Учет и Финансы · 9 мин
Как проводить оплату самозанятому в 1С
Как отразить оплату самозанятому в 1С: договор ГПХ, поступление услуг, чек из «Мой налог», списание с расчётного счёта и проверка корректности учёта.
Работа с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход) — обычная практика для организаций и ИП, и в 1С такие операции отражаются без начисления страховых взносов и НДФЛ, если соблюдены условия: исполнитель действительно имеет статус самозанятого, а отношения не являются скрытыми трудовыми. В программе оплата самозанятому оформляется по модели гражданско-правового договора: поступление услуги или работы, затем списание денежных средств с расчётного счёта или выдача из кассы.
Ключевой документ, который закрывает сделку, — чек, сформированный самозанятым в приложении «Мой налог». Без чека налоговая может признать расходы неподтверждёнными и доначислить налоги. Поэтому схема учёта в 1С всегда строится вокруг трёх элементов: договор (или счёт/акт), чек самозанятого и платёжный документ.
Материал ориентирован на конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0), но общая логика применима и в других решениях: в «Управлении нашей фирмой» и «Комплексной автоматизации» документы называются похоже, а последовательность действий совпадает.
Проверка статуса самозанятого перед оплатой
Прежде чем проводить оплату, бухгалтер должен убедиться, что исполнитель действительно применяет налог на профессиональный доход. Проверка выполняется на сайте ФНС по ИНН исполнителя: сервис показывает, зарегистрирован ли человек как плательщик НПД на дату проверки. Результат проверки разумно сохранить (скриншот или выгрузку) — это подтверждение добросовестности компании.
Статус проверяют на дату оказания услуги и желательно на дату оплаты, потому что самозанятый может сняться с учёта в любой момент. Если на дату оказания услуги статуса не было, выплата превращается в обычный доход физлица по договору ГПХ — с удержанием НДФЛ и начислением взносов.
Отдельное ограничение: нельзя платить как самозанятому бывшему сотруднику, с которым трудовой договор прекращён менее двух лет назад, — такие выплаты не подпадают под НПД. Также самозанятость не применяется, если фактически существуют признаки трудовых отношений: фиксированный график, подчинение внутренним правилам, регулярные одинаковые платежи за постоянные функции.
Заведение контрагента и договора в 1С
Самозанятый заводится в справочнике «Контрагенты» как физическое лицо. В карточке указывают ФИО, ИНН (у самозанятого он обязателен — без ИНН чек не проверить и выплату не идентифицировать), при наличии — адрес и банковские реквизиты для перечисления оплаты. Вид контрагента выбирается «Физическое лицо».
Далее создаётся договор с видом «С покупателем» — нет, в данном случае корректный вид зависит от роли: для организации самозанятый выступает поставщиком услуг, поэтому используется договор «С поставщиком». В договоре фиксируют предмет (какие услуги или работы выполняются), стоимость и порядок расчётов. Сам текст договора ГПХ подписывается вне программы, в 1С хранится его учётная карточка.
Отражение поступления услуг или работ
Начисление задолженности перед самозанятым оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)». В документе выбирают контрагента, договор, указывают номенклатуру услуги, сумму и счёт затрат — например, 26, 44 или 20 в зависимости от характера услуги.
Счёт расчётов с самозанятым — обычно 76.05 (или 60.01, в зависимости от принятой учётной политики и настроек). Важно, чтобы в документе не формировались проводки по НДФЛ и взносам: самозанятый не является застрахованным лицом по выплатам в рамках НПД. В «1С:Бухгалтерии» документ поступления услуг по умолчанию не создаёт зарплатных начислений — они возникают только если ошибочно оформить выплату через кадровые документы.
Если самозанятый выполняет работы с материальным результатом (например, ремонт), логика та же: поступление работ по акту. Основание для проводки — акт выполненных работ и чек самозанятого, реквизиты чека рекомендуется зафиксировать в комментарии к документу или в дополнительных сведениях.
- 1Проверьте статус самозанятого по ИНН на сайте ФНС и сохраните подтверждение
- 2Создайте контрагента с видом «Физическое лицо» и договор «С поставщиком»
- 3Оформите документ «Поступление (акты, накладные)» с видом «Услуги (акт)»
- 4Укажите счёт затрат и счёт расчётов, проверьте отсутствие НДФЛ и взносов в проводках
- 5Запишите реквизиты чека из «Мой налог» в комментарий или дополнительные сведения документа
Оформление оплаты: банк и касса
Безналичная оплата оформляется документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». В документе выбирают контрагента-самозанятого, договор, сумму и счёт расчётов. При загрузке выписки из банка программа обычно подбирает контрагента по реквизитам, но вид операции и договор нужно проверить вручную — автоматическое заполнение иногда выбирает неверный договор.
