Как работать с самозанятыми в 1С

Самозанятый — физическое лицо, применяющее налог на профессиональный доход (НПД). Для компании или ИП выгода очевидна: не нужно платить страховые взносы и НДФЛ, достаточно перечислить вознаграждение и получить чек из приложения «Мой налог». Но в учётной системе такие операции должны быть оформлены корректно: без правильного договора, проверки статуса исполнителя и подтверждающих документов налоговая может переквалифицировать отношения в трудовые с доначислением взносов и штрафами.

В 1С (Бухгалтерия предприятия, ЗУП, УНФ) работа с самозанятыми ведётся через договоры гражданско-правового характера с особенностями: выплаты не облагаются взносами, чек самозанятого заменяет акт и счёт-фактуру, а статус исполнителя нужно проверять на каждую дату выплаты. Ниже — пошаговый порядок настройки и ведения учёта с контрольными точками.

Проверка статуса самозанятого перед началом работы

Прежде чем заводить исполнителя в базу, убедитесь, что он действительно плательщик НПД. Статус проверяется по ИНН на сайте ФНС (сервис «Проверка статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход») или через встроенный сервис в свежих релизах 1С:Бухгалтерии — в карточке контрагента есть механизм проверки по ИНН на указанную дату.

Важно проверять статус дважды: на дату подписания договора и на дату каждой выплаты. Если исполнитель утратил статус НПД (например, превысил лимит дохода или снялся с учёта), выплата ему как самозанятому станет ошибкой: компания обязана удержать НДФЛ и начислить взносы. Сохраняйте скриншоты или PDF-результаты проверки — это ваше доказательство добросовестности при споре с ФНС.

Заведение самозанятого в справочники 1С

В 1С:Бухгалтерии самозанятый заводится в справочнике «Контрагенты» с видом «Физическое лицо». Заполните ФИО, ИНН (у самозанятого он обязателен для проверки), при необходимости — СНИЛС и адрес. Если выплаты идут через зарплатную подсистему (1С:ЗУП или Бухгалтерия с ведением ГПХ в разделе «Зарплата и кадры»), дополнительно создайте элемент справочника «Физические лица» и сотрудника с видом договора «ГПХ».

Договор с самозанятым создаётся в карточке контрагента с видом «С покупателем» не подходит — используйте «Прочее» или «С поставщиком» в зависимости от конфигурации. В договоре ГПХ укажите предмет (услуги, работы), порядок оплаты и обязательное условие о предоставлении чека из «Мой налог». Не включайте в договор признаки трудовых отношений: фиксированный график, подчинение внутреннему распорядку, регулярные одинаковые платежи.

Как отразить выплату самозанятому в 1С:Бухгалтерии

Вариант через документы покупки услуг

Если зарплатный учёт ГПХ не ведётся, оформите документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги» на контрагента-физлицо. В проводках затраты уйдут на счёт затрат (20, 25, 26, 44) с кредита 76 или 60. НДС не начисляется — самозанятые его не платят. Оплата отражается стандартным «Списанием с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику» или «Прочие расчёты с контрагентами».

Вариант через зарплатную подсистему (ГПХ)

В конфигурациях с расчётом ГПХ (1С:ЗУП, Бухгалтерия с включённым учётом договоров подряда) создайте документ «Договор подряда» или «Начисление по договорам ГПХ». Критично: для самозанятого начисление не должно облагаться НДФЛ и взносами. В типовых решениях для этого либо используется специальный вид договора, либо начисление вручную исключается из облагаемой базы. Проверьте в регистрах, что по сотруднику не сформировались записи по НДФЛ и страховым взносам.

1. 1
   Проверьте статус НПД по ИНН на дату выплаты и сохраните результат
2. 2
   Создайте контрагента-физлицо и договор ГПХ
3. 3
   Оформите поступление услуг или начисление по договору ГПХ без НДФЛ и взносов
4. 4
   Получите от самозанятого чек из «Мой налог» и приложите его к документу
5. 5
   Проведите оплату с расчётного счёта
6. 6
   Сверьте проводки: НДФЛ и взносов быть не должно

Чек из «Мой налог» — обязательный документ

Чек, сформированный самозанятым в приложении «Мой налог», — главный подтверждающий документ для расходов. Без него затраты могут не принять при проверке. В чеке обязательно должны быть: наименование вашей организации или ИП, ИНН покупателя, сумма, дата и описание услуги. Если самозанятый сформировал чек «физическому лицу» без реквизитов компании, потребуйте аннулировать его и выписать корректный.

