Учет и Финансы · 13 мин
Как в 1С отразить непринимаемые расходы
Как отразить непринимаемые расходы в 1С:Бухгалтерии 8.3: настройка статей затрат, счёт 91.02, нормируемые расходы, постоянные разницы и проверка декларации.
Непринимаемые расходы — это затраты, которые организация несёт реально, но которые не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. К ним относятся, например, суммы сверхнормативных представительских расходов, стоимость безвозмездно переданного имущества, материальная помощь работникам, штрафы и пени в бюджет, расходы на оплату отпусков сверх установленных законодательством норм. Полный перечень закреплён в статье 270 НК РФ.
В бухгалтерском учёте такие затраты признаются в полном объёме, а в налоговом — нет. Из-за этого возникает расхождение между двумя видами учёта, и задача бухгалтера — правильно настроить 1С, чтобы программа сама исключала эти суммы из налоговой базы и корректно формировала декларацию по налогу на прибыль. Ошибка в настройке приводит либо к занижению налога (и риску доначислений при проверке), либо к переплате.
Порядок отражения зависит от характера расхода: одни затраты изначально идут через счета затрат (20, 25, 26, 44), другие сразу относятся на прочие расходы (91.02), третьи списываются за счёт чистой прибыли (84). Ниже разобраны все основные сценарии на примере 1С:Бухгалтерии 8.3 редакции 3.0.
Как определить, какие расходы не принимаются в налоговом учёте
Прежде чем настраивать программу, нужно классифицировать конкретную хозяйственную операцию. Непринимаемые расходы делятся на две большие группы: полностью не учитываемые (пункты 1–48 статьи 270 НК РФ) и нормируемые, которые принимаются только в пределах установленного лимита (например, представительские расходы — не более 4% от расходов на оплату труда, отдельные виды рекламы — не более 1% от выручки).
Типичные примеры полностью непринимаемых расходов: дивиденды, пени и штрафы в бюджет и внебюджетные фонды, взносы в уставный капитал, стоимость безвозмездно переданного имущества, материальная помощь, оплата проезда работников к месту работы транспортом общего пользования (если это не предусмотрено технологией производства), премии из средств специального назначения.
Отражается в БУ, исключается из НУ целиком, формируется постоянная разница
Сумма в пределах нормы уменьшает базу, сверхнорматив — постоянная разница
Проверить экономическую обоснованность и первичные документы до отражения
Не проходит через финансовый результат, в НУ не участвует вообще
Настройка справочников: статьи затрат и прочих доходов и расходов
Ключевой механизм разделения учёта в 1С — реквизит «Вид расхода» в элементах справочников. Для затрат, которые проходят через счета 20, 25, 26, 44, используется справочник «Статьи затрат» (раздел «Справочники» → «Доходы и расходы» → «Статьи затрат»). В карточке статьи в поле «Вид расхода» нужно выбрать значение «Не учитываемые в целях налогообложения». После этого все проводки с этой статьёй будут формироваться только по бухгалтерскому учёту, а в налоговом учёте сумма не запишется.
Для расходов, отражаемых на счёте 91.02, используется справочник «Прочие доходы и расходы». В карточке элемента снимается флажок «Принимается к налоговому учёту». Это стандартный способ для штрафов, пеней, материальной помощи и аналогичных затрат. Обратите внимание: для одних и тех же хозяйственных ситуаций нельзя смешивать разные элементы справочника — иначе отчётность по налогу на прибыль будет собираться некорректно.
Отражение непринимаемых расходов через счета затрат
Если затрата приходит первичным документом (поступление услуг, акты, требование-накладная), она сначала попадает на счёт затрат. Например, организация оплатила услуги, не связанные с производственной деятельностью. В документе «Поступление (акты, накладные)» в табличной части указывается счёт затрат (например, 26) и статья затрат с видом «Не учитываемые в целях налогообложения».
При проведении документа программа сформирует проводку Дт 26 Кт 60 только по бухгалтерскому учёту. В регистрах налогового учёта сумма не отразится. При закрытии месяца регламентная операция «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» спишет эти затраты в бухгалтерском учёте на финансовый результат, а в налоговом учёте списания не произойдёт.
