Учет и Финансы · 11 мин
Как отразить обеспечительный платеж по аренде в 1С
Порядок отражения обеспечительного платежа по аренде в 1С:Бухгалтерии 8.3: проводки, счета учета, зачет депозита в счет аренды и возврат.
Обеспечительный платеж (депозит, гарантийный взнос) — сумма, которую арендатор перечисляет арендодателю в качестве гарантии исполнения обязательств по договору. В бухгалтерском учете он не признается расходом арендатора и доходом арендодателя до момента зачета или возврата, поэтому отражается на счетах расчетов, а не на счетах затрат или выручки.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 для учета обеспечительного платежа у арендатора обычно используется счет 76.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами» или отдельный субсчет к счету 60/76, а у арендодателя — 76.09 либо 62.02 в зависимости от условий договора. Главное — не проводить платеж через документы реализации или поступления услуг, иначе программа сформирует доходы/расходы и НДС, которых по депозиту быть не должно.
Ниже разобраны типовые операции для обеих сторон договора: перечисление депозита, его зачет в счет арендной платы, возврат при расторжении и удержание сумм за ущерб. Примеры актуальны для 1С:Бухгалтерии 8.3 ред. 3.0, но логика проводок применима и к другим конфигурациям.
Что такое обеспечительный платеж и почему его нельзя проводить как аванс
По ГК РФ обеспечительный платеж — это денежная сумма, вносимая одной стороной в пользу другой для обеспечения исполнения обязательства. До наступления обстоятельств, предусмотренных договором (зачет, возврат, удержание), эти деньги юридически остаются «чужими»: у арендатора это дебиторская задолженность, у арендодателя — кредиторская.
Ключевое отличие от аванса: аванс — это предоплата за конкретные услуги, с которой у получателя возникает НДС к уплате. Обеспечительный платеж по общему правилу НДС не облагается, так как не связан с оплатой реализации. Налоговые риски возникают, только если по условиям договора депозит сразу засчитывается как плата за первый или последний месяц аренды — тогда это фактически аванс, и инспекция может доначислить НДС.
Поэтому первый шаг перед отражением в 1С — прочитать договор. Если в нем написано «обеспечительный платеж засчитывается в счет арендной платы за последний месяц», проводите сумму как депозит на 76 счете и зачитывайте в конце срока. Если написано «арендатор вносит плату за первый месяц и обеспечительный платеж» — разделите сумму на два платежа с разным назначением.
Настройка счетов учета для депозита
Перед первой операцией проверьте план счетов. В типовой конфигурации счет 76.09 «Прочие расчеты с разными дебиторами и кредиторами» подходит для обеих сторон. Некоторые организации заводят отдельные субсчета, например 76.ОП «Обеспечительные платежи», чтобы депозиты не смешивались с прочими расчетами и легко выборочно анализировались.
Для корректной аналитики убедитесь, что по выбранному счету ведется учет по контрагентам и договорам. Договор с контрагентом должен иметь подходящий вид: у арендатора — «С поставщиком», у арендодателя — «С покупателем». Если ведете учет по нескольким договорам аренды с одним контрагентом, создайте отдельный договор под обеспечительный платеж, чтобы в оборотно-сальдовой ведомости депозит не «размазывался» по расчетам за аренду.
Как арендатору отразить перечисление обеспечительного платежа
Перечисление депозита оформляется документом «Списание с расчетного счета» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). Порядок заполнения:
- вид операции — «Оплата поставщику» или «Прочие расчеты с контрагентами» (второй вариант предпочтительнее, чтобы платеж не попал в автоматический зачет авансов);
- получатель — арендодатель, договор — договор аренды или отдельный договор под депозит;
- счет дебета — 76.09 (или ваш субсчет для обеспечительных платежей);
- сумма и назначение платежа — строго по платежному поручению, в назначении укажите «обеспечительный платеж по договору аренды № …, НДС не облагается».