Если расчёт идёт наличными, используется «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Оплата поставщику». Наличные расчёты с самозанятыми допустимы, но на практике безналичный перевод на карту или счёт предпочтительнее: платёжный документ сам по себе служит дополнительным подтверждением выплаты.
Перечисление на карту по номеру телефона (СБП) или карты в 1С отражается так же — как оплата поставщику; способ перевода на учёт не влияет. Главное, чтобы получатель в платёжном поручении был идентифицирован как тот самый самозанятый.
Контроль чека и закрывающих документов
Чек из «Мой налог» самозанятый обязан сформировать в момент получения оплаты (при безналичном расчёте — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты, если расчёт не мгновенный; при мгновенном расчёте — сразу). Чек приходит на email компании или передаётся в электронном виде, его можно проверить по ссылке или QR-коду.
В 1С чек не формируется — это документ самозанятого. Задача бухгалтера — получить чек, сверить сумму и дату с платёжным документом и подшить чек к комплекту документов. Расхождение суммы чека и платежа — прямой риск признания части расходов неподтверждённой.
Как проверить результат
Дт счёта затрат — Кт 76.05 (или 60.01), без записей по НДФЛ и взносам
Сформированы проводки по 68.01 или 69-му счёту — выплата ошибочно проведена как облагаемая
Сумма и дата чека совпадают с платежом, чек открывается по ссылке ФНС
Чека нет, сумма не совпадает или ссылка недействительна
После оплаты сальдо по расчётам закрыто
Висит дебиторская или кредиторская задолженность — документы не связаны договором
Частые ошибки и типовые сценарии
Самая распространённая ошибка — оформление выплаты самозанятому через кадровые документы (начисление по договору ГПХ в зарплатном учёте). Это приводит к начислению страховых взносов и включению выплаты в отчётность по персучёту, что противоречит статусу НПД и требует исправительных расчётов.
Вторая типовая ошибка — оплата без проверки статуса на дату услуги. Если самозанятый утратил статус (например, превысил лимит дохода), выплата становится обычным доходом физлица, и обязанности налогового агента ложатся на компанию.
Если самозанятый выставил счёт на оплату
Счёт от самозанятого — необязательный, но удобный документ. В 1С его регистрируют как «Счёт от поставщика», затем на его основании создают поступление и оплату. Это связывает всю цепочку документов и упрощает сверку.
Если услуги регулярные
При постоянном сотрудничестве (например, ежемесячные услуги дизайнера) настраивают типовую цепочку: один договор, ежемесячные акты и платежи. Следите, чтобы регулярность и характер работ не формировали признаки трудовых отношений — это главный риск длительных отношений с самозанятыми.
Что важно запомнить
Оплата самозанятому в 1С — это поступление услуг по договору с поставщиком плюс списание с расчётного счёта, без НДФЛ и взносов. Обязательные условия: действующий статус НПД, чек из «Мой налог» и отсутствие признаков трудовых отношений.
Частые вопросы
Нужно ли удерживать НДФЛ при оплате самозанятому?
Нет, если исполнитель действительно применяет НПД и предоставил чек. Налог на профессиональный доход он платит самостоятельно через приложение «Мой налог». Компания выступает налоговым агентом только если статус самозанятого отсутствовал или утрачен.
Можно ли оплатить самозанятому наличными из кассы?
Да, закон не запрещает наличные расчёты с самозанятыми. В 1С оформляется расходный кассовый ордер с видом операции «Оплата поставщику». Однако безналичный перевод удобнее: платёжное поручение дополнительно подтверждает факт выплаты.
Что делать, если самозанятый не прислал чек?
Запросите чек письменно — обязанность его сформировать лежит на исполнителе. До получения чека расход считается неподтверждённым. Если чек так и не предоставлен, безопаснее скорректировать налоговую базу по прибыли (или УСН) на спорную сумму и пересмотреть сотрудничество.
Каким счётом учёта пользоваться для расчётов с самозанятым?
Чаще применяют 76.05 «Расчёты с прочими поставщиками и подрядчиками» или 60.01 — выбор закрепляется учётной политикой. Принципиально важно, чтобы расчёты не проходили через счета 70 и 73, предназначенные для расчётов с персоналом.
Можно ли платить самозанятому за товары, а не услуги?
Да, самозанятые вправе продавать товары собственного изготовления. В 1С это отражается как обычное поступление товаров от поставщика-физлица с дальнейшей оплатой. Перепродажа чужих товаров под НПД не подпадает — такую сделку оформлять как оплату самозанятому нельзя.
Нужно ли включать выплаты самозанятым в отчётность?
Выплаты по НПД не включаются в расчёты по страховым взносам, 6-НДФЛ и персонифицированную отчётность, поскольку не являются объектом обложения. Подтверждение этого — чек самозанятого и документально зафиксированный статус плательщика НПД.