Как создать приходный кассовый ордер в 1С

Приходный кассовый ордер (ПКО) — документ, которым оформляется поступление наличных денег в кассу организации: оплата от покупателей, возврат подотчетных сумм, взнос учредителя, поступление с расчетного счета. В 1С ордер не только формирует печатную форму КО-1, но и создает бухгалтерские проводки, поэтому ошибка в реквизитах приведет к расхождениям в отчетности и кассовой книге.

Порядок создания ПКО зависит от конфигурации: чаще всего документ оформляют в 1С:Бухгалтерии 8.3, но он есть и в 1С:Управление торговлей, и в 1С:ERP, и в 1С:Комплексной автоматизации. Логика везде схожая — отличается расположение разделов и набор видов операций. Ниже разобраны оба типовых сценария.

Перед оформлением убедитесь, что у вас есть права на работу с кассовыми документами, в справочниках созданы контрагент и договор (если поступление связано с расчетами), а касса организации настроена в разделе банковских и кассовых реквизитов.

Что такое ПКО и когда его оформляют

Приходный кассовый ордер фиксирует факт приема наличных денег в кассу. Основание для приема указывается в поле «Основание» или «Принято от» — это может быть номер счета, договора, приказа о возврате подотчетных средств или другой документ.

Типовые ситуации, когда нужен ПКО:

• оплата от покупателя наличными по договору или счету;
• возврат неиспользованных подотчетных сумм сотрудником;
• снятие наличных с расчетного счета и оприходование в кассу;
• взнос учредителя в уставный капитал наличными;
• возврат займа от контрагента или сотрудника;
• розничная выручка, сдаваемая в кассу (в некоторых схемах учета).

Создание ПКО в 1С:Бухгалтерии 8.3

Основной путь: откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы». В журнале нажмите кнопку «Поступление» (или «Создать» → «Приходный кассовый ордер», в зависимости от версии интерфейса). Откроется форма нового документа.

Заполните поля последовательно:

1. Вид операции — самое важное поле, от него зависят проводки и набор остальных реквизитов. Варианты: «Оплата от покупателя», «Возврат от подотчетного лица», «Получение наличных в банке», «Взнос в уставный капитал», «Прочее поступление» и другие.
2. Дата — должна соответствовать фактической дате приема денег, она попадет в кассовую книгу.
3. Контрагент / подотчетное лицо — выберите из справочника; для операции «Прочее поступление» контрагент может не требоваться.
4. Сумма — сумма поступивших наличных.
5. Счет учета (корсчет) — при виде «Прочее поступление» укажите счет вручную, в остальных случаях программа подставит его автоматически (60.01, 71, 51 и т.д.).
6. Основание / Принято от — текст для печатной формы: «Оплата по счету № 15 от …», «Возврат подотчетных сумм» и т.п.

Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Документ сформирует проводку по дебету 50.01 и кредиту соответствующего счета, а сумма попадет в кассовую книгу за указанную дату.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы»
2. 2
   Нажмите «Поступление» и выберите вид операции
3. 3
   Заполните контрагента, сумму, дату и основание
4. 4
   Проверьте корреспондирующий счет
5. 5
   Проведите документ и распечатайте форму КО-1
6. 6
   Выдайте квитанцию лицу, внесшему деньги

Создание ПКО в 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 документ называется «Приходный кассовый ордер» и находится в разделе «Казначейство» → «Приходные кассовые ордера» (в некоторых настройках интерфейса — «Финансы»). Нажмите «Создать» и выберите хозяйственную операцию: «Поступление оплаты от клиента», «Возврат от подотчетного лица», «Поступление из банка», «Прочее поступление» и др.

Особенности УТ: в документе есть табличная часть «Расшифровка платежа», где сумму можно разбить по заказам, накладным или договорам. Если оплата принимается по конкретной отгрузке — подберите документ расчетов через кнопку «Подбор по расчетам», тогда задолженность закроется корректно.

После проведения статус документа меняется на «Проведен», а сумма отражается в отчете «Денежные средства в кассах». Печатная форма КО-1 доступна по кнопке «Печать».

Какие проводки формирует ПКО

Корреспонденция счетов зависит от вида операции. Проверить сформированные проводки можно по кнопке «Дт/Кт» (показать проводки) в форме документа.

Если проводка выглядит неправильно — чаще всего выбран неверный вид операции. Отмените проведение, исправьте вид операции и проведите заново, а не редактируйте проводки вручную без необходимости.

