Как создать забалансовые счета в 1С

Забалансовые счета нужны для учёта имущества и обязательств, которые не принадлежат организации на праве собственности: арендованные основные средства, товары на комиссии, материалы в переработке, залоги, бланки строгой отчётности. В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 уже есть стандартный набор таких счетов (001, 002, 003, 004, 008, 009, 010, 011), но на практике часто требуется добавить собственные — например, для учёта спецодежды в эксплуатации, рекламных материалов или оборудования, переданного в безвозмездное пользование.

Создать забалансовый счёт можно двумя способами: в пользовательском режиме через план счетов (если конфигурация позволяет) или через конфигуратор с доработкой плана счетов. Первый способ быстрее и не требует прав программиста, но имеет ограничения. Второй — гибче, однако затрагивает структуру конфигурации и требует осторожности при обновлениях.

Ниже разберём оба подхода, настройку аналитики, проведение операций по новому счёту и типичные ошибки, из-за которых забалансовый учёт «разваливается» при закрытии месяца или обновлении конфигурации.

Что такое забалансовый счёт и когда он нужен

Забалансовый счёт — это счёт бухгалтерского учёта, движения по которому не влияют на валюту баланса. Проводки по таким счетам одинарные: указывается только дебет или только кредит, без корреспонденции. Это главное техническое отличие от балансовых счетов, где работает принцип двойной записи.

Типовые сценарии применения: учёт арендованных основных средств (счёт 001), товаров, принятых на комиссию (002), материалов в переработке (003), товаров на ответственном хранении (004), обеспечений обязательств (008, 009). Собственные забалансовые счета добавляют, когда типовых не хватает: для учёта инструмента в эксплуатации, банковских гарантий, векселей, ценностей, переданных контрагентам.

Создание забалансового счёта в пользовательском режиме

В 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) план счетов доступен для просмотра в разделе «Главное → Настройки → План счетов». Возможность добавления новых счетов зависит от настроек конфигурации и прав пользователя: в некоторых релизах добавление счетов в пользовательском режиме ограничено, и кнопка «Создать» может быть недоступна.

Если добавление разрешено, порядок такой. Откройте план счетов, нажмите «Создать», укажите код счёта. Код не должен пересекаться с типовыми счетами — принято использовать буквенные обозначения (З01, З02) или коды, которые не зарезервированы Планом счетов. Установите флажок «Забалансовый» — именно он отключает требование двойной записи. Заполните наименование, вид счёта (активный, пассивный или активно-пассивный) и при необходимости добавьте субконто.

После сохранения счёт сразу становится доступен в документах «Операция, введённая вручную» и в других документах, где допускается ручной выбор счёта. Автоматических проводок по новому счёту типовые документы формировать не будут — это важное ограничение пользовательского способа.

1. 1
   Откройте «Главное → Настройки → План счетов»
2. 2
   Нажмите «Создать» и задайте уникальный код счёта (например, З01)
3. 3
   Установите флажок «Забалансовый» и укажите вид счёта
4. 4
   Добавьте нужные субконто (контрагенты, номенклатура, основные средства)
5. 5
   Сохраните счёт и проверьте его доступность в документе «Операция»

Создание счёта через конфигуратор

Если пользовательский режим не позволяет добавить счёт или требуется участие счёта в автоматических проводках и отчётах, работа идёт через конфигуратор. Откройте конфигурацию, найдите объект «Планы счетов → Хозрасчётный», добавьте новый предопределённый или обычный счёт, установите признак «Забалансовый», длину кода, виды субконто и количественный/валютный учёт при необходимости.

Этот способ требует снятия конфигурации с полной поддержки или аккуратной работы в режиме расширения/совместимости. После изменений нужно обновить конфигурацию базы данных и убедиться, что реструктуризация прошла без ошибок. При последующих обновлениях типового релиза добавленные счета могут конфликтовать с изменениями поставщика, поэтому такие доработки документируют и проверяют при каждом обновлении.

Настройка аналитики: субконто и признаки учёта

Аналитика забалансового счёта определяется набором субконто. Для учёта арендованного имущества обычно нужны субконто «Контрагенты» и «Основные средства», для товаров на хранении — «Номенклатура» и «Контрагенты», для спецодежды — «Номенклатура» и «Сотрудники». Максимальное число субконто на счёте в типовой конфигурации ограничено (обычно тремя), поэтому аналитику проектируют заранее.

Дополнительно настраиваются признаки учёта: количественный (если важно видеть не только сумму, но и штуки или метры), валютный (для ценностей в иностранной валюте). Изменение состава субконто после того, как по счёту уже есть проводки, выполняется осторожно: удаление субконто приведёт к потере аналитики в существующих записях.

