Как настроить счет авансов в 1С

Счет авансов в 1С — это субсчета, на которых программа отдельно учитывает предоплату, выданную поставщикам (60.02) и полученную от покупателей (62.02). Корректная настройка этих счетов определяет, правильно ли закрываются взаиморасчеты, формируются счета-фактуры на аванс и отражается НДС. Если настройки неверны, в оборотно-сальдовой ведомости появляются «повисшие» авансы, а декларация по НДС заполняется с ошибками.

В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 счета расчетов и авансов задаются в нескольких местах: в настройках учетной политики, в регистре «Счета учета расчетов с контрагентами» и в самих документах поступления и реализации. Разберем каждый уровень настройки и то, как проверить результат.

Какие счета используются для учета авансов

В типовом плане счетов 1С:Бухгалтерии для авансов предусмотрены отдельные субсчета. Предоплата поставщикам отражается на счете 60.02 «Расчеты по авансам выданным», предоплата покупателей — на 62.02 «Расчеты по авансам полученным». Основная задолженность учитывается на 60.01 и 62.01 соответственно.

Для НДС с авансов применяются дополнительные счета: 76.ВА «НДС по авансам и предоплатам выданным» и 76.АВ «НДС по авансам и предоплатам полученным». Их программа использует автоматически при регистрации счетов-фактур на аванс, если включен соответствующий функционал.

Если в организации есть расчеты в валюте или по договорам с особыми условиями, схема субсчетов сохраняется — меняется только аналитика по договорам. Добавлять собственные субсчета к 60 и 62 имеет смысл только при нестандартном учете, и делать это нужно осознанно: типовые механизмы зачета авансов ориентированы на стандартные субсчета.

Настройка счетов расчетов с контрагентами

Основная точка настройки — регистр «Счета учета расчетов с контрагентами». Откройте «Главное → Настройки → План счетов → Настройка плана счетов» либо перейдите через карточку договора по ссылке «Счета учета расчетов». В типовой поставке регистр уже заполнен значениями по умолчанию: 60.01/60.02 для поставщиков и 62.01/62.02 для покупателей.

Программа подбирает счета по иерархии: сначала ищет запись для конкретного договора, затем для контрагента, затем для вида расчетов и, наконец, общую запись «по умолчанию». Это позволяет задать особые счета для отдельных договоров — например, выделить расчеты по лизингу или по товарным кредитам на отдельные субсчета.

1. 1
   Откройте «Главное → Настройки → План счетов → Счета расчетов с контрагентами».
2. 2
   Проверьте общую запись: для поставщиков — 60.01 и 60.02, для покупателей — 62.01 и 62.02.
3. 3
   При необходимости добавьте строки для конкретных контрагентов или договоров с особыми счетами.
4. 4
   Сохраните настройки и проведите тестовый документ оплаты, чтобы проверить подстановку счетов.
5. 5
   Сформируйте анализ счета 60.02 или 62.02 и убедитесь, что аванс встал на нужный субсчет.

Настройка для отдельного договора

Если по конкретному договору авансы нужно учитывать обособленно, откройте карточку договора и перейдите по ссылке настройки счетов учета. Добавьте запись, где в поле «Договор» указан нужный договор, и задайте счета расчетов и авансов. С этого момента все документы по этому договору будут использовать заданные счета вместо общих.

Настройка учетной политики и НДС с авансов

В разделе «Главное → Настройки → Налоги и отчеты → НДС» определяется порядок регистрации счетов-фактур на аванс. Организация на общей системе налогообложения обязана начислять НДС с полученных авансов — для этого используется документ «Счет-фактура выданный» с видом «На аванс», который создается на основании поступления оплаты.

Порядок регистрации авансовых счетов-фактур задается в учетной политике по НДС: можно регистрировать их при каждом поступлении оплаты или формировать пакетно через обработку «Регистрация счетов-фактур на аванс» в конце периода. Второй вариант удобнее при большом количестве оплат.

Для выданных авансов право на вычет НДС — это опция, а не обязанность. Если организация ею пользуется, проверьте, что в учетной политике включено применение вычетов по авансам выданным, и что поставщик предоставляет счета-фактуры на аванс.

Как работает зачет авансов в документах

При проведении документа «Поступление (акты, накладные)» программа автоматически зачитывает аванс, ранее выданный этому поставщику по тому же договору: формируется проводка Дт 60.01 Кт 60.02. Аналогично при реализации зачитывается полученный аванс: Дт 62.02 Кт 62.01.

Способ зачета аванса задается в самом документе в поле «Зачет авансов»: доступны варианты «Автоматически», «По документу» (зачет только конкретных оплат, выбранных вручную) и «Не зачитывать». Автоматический режим подходит для большинства случаев, ручной — когда по одному договору идет несколько параллельных поставок и важно контролировать, какая оплата к какой отгрузке относится.

