Торговля и Склад · 12 мин
Как оприходовать товар и материалы в программе 1С
Как оприходовать товар, материалы и излишки в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей. Пошаговые инструкции, проводки, типичные ошибки и проверка результата.
Оприходование — это отражение в учёте поступления ценностей на склад или в кассу организации. В программах 1С для этого используются разные документы в зависимости от ситуации: «Поступление товаров и услуг» — когда есть поставщик и накладная, «Оприходование товаров» — когда нужно поставить на учёт излишки, выявленные при инвентаризации, или принять товар без документов. Выбор неправильного документа — самая частая причина расхождений в учёте.
Конкретные названия документов и их расположение зависят от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии 8 основные операции находятся в разделах «Покупки» и «Склад», в 1С:Управлении торговлей — в разделах «Закупки» и «Склад и доставка», в 1С:Комплексной автоматизации и ERP — в аналогичных по смыслу разделах. Логика действий при этом везде одинаковая: создать документ, заполнить шапку, добавить номенклатуру, указать количество и цену, провести и проверить результат.
Ниже разобраны основные сценарии оприходования: обычная закупка у поставщика, постановка на учёт излишков, оприходование материалов и основных средств, а также проверка проводок и исправление ошибок.
Какой документ выбрать для оприходования
Прежде чем создавать документ, определите источник поступления. От этого зависит тип документа, проводки и налоговые последствия. Если товар пришёл от контрагента по договору купли-продажи — это поступление. Если ценности выявлены при инвентаризации или приняты безвозмездно — это оприходование в узком смысле слова.
| Ситуация | Документ в 1С | Особенности |
|---|---|---|
| Покупка товара у поставщика | Поступление (акты, накладные, УПД) | Формирует задолженность перед поставщиком, регистрирует входной НДС |
| Излишки по инвентаризации | Оприходование товаров | Стоимость относится на прочие доходы, счёт 91.01 |
| Безвозмездное получение | Оприходование товаров | Оценка по рыночной стоимости, доход признаётся в налоговом учёте |
| Поступление материалов | Поступление товаров и услуг с видом «Материалы» | Учёт на счёте 10 |
| Покупка оборудования или ОС | Поступление оборудования / Поступление ОС | Счета 08 и 01, далее ввод в эксплуатацию |
Как оприходовать товар от поставщика в 1С:Бухгалтерии
Это самый частый сценарий. Откройте раздел «Покупки» и выберите «Поступление (акты, накладные, УПД)». Нажмите кнопку «Создать» и выберите вид операции «Товары (накладная)». Если поставщик выставил универсальный передаточный документ, выберите «Товары, услуги, комиссия» и в поле номера документа укажите данные УПД.
В шапке документа заполните контрагента и договор — программа подставит счета расчётов автоматически. Укажите склад, на который фактически принят товар: от этого зависят остатки в складских отчётах. В табличной части добавьте номенклатуру через кнопку «Добавить» или «Подбор», укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются сами.
Проверьте счета учёта в строке номенклатуры: для товаров это обычно 41.01, для материалов — 10.01. Если счёт неверный, разверните колонку «Счёт учёта» и исправьте вручную. После заполнения нажмите «Провести» и убедитесь, что документ не выдал ошибок.
- 1Откройте «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» → «Создать»
- 2Выберите вид операции «Товары (накладная)» или «Товары, услуги, комиссия»
- 3Заполните контрагента, договор, склад, номер и дату входящего документа
- 4Добавьте номенклатуру, укажите количество, цену и ставку НДС
- 5Проверьте счета учёта (41.01 для товаров, 10.01 для материалов)
- 6Нажмите «Провести», затем «Дт/Кт» и проверьте проводки
- 7Зарегистрируйте счёт-фактуру по ссылке внизу документа, если есть НДС
Как оприходовать излишки и товар без документов
Если по итогам инвентаризации выявлены излишки, используйте документ «Оприходование товаров» (раздел «Склад» в 1С:Бухгалтерии). Перед этим желательно оформить документ «Инвентаризация товаров», зафиксировать в нём фактические остатки и получить расхождения — тогда оприходование можно создать на основании инвентаризации, и программа сама перенесёт позиции с положительным отклонением.
В документе «Оприходование товаров» укажите склад, статью прочих доходов (обычно «Излишки товаров, выявленные при инвентаризации») и стоимость каждой позиции. Стоимость определяется по рыночным ценам на дату инвентаризации — возьмите её из прайсов поставщиков или цен последних закупок аналогичных товаров. Проводка будет Дт 41 (или 10) — Кт 91.01.
Имейте в виду налоговые последствия: стоимость оприходованных излишек включается во внереализационные доходы при расчёте налога на прибыль или налога по УСН. Поэтому не оприходуйте излишки «для выравнивания остатков» без реальной инвентаризации и подтверждающих документов.
Оприходование материалов и основных средств
Материалы приходуются тем же документом поступления, но с видом операции «Материалы» — в этом случае счёт учёта по умолчанию будет 10.01. Если материалы поступают в переработку или приняты как давальческие, используйте специальные операции и забалансовые счета: обычное поступление в этом случае исказит учёт, так как давальческое сырьё не является собственностью организации.
Основные средства оформляются в два этапа. Сначала документом «Поступление оборудования» (раздел «ОС и НМА») стоимость собирается на счёте 08.04. Затем создаётся документ «Принятие к учёту ОС», где указывается способ амортизации, срок полезного использования и подразделение. Только после второго документа объект числится на счёте 01 и по нему начисляется амортизация.
Частая ситуация — оприходование запчастей, оставшихся после разборки или ремонта оборудования. Такие ценности приходуются документом «Оприходование товаров» на счёт 10.05 (запасные части) с отнесением стоимости на прочие доходы, аналогично излишкам.