Отражение через счёт 91.02 «Прочие расходы»
Значительная часть непринимаемых расходов сразу относится на прочие расходы, минуя счета затрат. Это штрафы и пени по налогам, материальная помощь, стоимость безвозмездно переданного имущества, отрицательные курсовые разницы по отдельным операциям. Для таких операций используется документ «Операция» (раздел «Операции» → «Операции, введённые вручную») либо специализированные документы.
Вручную операция оформляется проводкой Дт 91.02 Кт 60 (76, 70, 10 и т.д.). В субконто по дебету выбирается элемент справочника «Прочие доходы и расходы» со снятым флажком «Принимается к налоговому учёту». В самой проводке нужно следить за полем «Сумма НУ»: если оно заполнено, удалите значение, чтобы в налоговом учёте сумма не отразилась.
Начисление налоговых штрафов и пеней программа часто формирует автоматически при загрузке выписок или через документ «Начисление налогов» — проверьте, какой элемент справочника прочих расходов подставляется, и при необходимости замените его на непринимаемый.
Нормируемые расходы: представительские и реклама
Нормируемые расходы — особый случай. В течение года они отражаются на счетах затрат со статьёй, у которой вид расхода соответствует типу нормирования: «Представительские расходы», «Расходы на рекламу (нормируемые)», «Добровольное личное страхование» и т.п. Программа при закрытии месяца сама рассчитывает норматив от соответствующей базы (фонда оплаты труда или выручки) и делит сумму на принимаемую и непринимаемую части.
Принимаемая часть списывается в налоговом учёте и попадает в декларацию. Сверхнормативная часть остаётся только в бухгалтерском учёте и формирует постоянную разницу. Важно не путать: если вы вручную заведёте представительские расходы как «не учитываемые», программа не сможет автоматически рассчитать норматив, и часть законно принимаемых расходов будет потеряна для налога на прибыль.
Норматив по представительским расходам считается нарастающим итогом с начала года, поэтому сверхнорматив одного квартала может «доприняться» в следующем, когда база по оплате труда вырастет. Программа это отслеживает автоматически при корректной настройке вида расхода.
Способы отражения непринимаемых расходов
Подходит для затрат, проходящих через счета 20–44 первичными документами. Ограничение: вся сумма по статье будет непринимаемой
Для штрафов, пеней, матпомощи, безвозмездной передачи. Простой способ, но требует контроля поля «Сумма НУ» в ручных операциях
Для представительских, рекламы, страхования. Программа сама делит сумму на принимаемую и сверхнормативную части
Для расходов за счёт чистой прибыли (дивиденды, премии из спецсредств). В налоговом учёте не участвует по определению
ПБУ 18/02 и постоянные разницы
Если организация применяет ПБУ 18/02 (в 1С этот механизм включён в настройках учётной политики: «Главное» → «Учётная политика» → флажок применения ПБУ 18/02), то непринимаемые расходы порождают постоянные разницы. При закрытии месяца регламентная операция «Расчёт отложенного налога по ПБУ 18/02» автоматически начисляет постоянное налоговое обязательство (или постоянный налоговый актив) проводками по счёту 99 в корреспонденции со счётом 68.04.2.
Логика простая: расход есть в бухгалтерском учёте, но нет в налоговом — бухгалтерская прибыль меньше налоговой, значит, налог по бухгалтерским данным был бы меньше фактического. Разница умножается на ставку налога, и эта сумма отражается как постоянное налоговое обязательство. Контрольная формула: условный расход по налогу на прибыль плюс постоянные и временные эффекты должны сойтись с текущим налогом по декларации.
Как проверить результат
В БУ сумма есть, в НУ нет; в отчёте видна колонка ПР
Сумма продублировалась в НУ — неверный вид расхода в статье
Отчёт показывает равенство БУ = НУ + ПР + ВР
Формула не сходится — есть ручные проводки с заполненным НУ
Непринимаемые суммы отсутствуют в расходах приложения 2 к листу 02
Суммы попали в декларацию — проверяйте статьи затрат
Начислено ПНО по ставке налога от постоянной разницы
Проводок нет при включённом ПБУ 18/02 — повторите закрытие месяца
Частые ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — ручное заполнение поля «Сумма НУ» в операциях, введённых вручную. Бухгалтер копирует проводку из бухгалтерского учёта, программа автоматически дублирует сумму в налоговый учёт, и непринимаемый расход уменьшает базу. Вторая типичная ошибка — использование одной статьи затрат для принимаемых и непринимаемых расходов одновременно, что делает невозможным корректное разделение.