Храните чеки в электронном виде, привязанными к учётным документам. В 1С удобно прикреплять PDF чека к документу поступления через механизм присоединённых файлов. Часть релизов 1С поддерживает интеграцию с сервисами проверки чеков по QR-коду — используйте её, чтобы убедиться, что чек не аннулирован после выплаты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Чек из «Мой налог»

Норма

Указаны ИНН и наименование вашей компании, сумма совпадает с выплатой

Тревожный признак

Чек оформлен на физлицо без реквизитов компании или аннулирован

Проводки по начислению

Норма

Дт затратного счёта — Кт 60/76, без НДФЛ и взносов

Тревожный признак

Сформированы записи по НДФЛ или страховым взносам

Статус НПД

Норма

Статус действует на дату выплаты, результат проверки сохранён

Тревожный признак

Проверка не выполнялась или статус утрачен

Риски переквалификации и ограничения

Главный риск при работе с самозанятыми — признание отношений трудовыми. Закон прямо запрещает оформлять как самозанятых бывших сотрудников, если с момента увольнения прошло менее двух лет: такие выплаты не считаются облагаемыми НПД, и компания обязана начислить НДФЛ и взносы. Проверяйте трудовую историю исполнителя до заключения договора.

Также нельзя заменять самозанятыми штатных работников на постоянных функциях: бухгалтер, менеджер по продажам или кладовщик, работающие по ГПХ с ежемесячными одинаковыми выплатами, — типичный повод для претензий. Самозанятый должен выполнять конкретные проектные задачи с результатом, а не исполнять должностные обязанности.

Отчётность и сверка по итогам периода

По самозанятым компания не сдаёт 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения — если выплаты корректно отражены как необлагаемые. Поэтому важно, чтобы в 1С такие начисления не попадали в регистры по НДФЛ и взносам. Перед сдачей отчётности выполните проверку: сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60/76 в разрезе контрагентов-физлиц и сверьте суммы с реестром чеков.

Рекомендуется ежемесячно собирать реестр выплат самозанятым: ФИО, ИНН, дата, сумма, номер чека. Такой реестр можно построить произвольным отчётом по документам поступления с отбором по признаку «физическое лицо». Он существенно упростит ответы на запросы ФНС.

Удобно выделить самозанятых в отдельную группу справочника контрагентов («Самозанятые») и добавить признак в дополнительные сведения. Тогда отборы в отчётах и сверки занимают минуты, а не часы.

FAQ: частые вопросы о самозанятых в 1С

Нужно ли удерживать НДФЛ с выплат самозанятому?

Нет, если исполнитель действующий плательщик НПД и предоставил корректный чек. Он сам платит налог через «Мой налог». НДФЛ возникает только при утрате статуса или отсутствии чека.

Можно ли работать с самозанятым бывшим сотрудником?

Только если с даты увольнения прошло не менее двух лет. Раньше — выплаты не признаются доходом по НПД, и компания должна начислить НДФЛ и взносы как по обычному договору.

Что делать, если самозанятый не прислал чек?

Запросите чек до конца месяца выплаты. Без чека расходы рискуют быть не принятыми. Пропишите в договоре обязанность предоставить чек и право удержать оплату следующего этапа до его получения.

Какой документ в 1С заменяет акт при работе с самозанятым?

Чек из «Мой налог» является основным подтверждением, но акт оказанных услуг рекомендуется оформлять дополнительно — он описывает состав работ и защищает при спорах о результате.

Попадают ли самозанятые в отчётность 6-НДФЛ и РСВ?

Нет, при корректном оформлении выплаты им не облагаются НДФЛ и взносами и в этих отчётах не отражаются. Если суммы попали в отчёт — проверьте настройки вида начисления в 1С.

Как проверить, что чек не аннулирован после оплаты?

Сканируйте QR-код на чеке или проверьте его на сайте ФНС. Аннулированный чек означает, что доход у самозанятого отменён, и основание для ваших расходов исчезает — запросите новый чек.