Как отражать операции по забалансовому счёту

Основной инструмент — документ «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции»). В проводке указывается только одна сторона: дебет забалансового счёта для принятия ценности к учёту, кредит — для её списания. Сумма, субконто и при необходимости количество заполняются в той же строке.

Для регулярных операций удобно создать типовую операцию (шаблон), чтобы не заполнять проводки вручную каждый раз. Если счёт добавлен через конфигуратор, можно доработать проведение документов, чтобы движения формировались автоматически — например, при поступлении товаров на комиссию. Такая доработка требует участия программиста и тестирования.

Проверка результата и контроль учёта

Стандартная оборотно-сальдовая ведомость по умолчанию может не включать забалансовые счета — их нужно явно выбрать в настройках отчёта или сформировать ОСВ по конкретному счёту. Для анализа движений используют «Анализ счёта» и «Карточку счёта» с отбором по забалансовому счёту.

Признак корректной работы: остатки по счёту совпадают с первичными документами (договорами аренды, актами приёма-передачи), обороты отражаются одинарными проводками, а баланс организации не изменяется от движений по забалансовому счёту. Если баланс «поплыл» после создания счёта — скорее всего, признак «Забалансовый» не установлен, и проводки требуют корреспонденции.

Контрольные точки

Как проверить результат

Флажок «Забалансовый» в карточке счёта

Норма

Флажок установлен, проводка сохраняется с одной стороной

Тревожный признак

Программа требует корреспондирующий счёт

ОСВ по счёту

Норма

Остатки и обороты видны, аналитика заполнена

Тревожный признак

Счёт не отображается или субконто пустые

Валюта баланса

Норма

Не меняется при проведении операций по счёту

Тревожный признак

Баланс изменился — счёт работает как балансовый

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — забыть установить признак «Забалансовый». Счёт начинает вести себя как балансовый, документы не проводятся без корреспонденции, а отчётность искажается. Вторая типичная проблема — выбор кода, который в следующих релизах займёт типовой счёт: при обновлении возникнет конфликт. Используйте буквенные префиксы или заведомо свободные коды.

Ещё одна ошибка — ожидание автоматических проводок от типовых документов. Счёт, созданный в пользовательском режиме, работает только с ручными операциями. Если нужна автоматизация, потребуется доработка конфигурации. Также учитывайте, что типовые регламентные отчёты и декларации не учитывают самодельные забалансовые счета — данные для раскрытия в отчётности придётся собирать отдельно.

Частые вопросы о забалансовых счетах в 1С

Почему кнопка «Создать» в плане счетов недоступна?

В типовой 1С:Бухгалтерии 3.0 добавление счетов в пользовательском режиме может быть ограничено настройками конфигурации или правами пользователя. Проверьте права (нужны полные права или роль с доступом к плану счетов). Если ограничение на уровне конфигурации — счёт добавляется через конфигуратор.

Какой код выбрать для нового забалансового счёта?

Используйте коды, не занятые типовым Планом счетов и маловероятные для занятия в будущих релизах. Распространённая практика — буквенные обозначения (З01, З02) или коды с буквой. Избегайте числовых кодов рядом с типовыми забалансовыми счетами 001–011.

Почему забалансовый счёт не виден в оборотно-сальдовой ведомости?

В настройках ОСВ по умолчанию может стоять отбор только по балансовым счетам. Откройте настройки отчёта и либо сформируйте ОСВ по конкретному счёту, либо включите показ забалансовых счетов. Также проверьте, что за выбранный период по счёту были движения.

Можно ли по забалансовому счёту вести количественный учёт?

Да. В карточке счёта установите признак «Количественный» учёт, и в проводках появится поле «Количество». Это удобно для учёта инструмента, спецодежды или тары в штуках. Устанавливать признак лучше до начала ведения учёта по счёту.

Что будет с самодельным счётом при обновлении конфигурации?

Счёт, добавленный в пользовательском режиме, обычно переживает обновления без проблем. Счёт, добавленный через конфигуратор, может конфликтовать с изменениями поставщика — при обновлении такие объекты нужно проверять вручную и при необходимости объединять заново.

Нужно ли отражать забалансовые счета в бухгалтерской отчётности?

Сами остатки за балансом в формы баланса не попадают, но отдельные показатели (например, арендованные основные средства, обеспечения) подлежат раскрытию в пояснениях к отчётности. Типовые регламентированные отчёты самодельные счета не подхватывают — данные собирают вручную по ОСВ и анализу счёта.