Учет и Финансы · 9 мин
Как отразить в 1С прощение займа сотруднику
Как оформить прощение займа сотруднику в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: документы, проводки по счету 73, НДФЛ с материальной выгоды и списанного долга, взносы.
Прощение займа сотруднику — операция на стыке зарплатного и бухгалтерского учёта: организация списывает задолженность работника, а у сотрудника возникает доход в натуральной форме, облагаемый НДФЛ. В 1С такая операция не оформляется одной кнопкой — потребуется соглашение о прощении долга, корректное списание задолженности по счёту 73.01 и начисление налога.
Порядок действий зависит от того, в какой программе ведётся учёт: в 1С:ЗУП отражается доход сотрудника и НДФЛ, а в 1С:Бухгалтерии — проводки по списанию займа и процентов. Если зарплата считается в ЗУП, а проводки формируются в Бухгалтерии, данные передаются через синхронизацию, и важно проверить, что доход корректно «приехал» в обе базы.
Ключевой налоговый момент: сумма прощенного займа признаётся доходом работника и облагается НДФЛ по ставке 13% (15% с превышения порога). Страховые взносы на прощенный заём, как правило, не начисляются, если заём не связан с трудовыми отношениями по своей экономической сути, однако налоговые органы могут оспорить это, если прощение носит систематический характер и фактически заменяет премирование.
Какие документы и настройки нужны перед отражением
До работы в программе подготовьте правовое основание — соглашение о прощении долга или дарения между организацией и сотрудником. В документе указывают реквизиты договора займа, сумму основного долга и начисленных процентов, которые прощаются, и дату прекращения обязательства. Без письменного соглашения списание может быть признано необоснованным.
Проверьте в учётной системе остаток задолженности сотрудника: сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 73.01 «Расчёты по предоставленным займам» в разрезе работника. Сумма по соглашению должна совпадать с остатком в учёте — иначе после списания останется «хвост», который будет искажать отчётность.
Как списать задолженность по займу в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8.3 списание оформляется документом «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции» — «Операции, введённые вручную»). Создайте новый документ датой подписания соглашения о прощении.
Основная проводка: Дт 91.02 «Прочие расходы» — Кт 73.01 на сумму прощённого основного долга. Если прощаются и начисленные проценты, добавьте аналогичную проводку по счёту, где учитывались проценты (обычно тоже 73.01 или отдельный субсчёт). В аналитике по счёту 73.01 укажите сотрудника, по 91.02 — статью прочих доходов и расходов с видом, не принимаемым для налога на прибыль (прощение долга работнику не уменьшает налогооблагаемую базу).
После проведения сформируйте ОСВ по 73.01 и убедитесь, что остаток по сотруднику закрылся в ноль. Если в учёте проценты начислялись ежемесячно, проверьте, что списана и последняя начисленная сумма.
- 1Подпишите соглашение о прощении долга с сотрудником
- 2Сформируйте ОСВ по счёту 73.01 и сверьте сумму долга
- 3Создайте «Операцию, введённую вручную» датой соглашения
- 4Добавьте проводку Дт 91.02 Кт 73.01 на сумму долга и процентов
- 5Проверьте, что остаток по сотруднику на 73.01 равен нулю
Как отразить доход сотрудника и НДФЛ в 1С:ЗУП
В 1С:ЗУП 3.1 прощённый заём регистрируется как доход работника. Самый прямой способ — документ «Операция учёта НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы» — «См. также» — «Операции учёта НДФЛ»). На вкладке «Доходы» укажите сотрудника, дату получения дохода (дата соглашения о прощении), код дохода и сумму. Программа автоматически рассчитает НДФЛ по действующей ставке.
Альтернатива — документ «Разовое начисление», если в вашей настройке создан вид начисления с обложением НДФЛ и без страховых взносов. Этот вариант удобен, когда нужно вывести сумму в расчётный листок сотрудника. Проверьте настройки вида начисления: НДФЛ — облагается, страховые взносы — не облагается (доходы, не являющиеся объектом обложения).
Исчисленный НДФЛ удерживается при ближайшей денежной выплате сотруднику — авансе или зарплате. Удерживаемая сумма не может превышать 50% выплаты, поэтому при крупном долге налог удерживается частями в несколько периодов. Программа контролирует это ограничение автоматически при формировании ведомостей.
Синхронизация между ЗУП и Бухгалтерией
При раздельном ведении учёта данные о доходе и НДФЛ переносятся из ЗУП в Бухгалтерию документом «Отражение зарплаты в бухучёте». Операция, введённая вручную по списанию долга, в ЗУП не отражается — она живёт только в бухгалтерской базе. Это нормально: зарплатная программа отвечает за доход и налог физлица, бухгалтерская — за расчёты по займу.