Маршрут решения

Как выбрать способ зачета аванса

По договору простая схема «оплата — отгрузка»Оставьте зачет «Автоматически» — программа сама подберет аванс по дате.

Несколько поставок и оплат по одному договору, важна точная связкаИспользуйте «По документу» и выбирайте конкретные платежные документы.

Оплата и отгрузка учитываются по разным договорамАвтоматический зачет не сработает — оформите корректировку долга или перенесите оплату на нужный договор.

Если аванс не зачелся, чаще всего причина в реквизитах: в оплате и в отгрузке указаны разные договоры, разные валюты или разные счета расчетов. Проверьте аналитику обоих документов — она должна совпадать.

Проверка результата и типичные ошибки

После настройки сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 и 62 с группировкой по субсчетам. Признак корректной работы: сальдо по 60.02 и 62.02 соответствует реальным незакрытым предоплатам, а одновременного развернутого сальдо по 60.01 и 60.02 в пользу одного контрагента по одному договору нет.

Полезно также сформировать «Анализ субконто» по контрагенту и договору — он покажет, на каком субсчете «висит» сумма и какими документами она образована. Для проверки НДС используйте «Анализ учета по НДС» и сверку книги покупок и книги продаж.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счетам 60 и 62

Норма

Авансы на 60.02/62.02, задолженность на 60.01/62.01, без развернутого сальдо по одному договору

Тревожный признак

Один и тот же контрагент одновременно в дебете 60.02 и кредите 60.01 по одному договору

Проводки документа поступления

Норма

Есть проводка зачета Дт 60.01 Кт 60.02

Тревожный признак

Зачета нет, хотя аванс по договору был

Книга продаж / книга покупок

Норма

Авансовые счета-фактуры зарегистрированы, НДС на 76.АВ/76.ВА закрывается при зачете

Тревожный признак

НДС с аванса начислен, но вычет при зачете не отражен

Особые ситуации: УСН, валюта и частичная оплата

На упрощенной системе счета авансов работают так же, но без НДС-цепочки: счета 76.АВ и 76.ВА не задействуются, а в книге учета доходов и расходов аванс полученный признается доходом сразу по дате оплаты, а аванс выданный — расходом только после закрывающих документов (при методе «доходы минус расходы»).

При расчетах в валюте аванс переоценивается по правилам, отличным от задолженности: выданный аванс после оплаты курсовой разницы не образует, а отгрузка оценивается по курсу на дату аванса в части предоплаты. Программа делает это автоматически, но только при корректном зачете — еще одна причина не допускать «повисших» авансов.

При частичной предоплате зачитывается только сумма аванса, остаток остается кредиторской или дебиторской задолженностью на 60.01/62.01. Проверяйте пропорцию в проводках документа — она видна сразу после проведения по кнопке «Дт/Кт».

Часто задаваемые вопросы

Почему аванс не зачитывается в документе поступления?

Чаще всего в платежном документе и в поступлении указаны разные договоры, разные валюты или разные счета расчетов. Откройте оба документа, сравните аналитику и приведите ее к единому виду. Также проверьте, что в поле «Зачет авансов» не выбран вариант «Не зачитывать».

Можно ли использовать свои субсчета вместо 60.02 и 62.02?

Технически можно добавить собственные субсчета к счетам 60 и 62 и указать их в настройках расчетов. Однако типовые механизмы зачета авансов и регистрации НДС ориентированы на стандартные субсчета, поэтому пользовательские счета требуют тщательной проверки всех операций и обычно оправданы только при нестандартном учете.

Как массово сформировать счета-фактуры на аванс за квартал?

Используйте обработку «Регистрация счетов-фактур на аванс» в разделе «Операции» или «Банк и касса». Укажите период, программа сама найдет все поступления оплаты, по которым не зарегистрированы авансовые счета-фактуры, и создаст их списком.

Что делать, если аванс попал не на тот договор?

Если период открыт, исправьте договор прямо в платежном документе и перепроведите связанные документы. Если период закрыт, оформите документ «Корректировка долга» с видом операции переноса задолженности — он перенесет аванс на нужный договор без изменения прошлых периодов.

Нужно ли настраивать счета авансов отдельно для каждого контрагента?

Нет. Общей записи «по умолчанию» достаточно для большинства организаций: программа подставит 60.02 и 62.02 всем контрагентам. Отдельные настройки требуются только для договоров с особым учетом — например, лизинга, займов или расчетов через третьих лиц.

Как увидеть все незакрытые авансы по организации?

Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60.02 и 62.02 с детализацией по контрагентам и договорам. Для показа документов, образовавших сальдо, используйте отчет «Обороты между субконто» или «Анализ субконто» по виду субконто «Договоры».