Печать ордера и квитанции

В проведенном документе нажмите кнопку «Печать» → «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Печатная форма включает сам ордер и отрывную квитанцию. Номер и дата подставляются из документа, поля «Принято от» и «Основание» — из соответствующих реквизитов.

Проверьте перед печатью: сумму прописью (формируется автоматически), ФИО лица, внесшего деньги, и подписи — главного бухгалтера и кассира. Если в организации подписи настраиваются через ответственных лиц, убедитесь, что в разделе «Реквизиты организации» → «Подписи» указаны актуальные сотрудники.

Квитанция отрывается и выдается лицу, внесшему наличные, — это подтверждение приема денег. Ордер остается в кассе и подшивается к кассовым документам дня.

Проверка результата и кассовая книга

После проведения убедитесь, что документ отразился в учете корректно. Откройте «Банк и касса» → «Кассовая книга», сформируйте отчет за дату документа: ПКО должен появиться в графе «Приход» с верным номером и суммой, а итоговый остаток на конец дня — сойтись с фактическим остатком наличных в кассе.

Дополнительно проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счету 50.01: оборот по дебету за день должен включать сумму вашего ордера. Если документ проведен, но в кассовой книге его нет — проверьте дату документа и то, что он именно проведен, а не просто записан.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ в журнале

Норма

Помечен как проведенный (без серого значка)

Тревожный признак

Документ не проведен или помечен на удаление

Кассовая книга за дату

Норма

ПКО виден в приходе, остаток сходится с фактом

Тревожный признак

Документа нет или остаток расходится с кассой

Проводки (Дт/Кт)

Норма

Дт 50.01 и корректный счет по виду операции

Тревожный признак

Не тот корсчет или проводки отсутствуют

Печатная форма КО-1

Норма

Сумма прописью, подписи, основание заполнены

Тревожный признак

Пустые поля подписей или неверная сумма прописью

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — неверный вид операции. Например, возврат от подотчетного лица, оформленный как «Прочее поступление» с ручным счетом, не закроет задолженность сотрудника по счету 71 корректно в аналитике, и в отчете по подотчетным лицам сумма зависнет.

Вторая типичная ситуация — расхождение хронологии: ПКО создан позже, но с более ранним временем, из-за чего промежуточный остаток кассы уходит в минус. Программа может выдать предупреждение при проведении — не игнорируйте его, а выровняйте время документов.

Также помните о лимите остатка кассы: если организация обязана его соблюдать, крупное поступление наличных может привести к превышению лимита на конец дня. В этом случае излишек нужно своевременно сдать в банк через расходный кассовый ордер.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли создать ПКО на основании другого документа?

Да. В 1С:Бухгалтерии и УТ 11 приходный ордер можно ввести на основании счета на оплату, реализации товаров, авансового отчета или выписки из банка — через кнопку «Создать на основании» в исходном документе. Большинство реквизитов заполнится автоматически, останется проверить сумму и вид операции.

Как исправить ошибку в уже проведенном ПКО?

Откройте документ, нажмите «Еще» → «Отменить проведение», внесите исправления и проведите заново. Если документ находится в закрытом периоде, потребуется снять запрет изменения данных — это должен делать пользователь с правами администратора, а само исправление лучше согласовать с бухгалтером.

Почему ПКО не попадает в кассовую книгу?

Чаще всего документ просто записан, но не проведен, либо в нем указана другая дата или другая касса (если в базе ведется несколько касс). Проверьте статус проведения, дату и реквизит «Касса» в шапке документа.

Нужно ли оформлять ПКО при оплате через онлайн-кассу?

Если выручка учитывается по данным кассовых Z-отчетов через документ «Отчет о розничных продажах», отдельный ПКО на каждую продажу не создается — иначе сумма задвоится. ПКО оформляют только на поступления, не проходящие через ККТ, либо по принятой в организации схеме учета розничной выручки.

Как оформить поступление наличных с расчетного счета?

Обычно используют связку двух документов: «Списание с расчетного счета» с видом операции «Снятие наличных» и приходный кассовый ордер с видом «Получение наличных в банке». В некоторых конфигурациях ПКО создается автоматически на основании банковского документа.

Обязательно ли распечатывать КО-1, если ведется электронный документооборот?

Форма КО-1 применяется, если организация ведет кассовые операции в традиционном порядке. При полном переходе на электронный документооборот с квалифицированными подписями допускается электронная форма ордера, но порядок должен быть закреплен в учетной политике. В спорных случаях ориентируйтесь на требования вашей учетной политики и указания по кассовой дисциплине.