Как сделать акт сверки в 1С Управление торговлей редакция 11

Акт сверки взаиморасчетов в «1С:Управление торговлей 11» формируется на основании расчетных документов, проведенных по конкретному контрагенту: реализаций, поступлений, оплат, возвратов и корректировок. Программа собирает эти данные автоматически, поэтому основная работа пользователя — правильно задать период, выбрать контрагента и договор, а затем проверить результат перед отправкой документа партнеру.

Типовой механизм сверки в УТ 11 построен вокруг документа «Сверка взаиморасчетов» (в ряде релизов — «Сверка взаиморасчетов с контрагентом»). Он не только формирует печатную форму, но и позволяет зафиксировать расхождения, внести данные контрагента и отразить результат сверки в учете. Это отличает его от простого отчета по взаиморасчетам, который показывает задолженность, но не предназначен для двустороннего согласования.

Прежде чем формировать акт, убедитесь, что все первичные документы за сверяемый период введены и проведены, а оплаты распределены. Иначе акт покажет состояние расчетов, которое не совпадет ни с вашими ожиданиями, ни с данными контрагента, и сверку придется переделывать.

Где находится документ сверки и что нужно подготовить

Документ «Сверка взаиморасчетов» доступен в разделе «Продажи» при сверке с покупателями и в разделе «Закупки» при сверке с поставщиками. В зависимости от настроек интерфейса он может находиться в подменю «Документы» или «Сервис». Если документа нет в списке, проверьте права пользователя и включенность функциональной опции ведения взаиморасчетов с контрагентами.

Перед началом сверки соберите три вещи: точный период, который запросил контрагент; договор, по которому велись расчеты (если учет ведется в разрезе договоров); и выписку или акт от контрагента, если сверка инициирована второй стороной. Это сэкономит время при разборе расхождений.

Также проверьте, что в информационной базе заведены актуальные данные организации: наименование, ИНН, КПП, адрес. Они подставляются в печатную форму акта автоматически, и ошибки в карточке организации попадут в документ, который увидит контрагент.

Создание документа «Сверка взаиморасчетов»

Откройте список документов сверки и нажмите «Создать». В шапке документа последовательно заполните обязательные поля: организацию, от имени которой ведется сверка, контрагента и при необходимости договор. Если с контрагентом несколько договоров, сверку корректнее делать по каждому договору отдельно — так проще разбирать расхождения.

Укажите период сверки: дату начала и дату окончания. Программа подтянет начальное сальдо на начало периода и все расчетные документы внутри него. Если контрагент просит сверку «на дату», поставьте период с начала взаимоотношений или с даты последней успешной сверки по запрашиваемую дату.

После заполнения шапки нажмите кнопку заполнения табличной части — обычно это «Заполнить» с вариантом «По данным учета» или «Заполнить по данным организации». Программа сформирует перечень документов: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки — с суммами дебета и кредита и итоговым сальдо.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» или «Закупки» и найдите документ «Сверка взаиморасчетов»
2. 2
   Создайте новый документ и заполните организацию, контрагента и договор
3. 3
   Укажите период сверки
4. 4
   Нажмите «Заполнить по данным учета» и дождитесь формирования табличной части
5. 5
   Проверьте сальдо и состав документов, при необходимости внесите данные контрагента
6. 6
   Проведите документ и сформируйте печатную форму акта

Заполнение данных контрагента и работа с расхождениями

Документ сверки позволяет вести две таблицы: данные вашей организации и данные контрагента. Если контрагент прислал свой вариант акта, внесите его документы во вторую таблицу — вручную или через загрузку, если она предусмотрена в вашем релизе. Программа сопоставит строки и покажет расхождения по суммам и документам.

Расхождения бывают трех типов. Первый — документ есть у вас, но отсутствует у контрагента: например, отгрузка в пути или акт, который контрагент еще не получил. Второй — документ есть у контрагента, но не введен у вас: чаще всего это оплата, которую банк провел, а выписку в 1С еще не загрузили. Третий — документ есть у обеих сторон, но суммы или даты различаются: признак ошибки ввода или корректировки, не отраженной у одной из сторон.

Каждое расхождение нужно разобрать до отправки подписанного акта. Подписывать акт с незакрытыми расхождениями без фиксации их причин — плохая практика: при споре такой документ трактуется неоднозначно.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Документ есть у вас, но нет у контрагентаПроверьте дату и подписание документа, отправьте контрагенту копию с сопроводительным письмом

Документ есть у контрагента, но нет у васЗапросите копию, проверьте реквизиты и введите документ в базу или обоснуйте отказ

Суммы по одному документу различаютсяСверьте первичку построчно: часто причина в корректировке, скидке или частичном возврате

Расхождение только в сальдо при совпадающих документахПроверьте начальное сальдо на начало периода — вероятно, расхождение тянется из прошлых периодов

Печать и отправка акта сверки

После проверки табличной части проведите документ и нажмите кнопку печати. В типовой конфигурации доступна печатная форма «Акт сверки взаиморасчетов», в которую выводятся реквизиты сторон, период, таблица документов, итоговое сальдо и текстовая расшифровка задолженности: кто кому должен и на какую сумму.

Проверьте печатную форму до отправки: правильно ли указаны наименования организаций, период, валюта (если расчеты валютные) и итоговая формулировка задолженности. Ошибка в формулировке «долг контрагента перед организацией» вместо обратной — частая и неприятная опечатка, особенно при ручном редактировании макета.