Ещё одна проблема — забытое перепроведение после изменения настроек. Если вид расхода в статье изменён в середине года, документы прошлых месяцев хранят старые данные, и закрытие месяца нужно повторить начиная с самого раннего изменённого периода. Также проверяйте, что у нормируемых расходов выбран именно нормируемый вид, а не «не учитываемые» — иначе теряется право на принимаемую часть.
Проверка перед сдачей отчётности
Перед формированием декларации по налогу на прибыль полезно пройти контрольный маршрут. Откройте отчёт «Анализ состояния налогового учёта по налогу на прибыль» (раздел «Отчёты») — он показывает структуру доходов и расходов по БУ, НУ, постоянным и временным разницам. Формула БУ = НУ + ПР + ВР должна сходиться по каждому разделу.
Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 91.02 и 84 с детализацией по субконто и проверьте, что у всех элементов, которые должны быть непринимаемыми, снят флажок принятия к НУ. Наконец, сверьте регистр «Расчёт налога на прибыль» с заполненной декларацией — расхождения укажут на документы с неверными настройками.
Что важно запомнить
Непринимаемые расходы в 1С отражаются через вид расхода в статье затрат или через снятый флажок «Принимается к налоговому учёту» в прочих доходах и расходах. Нормируемые расходы заводите с нормируемым видом, чтобы программа сама рассчитала лимит. После настройки всегда проверяйте отчёт «Анализ состояния налогового учёта» и повторяйте закрытие месяца при изменениях задним числом.
Часто задаваемые вопросы
Куда отнести штрафы и пени по налогам в 1С?
Штрафы и пени в бюджет отражаются проводкой Дт 91.02 Кт 68 (69) с элементом справочника «Прочие доходы и расходы», у которого снят флажок «Принимается к налоговому учёту». В налоговом учёте такие суммы не отражаются, поскольку пункт 2 статьи 270 НК РФ прямо запрещает их учёт в расходах.
Что делать, если непринимаемый расход уже проведён с принимаемой статьёй?
Исправьте статью затрат в первичном документе или измените вид расхода в карточке статьи, затем перепроведите документы периода и повторите регламентные операции закрытия месяца, включая расчёт налога на прибыль и ПБУ 18/02. После этого проверьте отчёт «Анализ состояния налогового учёта».
Как программа считает норматив по представительским расходам?
При закрытии месяца регламентная операция рассчитывает 4% от расходов на оплату труда нарастающим итогом с начала года. Затраты со статьёй вида «Представительские расходы» принимаются в пределах этого лимита, превышение остаётся в бухгалтерском учёте и формирует постоянную разницу. Непринятый остаток может быть учтён в следующих отчётных периодах года.
Нужно ли отражать непринимаемые расходы, если организация на УСН?
При УСН с объектом «доходы минус расходы» закрытый перечень принимаемых расходов установлен статьёй 346.16 НК РФ. В 1С принятие расходов контролируется в документах через статус отражения в расходах, а не через вид расхода в статье затрат. Расходы, не входящие в перечень, просто не включаются в книгу учёта доходов и расходов.
Почему постоянная разница не формируется при закрытии месяца?
Наиболее вероятные причины: в учётной политике не включён механизм ПБУ 18/02, документы периода не перепроведены после изменения настроек, либо сумма в налоговом учёте ошибочно заполнена вручную и расхождения между БУ и НУ фактически нет. Проверьте настройку учётной политики и повторите закрытие месяца.
Можно ли списывать непринимаемые расходы сразу на счёт 84?
Только те расходы, которые по своей природе относятся за счёт чистой прибыли: дивиденды, премии из средств специального назначения, некоторые выплаты по решению собственников. Обычные операционные затраты проводить через 84-й счёт нельзя — это исказит финансовый результат и бухгалтерскую отчётность.