Как проверить, что оприходование прошло правильно
После проведения документа откройте его проводки кнопкой «Дт/Кт». Для покупки товара у поставщика типовой набор проводок: Дт 41.01 — Кт 60.01 на стоимость без НДС и Дт 19.03 — Кт 60.01 на сумму НДС. Для излишков: Дт 41.01 — Кт 91.01. Если проводки выглядят иначе — проверьте счета учёта в документе и настройки счетов для номенклатуры.
Затем сформируйте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» (раздел «Отчёты») по счёту 41 или 10 за период и убедитесь, что остаток увеличился на оприходованное количество и сумму. Для складской проверки используйте отчёт «Остатки товаров на складах» — там должно быть видно поступление по конкретному складу.
Как проверить результат
Дт 41/10 — Кт 60.01, НДС на 19.03 отдельной строкой
Проводки на неожиданные счета, НДС включён в стоимость без оснований
Дебетовый оборот увеличился на сумму документа
Оборот не изменился или сумма отличается
Количество на нужном складе увеличилось
Остаток изменился на другом складе или не изменился
Кредитовое сальдо по контрагенту выросло на сумму накладной
Долг не отражён или завис на другом договоре
Типичные ошибки при оприходовании и как их исправить
Самая распространённая ошибка — неверный склад. Если товар оприходован не на тот склад, создайте документ «Перемещение товаров» (раздел «Склад»), а не дублируйте поступление: второй документ поступления задвоит остатки и задолженность. Перемещение исправит аналитику без изменения общей стоимости.
Вторая ошибка — неправильная цена или количество. Если документ ещё не вошёл в закрытый период, исправьте его напрямую и перепроведите. Если период закрыт или документ уже отражён в отчётности, используйте документ «Корректировка поступления» — он создаётся на основании исходного и корректно отражает изменения в НДС и расчётах.
Третья группа проблем — дубли номенклатуры и контрагентов. Если один и тот же товар заведён в справочнике дважды, остатки «развалятся» по разным карточкам, и отчёты будут показывать отрицательные остатки по одной позиции при излишке по другой. Перед оприходованием проверяйте наличие позиции в справочнике поиском по наименованию и артикулу.
Особенности оприходования в 1С:Управлении торговлей и УНФ
В 1С:Управлении торговлей 11 основной документ — «Приобретение товаров и услуг» (раздел «Закупки»). Его удобно создавать на основании «Заказа поставщику»: программа перенесёт позиции и количество, а расхождения с заказом будут видны сразу. Излишки здесь оформляются через «Пересчёт товаров» (раздел «Склад и доставка») с последующим созданием документа оприходования на основании результатов пересчёта.
В 1С:Управление нашей фирмой логика проще: документ «Приходная накладная» в разделе «Закупки» объединяет и поступление, и оприходование — тип операции выбирается в самой накладной. Для излишков используется операция «Оприходование запасов» или документ «Инвентаризация запасов» с автоматическим созданием оприходования по расхождениям.
Документы для разных ситуаций
Подходит для любой покупки по договору. Формирует долг и входной НДС. Не подходит для излишков и безвозмездного получения.
Для излишков, безвозмездного получения, остатков от ликвидации ОС. Стоимость идёт в прочие доходы. Требует обоснования источника.
Для исправления уже проведённого поступления в закрытом периоде. Не заменяет первичный документ, а дополняет его.
Только для исправления склада или передачи между подразделениями. Не меняет общую стоимость и не создаёт задолженности.
Часто задаваемые вопросы
Чем оприходование отличается от поступления в 1С?
Поступление оформляет покупку у контрагента: возникает задолженность поставщику и входной НДС. Оприходование ставит на учёт ценности без поставщика — излишки по инвентаризации, безвозмездно полученное имущество, остатки от разборки ОС. Источник в этом случае — прочий доход, а не расчёты с контрагентом.
На каком счёте отражается оприходование излишков?
Сами ценности приходуются в дебет счёта учёта запасов — 41 «Товары» или 10 «Материалы». Одновременно их стоимость относится в кредит счёта 91.01 «Прочие доходы». В налоговом учёте эта сумма включается во внереализационные доходы.
Как оприходовать товар, если поставщик не дал документы?
Если договорённость о поставке есть, но первичные документы задерживаются, товар принимается по акту приёмки и приходуется в обычном порядке документом поступления с датой фактического получения. Когда накладная и счёт-фактура поступят, сверьте суммы и при расхождениях оформите корректировку поступления.
Можно ли исправить оприходованное количество после проведения?
Да. Если период открыт — отредактируйте и перепроведите исходный документ. Если период закрыт или данные попали в отчётность, создайте «Корректировку поступления» на основании исходного документа: она исправит количество, стоимость и НДС корректно для учёта.
Почему после оприходования в отчёте отрицательный остаток?
Чаще всего товар оприходован на другой склад, под другой карточкой номенклатуры или более поздней датой, чем продажа. Сформируйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту» 41 с детализацией по номенклатуре и складам, найдите позицию с минусом и проверьте даты и аналитику документов поступления и списания.
Облагается ли НДС оприходование излишков?
НДС при оприходовании излишков не начисляется, так как нет реализации и нет входного налога от поставщика. Однако стоимость излишков учитывается при расчёте налога на прибыль или налога при УСН как внереализационный доход.
Что важно запомнить
Покупку у поставщика оформляйте документом «Поступление», излишки и безвозмездное получение — документом «Оприходование товаров» с отнесением стоимости на прочие доходы. Всегда проверяйте склад, счета учёта и проводки по кнопке «Дт/Кт», а результат контролируйте оборотно-сальдовой ведомостью и отчётом по остаткам. Ошибки исправляйте корректировкой или перемещением, а не дублированием документов.