Готовый акт можно сохранить в PDF или отправить контрагенту прямо из программы, если настроена отправка электронной почты. При обмене через ЭДО акт сверки обычно передается как неформализованный документ с прикрепленным файлом. Подписанный второй стороной экземпляр храните вместе с документом сверки в базе — прикрепите скан к документу.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговое сальдо в акте

Норма

Совпадает с сальдо по отчету «Ведомость расчетов с контрагентами» на ту же дату

Тревожный признак

Суммы различаются — акт сформирован не по всем документам или за другой период

Состав табличной части

Норма

Присутствуют все реализации, оплаты и возвраты периода

Тревожный признак

Отсутствуют документы — проверьте их проведение и отбор по договору

Формулировка задолженности

Норма

Верно указано, кто является должником, сумма совпадает с сальдо

Тревожный признак

Должник перепутан или сумма не сходится с таблицей

Реквизиты сторон

Норма

Наименования, ИНН и адреса соответствуют договору

Тревожный признак

Устаревшие или ошибочные данные — исправьте карточки организации и контрагента

Проверка результата через отчеты по взаиморасчетам

Надежный способ убедиться в корректности акта — сравнить его с отчетом по взаиморасчетам. В УТ 11 используйте отчеты группы «Расчеты с партнерами»: например, «Ведомость расчетов с клиентами» или «Ведомость расчетов с поставщиками» в разделах «Продажи» и «Закупки» соответственно. Установите тот же период, контрагента и договор, что и в акте.

Конечное сальдо отчета должно совпасть с сальдо акта до копейки. Если суммы расходятся, причины обычно такие: в акте задан другой договор или порядок расчетов, часть документов проведена после формирования акта, либо в отчете включен отбор, которого нет в сверке. Переформируйте акт после устранения причины.

Дополнительно полезно проверить нераспределенные оплаты. Если аванс контрагента не зачтен по документам расчетов, в акте он может отображаться иначе, чем ожидает контрагент. Распределите оплаты до сверки — это уберет лишние вопросы.

Особые ситуации: валюта, несколько организаций, комиссия

При расчетах в валюте акт формируется в валюте договора с пересчетом по курсам, зафиксированным в документах. Перед сверкой убедитесь, что рублевые эквиваленты у обеих сторон считаются по одинаковым правилам — расхождения в пересчете дают копеечные, но стабильные разницы, которые раздражают бухгалтеров обеих сторон.

Если в базе ведется несколько организаций, акт формируется строго по одной из них. Контрагент, работающий с двумя вашими юрлицами, получит два отдельных акта — объединить их в один документ типовыми средствами нельзя, и это правильно с точки зрения учета.

При торговле через комиссионера или по договорам поручения сверка ведется по расчетам с комиссионером, а не с конечными покупателями. Отчеты комиссионера попадают в акт как расчетные документы — проверьте, что все отчеты за период получены и проведены.

Частые ошибки и ограничения типового механизма

Типовой документ сверки в УТ 11 имеет ограничения. Печатная форма фиксированная: если контрагент требует собственный шаблон акта, придется либо выгружать данные и оформлять вручную, либо дорабатывать макет средствами конфигуратора. Массового формирования актов по списку контрагентов в базовой поставке может не быть — для регулярной рассылки по сотням контрагентов используют обработки или доработки.

Еще одно ограничение: документ сверки отражает состояние на момент заполнения. Если после создания акта в базу ввели задним числом реализацию или оплату, акт не обновится автоматически — его нужно перезаполнить. Поэтому сверку формируют после закрытия периода, когда документооборот по нему завершен.

Наконец, акт сверки в 1С — это отражение учетных данных, а не самостоятельное юридическое доказательство. Юридическую силу имеет документ, подписанный обеими сторонами. Убедитесь, что формулировки в акте (особенно про признание задолженности) согласованы с вашей учетной политикой и практикой работы с контрагентами.

Удобный ритм работы: сверку с крупными контрагентами делают ежемесячно сразу после закрытия периода, пока документы свежие и расхождения разбираются за минуты. Квартальная или годовая сверка «накопом» почти всегда превращается в многодневный поиск старых документов.

FAQ

Нет документа «Сверка взаиморасчетов» в меню. Что делать?

Проверьте права пользователя — доступ к документу может быть ограничен ролью. Затем убедитесь, что в настройках разделов «Продажи» и «Закупки» включено отображение документов сверки. Если документа нет совсем, уточните релиз конфигурации: в некоторых версиях механизм называется иначе или требует включения функциональной опции в настройках учета.

Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?

Типовой документ создается по одному контрагенту. Для массовой сверки используют отчеты по взаиморасчетам с группировкой по контрагентам либо специализированные обработки. Альтернатива — формировать акты последовательно, копируя документ и меняя контрагента.

Почему в акт попали не все документы периода?

Чаще всего документы не проведены, относятся к другому договору или порядку расчетов, либо введены датой вне периода сверки. Проверьте журнал документов расчетов с отбором по контрагенту и сравните с табличной частью акта.

Контрагент прислал свой акт с расхождениями. Как их зафиксировать?

Внесите данные из акта контрагента в соответствующую таблицу документа сверки — программа покажет расхождения построчно. Каждую разницу разберите: запросите недостающие первичные документы, введите неучтенные оплаты или корректировки. Итоговый акт сформируйте после согласования всех позиций.

Можно ли изменить печатную форму акта под требования контрагента?

Типовой макет редактируется через механизм печатных форм, но это требует навыков работы с конфигуратором. Простой вариант — выгрузить табличную часть в табличный документ или Excel и оформить акт по шаблону контрагента вручную, сверив итоговые суммы с программой.

Акт сверки влияет на учетные данные?

Документ сверки сам по себе не изменяет задолженность и не формирует проводок по расчетам — он фиксирует состояние расчетов и результат согласования. Изменения в учет вносятся только через первичные документы: реализации, оплаты, корректировки долга.