Проводка будет: Дт 76.09 Кт 51. Никаких документов «Поступление (акты, накладные)» на сумму депозита создавать не нужно — расхода не возникает. В книге покупок и книге продаж эта операция не отражается.
Проверьте результат: откройте оборотно-сальдовую ведомость по счету 76.09 с отбором по контрагенту. Сальдо по дебету должно равняться сумме депозита. Если сальдо нулевое или сумма «повисла» на 60.02 — проверьте вид операции и счет расчетов в платежном документе.
- 1Создайте документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Прочие расчеты с контрагентами»
- 2Укажите контрагента-арендодателя и договор аренды
- 3Выберите счет дебета 76.09 и введите сумму депозита
- 4Проведите документ и проверьте проводку Дт 76.09 Кт 51
- 5Сформируйте ОСВ по 76.09 и сверьте сальдо с договором
Как арендодателю отразить получение депозита
У арендодателя получение обеспечительного платежа оформляется документом «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Прочие расчеты с контрагентами» (или «Возврат от поставщика» не подходит — используйте прочие расчеты). Счет кредита — 76.09. Проводка: Дт 51 Кт 76.09.
Счет-фактуру на депозит не выставляйте: это не аванс, объекта по НДС нет. Если платеж пришел от покупателя с видом операции «Оплата от покупателя» и счетом 62.02, программа может автоматически зарегистрировать аванс и потребовать счет-фактуру — поэтому вид операции критичен.
В налоговом учете по налогу на прибыль обеспечительный платеж не включается в доходы до момента зачета или признания безвозвратным. Убедитесь, что по счету 76.09 не включен автоматический учет в составе доходов при закрытии месяца — в типовой конфигурации прочие расчеты корректно исключаются, но при самостоятельной настройке счетов это стоит проверить.
Зачет обеспечительного платежа в счет арендной платы
Когда по условиям договора депозит засчитывается в счет аренды (обычно за последний месяц), у арендатора нужно закрыть задолженность по 76.09 за счет расчетов по аренде. В 1С:Бухгалтерии это делается документом «Операция» (раздел «Операции» → «Операции, введенные вручную»).
Проводка у арендатора: Дт 60.01 (или 76.05, смотря на каком счете учитываются расчеты по аренде) Кт 76.09 — на сумму зачитываемого депозита. После этого задолженность по начисленной аренде будет частично или полностью закрыта, а сальдо по 76.09 уменьшится.
У арендодателя зеркально: Дт 76.09 Кт 62.01. В момент зачета у арендодателя возникает объект по НДС — зачтенная сумма становится оплатой (авансом) за услуги аренды. Если реализация уже оформлена актом, НДС начисляется по акту; если зачет предшествует акту, требуется счет-фактура на аванс. Проверьте последовательность документов, чтобы не пропустить обязанность по НДС.
Удобно оформлять зачет депозита в том же месяце, в котором выставлен акт за последний период аренды. Тогда НДС начисляется один раз по акту, без промежуточного счета-фактуры на аванс и последующего вычета — меньше документов и меньше поводов для расхождений в декларации.
Возврат депозита и удержание сумм за ущерб
Возврат обеспечительного платежа при окончании договора оформляется обратным платежным документом. У арендодателя — «Списание с расчетного счета», вид операции «Прочие расчеты с контрагентами», счет дебета 76.09: Дт 76.09 Кт 51. У арендатора — «Поступление на расчетный счет»: Дт 51 Кт 76.09.
Если арендодатель удерживает из депозита суммы за ущерб или неоплаченные коммунальные услуги, удержанная часть у него признается доходом: Дт 76.09 Кт 91.01 (возмещение ущерба) с начислением НДС, если удержание связано с оплатой услуг аренды. У арендатора удержанная сумма списывается в расходы: Дт 91.02 (или счет затрат, если это компенсация по основной деятельности) Кт 76.09. Основание — акт о состоянии помещения, претензия или соглашение о зачете.
