Как проводить чек от самозанятого в 1С

Компания или ИП, которые оплачивают услуги самозанятого, обязаны отразить эту операцию в учёте. Основанием служит чек, который самозанятый формирует в приложении «Мой налог», и при необходимости акт или договор. В 1С такая операция проводится как обычное поступление услуг или работ, но с рядом особенностей: НДС в чеке отсутствует, налог самозанятый платит сам, а покупателю важно проверить подлинность чека и статус исполнителя.

Ниже разобран порядок действий для типовых конфигураций — «1С:Бухгалтерия 8», а также отмечены отличия для «Управления нашей фирмой» и учёта через документы поступления товаров. Инструкция подходит для работы в актуальных релизах на платформе 8.3.

Что проверить до проведения чека в 1С

Прежде чем отражать расход, убедитесь, что чек подлинный и сформирован корректно. Сканируйте QR-код с чека через приложение «Мой налог» или проверьте чек на сайте ФНС по его номеру, дате и ИНН исполнителя. Данные в чеке должны совпадать с реальностью: наименование услуги, сумма, дата, реквизиты покупателя (название и ИНН вашей организации).

Второй обязательный шаг — проверка статуса исполнителя. Статус плательщика налога на профессиональный доход (НПД) проверяется по ИНН через сервис ФНС «Проверка статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход». Важно, чтобы статус действовал именно на дату оказания услуги, а не только на день проверки. Сохраните скриншот или распечатку результата проверки — это ваше подтверждение на случай вопросов налоговой.

Если исполнитель одновременно является вашим штатным сотрудником или был им менее двух лет назад, расходы по такому чеку нельзя учитывать в расходах — это прямое ограничение закона о НПД. Также нельзя принимать чеки за перепродажу товаров, за услуги в интересах работодателя и по ряду других запрещённых для НПД видов деятельности.

Настройка контрагента-самозанятого в 1С

Создайте в справочнике «Контрагенты» новый элемент с видом «Физическое лицо» (или «Юридическое лицо» в зависимости от данных чека — самозанятый выступает как физлицо). Укажите ФИО и ИНН из чека. ИНН самозанятого — это его личный ИНН физического лица.

В карточке контрагента обратите внимание на поля, связанные с налоговым статусом. В актуальных релизах «1С:Бухгалтерии» есть признак «Самозанятый» (плательщик НПД) — установите его. Это влияет на отражение операций в отчётности и на контроль: программа не будет ожидать от такого контрагента счёт-фактуру и документы с НДС.

Если в вашей версии конфигурации такого признака нет, достаточно корректно заполнить ИНН и не указывать ставку НДС в документах. Проверьте также, что в договоре с контрагентом (элемент справочника «Договоры») вид договора — «С поставщиком», а налогообложение не предполагает НДС.

Проведение чека на услуги в 1С:Бухгалтерии 8

Основной сценарий — поступление услуг (разработка, дизайн, консультации, ремонт, курьерские услуги и т.п.). Откройте раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом операции «Услуги (акт)».

Особенности для других конфигураций 1С

В «1С:Управление нашей фирмой» чек от самозанятого отражается документом «Приходная накладная» (для товаров) или «Расходы» / «Приходная накладная» с видом операции на услуги. Установите в договоре или документе налогообложение «Без НДС». Принцип тот же: контрагент-физлицо, сумма из чека, отсутствие НДС.

В «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» используется документ «Приобретение услуг и прочих активов» или «Поступление товаров и услуг» в разделе «Закупки». В карточке партнёра/контрагента укажите, что это физическое лицо — плательщик НПД (в актуальных релизах есть соответствующий признак налогообложения).

Во всех конфигурациях общее правило одно: операция отражается как обычная закупка, но без НДС и с привязкой к реквизитам чека «Мой налог» как первичному документу.

Какие документы хранить вместе с чеком

Минимальный комплект: чек из «Мой налог» (электронный или распечатанный), подтверждение проверки статуса самозанятого на дату услуги, платёжный документ. Рекомендуется дополнительно иметь договор (можно в простой письменной форме или в виде оферты) и акт выполненных работ — особенно для услуг, где результат неочевиден.

Храните эти документы вместе с документом поступления в 1С (присоединённые файлы) или в бумажной папке по контрагенту. Срок хранения первичных документов — не менее пяти лет по общим правилам налогового учёта.

Частые вопросы

Можно ли учесть в расходах чек без договора с самозанятым?

Да, чек из «Мой налог» сам по себе является первичным документом и достаточным основанием для учёта расхода. Однако для регулярных или крупных операций договор рекомендуется — он снижает риск претензий по сути сделки и помогает обосновать деловую цель расхода.

Как указать в 1С номер чека, если он длинный?

Поле «Номер входящего документа» в «1С:Бухгалтерии» вмещает длинные значения. Укажите номер чека полностью, при необходимости с пометкой «чек НПД». Дополнительные данные (ссылка на проверку, ФИО исполнителя) можно добавить в комментарий документа.

Что делать, если самозанятый прислал чек с ошибкой в реквизитах покупателя?

Чек с неверным ИНН или названием покупателя не подтверждает ваш расход. Попросите исполнителя аннулировать чек в приложении «Мой налог» и сформировать новый с корректными данными. В 1С проводите только исправленный чек.

Нужно ли удерживать НДФЛ при оплате самозанятому?

Нет, если исполнитель действительно имеет статус плательщика НПД на дату получения дохода — он сам уплачивает налог. Обязанности налогового агента у заказчика не возникает. Если статуса нет, оплата физлицу облагается НДФЛ и взносами в общем порядке.

Как провести в 1С частичную оплату или предоплату самозанятому?

Предоплата отражается «Списанием с расчётного счёта» по счёту 60.02 (авансы). После получения чека и акта оформляется поступление, и аванс зачитывается автоматически. Учтите: чек самозанятый формирует при получении оплаты, поэтому при предоплате чек на аванс появится раньше акта.

Можно ли принять чек от самозанятого, если он работает по патенту или УСН?

Чек «Мой налог» формируется только в режиме НПД. Если исполнитель применяет другой режим, он обязан выдать иные документы (накладную, акт, при необходимости — чек ККТ). Проведение в 1С тогда зависит от его режима: например, при УСН — также без НДС, но основание будет не чек НПД, а иной первичный документ.