После синхронизации сверьте: сумма дохода по сотруднику в регистре НДФЛ ЗУП должна совпадать с суммой списания по 73.01 в Бухгалтерии. Расхождение обычно означает, что в одной из баз отражена только часть долга (например, забыли проценты).
Как проверить результат
Конечное сальдо равно нулю
Остался дебетовый остаток — долг списан не полностью
Доход и исчисленный налог зарегистрированы датой соглашения
Доход есть, а налог не исчислен — проверьте код дохода
НДФЛ удержан при ближайшей выплате
Налог «висит» неудержанным несколько месяцев
Особые ситуации и ограничения
Прощение займа уволенному сотруднику
Если работник уже уволен, удержать НДФЛ невозможно — денежных выплат нет. В этом случае организация до истечения срока отчётности сообщает в налоговую о невозможности удержания (справка с признаком о невозможности удержания в составе 6-НДФЛ), и налог платит сам бывший сотрудник по уведомлению. В ЗУП это отражается через документы учёта НДФЛ с соответствующим признаком.
Прощение части долга
Если прощается только часть займа, списывайте проводкой именно прощённую сумму, а остаток продолжайте учитывать на 73.01 и гасить по графику. Доходом сотрудника признаётся только прощённая часть.
Как выбрать способ отражения
Типичные ошибки при отражении прощения займа
Отдельная ошибка — оформление прощения как «безвозвратного займа» задним числом в уже сданном периоде. Это требует уточнённой отчётности по НДФЛ и может повлечь пени. Корректнее оформлять соглашение текущей датой.
Как проверить итоговую отчётность
После всех операций сформируйте отчёт 6-НДФЛ за период: доход от прощения займа должен попасть в раздел 2 с датой фактического получения дохода — датой соглашения. Удержанный налог отражается по датам фактических удержаний из выплат.
В бухгалтерской отчётности списанный заём уменьшает дебиторскую задолженность и попадает в прочие расходы. Проверьте, что в декларации по налогу на прибыль эта сумма исключена из расходов — в настройках статьи прочих расходов не должно быть признака принятия к налоговому учёту.
Что важно запомнить
Прощение займа оформляется соглашением, в Бухгалтерии списывается проводкой Дт 91.02 Кт 73.01, в ЗУП сумма регистрируется как доход сотрудника с НДФЛ, налог удерживается из ближайших выплат в пределах 50%, а после операции сверяются остаток по 73.01, регистры НДФЛ и отчёт 6-НДФЛ.
Частые вопросы
Нужно ли начислять страховые взносы на прощённый заём?
Если заём предоставлен в рамках гражданско-правовых отношений и не связан с оплатой труда, взносы обычно не начисляются. Риск возникает, когда прощение приурочено к результатам работы или повторяется регулярно — тогда проверяющие могут переквалифицировать сумму в скрытую форму премии.
Каким кодом дохода обозначить прощённый заём в НДФЛ?
Для суммы прощённого долга применяется код дохода, соответствующий прощению задолженности (в справочнике кодов доходов НДФЛ это код 2610 для списанного безнадёжного долга либо иные коды в зависимости от ситуации — уточните актуальный перечень кодов в действующем приказе ФНС). В 1С:ЗУП код выбирается из встроенного справочника видов доходов.
Можно ли оформить прощение займа как подарок?
Да, стороны вправе заключить договор дарения денежных средств в счёт погашения займа. Налоговый результат для сотрудника тот же — доход облагается НДФЛ, при этом необлагаемый лимит подарков от организации (4 000 рублей в год) может уменьшить базу, если применим.
Что делать, если заём был выдан в другой программе и в 1С его нет?
Сначала введите начальные остатки по счёту 73.01 документом ввода остатков, чтобы задолженность появилась в учёте. Только после этого списывайте её операцией вручную — иначе проводка создаст отрицательный (кредитовый) остаток по сотруднику.
В каком периоде отражать доход, если соглашение подписано в одном месяце, а проводки сделаны позже?
Доход для целей НДФЛ признаётся датой прекращения обязательства — датой подписания соглашения, а не датой бухгалтерской операции. Если операцию ввели позже, в документе учёта НДФЛ всё равно укажите дату соглашения, иначе данные в 6-НДФЛ попадут не в тот период.
Как удержать НДФЛ, если сотрудник в отпуске без сохранения зарплаты?
Налог удерживается при первой денежной выплате после возвращения сотрудника. До этого момента исчисленный налог числится в учёте как неудержанный — это нормальная ситуация, главное, чтобы к концу года налог был удержан либо заявлен как невозможный к удержанию.