До полного расчета по депозиту не закрывайте договор в программе и не архивируйте документы: по открытому сальдо 76.09 удобно контролировать незавершенные расчеты при сверке с контрагентом.
Проверка учета и сверка с контрагентом
Контрольные точки после отражения всех операций по депозиту:
- ОСВ по счету 76.09 в разрезе контрагента и договора: сальдо равно незачтенной части депозита;
- актуальная сверка расчетов с арендодателем/арендатором — депозит виден отдельной строкой, не смешан с арендной платой;
- в книге покупок и книге продаж нет записей по депозиту до момента зачета;
- после зачета или возврата сальдо по 76.09 по этому договору равно нулю.
Для сверки используйте стандартный документ «Сверка взаиморасчетов» (раздел «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчетов»). Укажите договор аренды — в акт попадут и начисления аренды, и движения по депозиту, если он учитывается по тому же договору. Если депозит ведется на отдельном договоре, сформируйте сверку по контрагенту в целом.
Как проверить результат
Дебетовое сальдо равно сумме депозита (у арендатора)
Сальдо нулевое или сумма на 60.02 — неверный вид операции
Депозит не попадает в книгу продаж до зачета
Авансовый счет-фактура на депозит без основания в договоре
Сальдо по договору равно нулю
Остаток на 76.09 без документа-основания
FAQ: частые вопросы по обеспечительному платежу в 1С
Нужно ли выставлять счет-фактуру на обеспечительный платеж?
Нет, если это действительно обеспечительный платеж, а не замаскированный аванс. Объект по НДС возникает только при зачете депозита в счет оплаты аренды. Если договор предусматривает немедленный зачет в счет платы за первый месяц, сумма считается авансом, и счет-фактура обязателен.
Какой вид операции выбрать в платежном документе?
Оптимально «Прочие расчеты с контрагентами» — платеж не попадет в механизм автоматического зачета авансов и регистрации счетов-фактур на аванс. Вид «Оплата поставщику» допустим, только если вы вручную замените счет расчетов на 76.09.
Депозит в валюте — как учитывать курсовые разницы?
Обеспечительный платеж в иностранной валюте пересчитывается в рубли по курсу на дату перечисления. Дальнейший порядок переоценки зависит от того, признается ли задолженность подлежащей переоценке по правилам вашего учета; в типовой 1С расчеты по 76.09 в валюте переоцениваются автоматически при закрытии месяца, если счет настроен как валютный. Проверьте настройку счета до первой операции.
Что делать, если депозит ошибочно провели как аванс?
Скорректируйте платежный документ: измените вид операции на «Прочие расчеты с контрагентами» и счет на 76.09, затем перепроведите. Если был зарегистрирован счет-фактура на аванс, пометьте его на удаление и проверьте, не попал ли он в уже сданную декларацию по НДС — тогда потребуется уточненная декларация.
Как отразить депозит, если арендодатель — физическое лицо?
Порядок проводок тот же: Дт 76.09 Кт 51 (или 50 при оплате наличными). Отличие в том, что арендодатель-физлицо не начисляет НДС, поэтому вопрос со счетами-фактурами при зачете не возникает. Убедитесь, что контрагент заведен с типом «Физическое лицо», чтобы программа корректно формировала отчетность.
Можно ли зачесть депозит частями в счет нескольких месяцев аренды?
Да, если это предусмотрено договором или дополнительным соглашением. Каждый частичный зачет оформляется отдельной ручной операцией Дт 60.01 Кт 76.09 на зачитываемую сумму в месяце начисления аренды. Контролируйте остаток по ОСВ, чтобы суммарный зачет не превысил размер депозита.
Что важно запомнить
Обеспечительный платеж учитывается на счете 76.09 без НДС и без признания доходов/расходов до момента зачета или возврата. Используйте вид операции «Прочие расчеты с контрагентами», зачет оформляйте ручной операцией на основании договора, а после завершения расчетов проверяйте нулевое сальдо по договору.