учет и НДС при списании хозрасходов

На общей системе налогообложения НДС по приобретенным хозтоварам принимается к вычету при наличии счета-фактуры и оприходовании ценностей. Зарегистрируйте счет-фактуру на основании документа поступления — 1С сформирует запись книги покупок.

В налоговом учете по прибыли хозяйственные расходы обычно признаются косвенными и списываются в периоде возникновения. Проверьте настройку статьи затрат: поле «Вид расхода» в налоговом учете должно соответствовать природе затрат, иначе сумма попадет не в тот раздел декларации.

Типичные ошибки и как их проверить

Самая частая ошибка — списание без оприходования: требование-накладная не проводится из-за отсутствия остатка на счете 10, либо проводится в минус. Второе место занимает неверная статья затрат, из-за которой расход не закрывается при расчете себестоимости в конце месяца.

Еще одна проблема — дублирование: материал оприходовали через поступление, а потом те же покупки отразили в авансовом отчете. Проверить это можно по карточке счета 10 за период: ищите подозрительные двойные суммы по одному поставщику.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 10 после списания

Норма

Остатки положительные или нулевые, количество совпадает с фактическим

Тревожный признак

Отрицательные остатки по позициям

ОСВ по счету 26 или 44

Норма

Сумма списания отражена по дебету с нужной статьей затрат

Тревожный признак

Сумма отсутствует или висит без аналитики

Закрытие месяца

Норма

Регламентная операция закрытия затратных счетов выполнена без ошибок

Тревожный признак

Остаток на счете 26/44 на конец месяца

Особенности для разных режимов налогообложения

На УСН «доходы» хозяйственные расходы не влияют на налог, но бухгалтерский учет ведется в полном объеме — списание оформляется так же. На УСН «доходы минус расходы» контролируйте оплату поставщику и наличие экономического обоснования: расход должен быть в закрытом перечне статьи 346.16 НК РФ. Канцелярия и хозтовары обычно проходят как материальные расходы.

На ОСНО дополнительно следите за НДС и корректным распределением расходов, если организация ведет несколько видов деятельности с разной ставкой налогообложения — в этом случае настройте распределение затрат в учетной политике 1С.

Частые вопросы

Можно ли списать хозяйственные расходы сразу на затраты, минуя склад?

Да, если ценности сразу передаются в использование и не требуют складского учета. В авансовом отчете или поступлении услуг укажите счет затрат напрямую. Но для инвентаря и материалов, которые хранятся и выдаются частями, складской учет через счет 10 обязателен для контроля остатков.

Какой счет выбрать: 26 или 44?

Счет 26 применяют организации, оказывающие услуги и выполняющие работы, а также для управленческих расходов. Счет 44 — торговые организации, у которых хозрасходы относятся к расходам на продажу. Выбор закрепляется в учетной политике.

Что делать, если требование-накладная не проводится?

Чаще всего причина — отсутствие остатка на складе по указанной номенклатуре. Откройте оборотно-сальдовую ведомость по счету 10 с детализацией по складам и проверьте, оприходован ли материал на тот же склад и в том же количестве. Также проверьте дату документа списания — она не должна быть раньше даты поступления.

Как списать хозинвентарь, который используется дольше года, но стоит дешевле лимита ОС?

Такой инвентарь списывается в расходы при передаче в эксплуатацию, но для контроля его сохранности в 1С используют забалансовый счет МЦ.04 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации». Это позволяет вести учет по материально ответственным лицам до физического износа.

Нужен ли счет-фактура для вычета НДС по хозрасходам на УСН?

Нет, на УСН организация не является плательщиком НДС (при стандартном применении режима), поэтому входной НДС включается в стоимость материалов и списывается вместе с ними. Счет-фактура в этом случае хранится как подтверждающий документ, но вычета не дает.