Торговля и Склад · 8 мин
Как сделать возвратную накладную в 1С
Как оформить возвратную накладную в 1С: возврат от покупателя и поставщику, ввод на основании реализации, проводки, корректировка НДС и типичные ошибки.
Возвратная накладная в 1С оформляется документом «Возврат товаров от покупателя» или «Возврат товаров поставщику» — в зависимости от направления движения товара. Самый надёжный способ — создать документ на основании исходной реализации или поступления: тогда программа сама подтянет номенклатуру, цены, количество, договор и счета учёта, а вам останется скорректировать количество возвращаемого товара.
Ручное создание возврата «с нуля» допустимо, но повышает риск расхождений: другая цена, другая ставка НДС, неверный склад. В результате в учёте появляются «висячие» остатки, некорректная себестоимость и ошибки в книге покупок или продаж. Ниже разобраны оба сценария для типовых конфигураций 1С: Бухгалтерия 8.3 и Управление торговлей 11 — логика действий в них совпадает, отличаются только названия разделов меню.
Какой документ выбрать: определяем направление возврата
Первый шаг — понять, кто кому возвращает товар. От этого зависит вид документа и отражение операции в учёте. Если покупатель вернул вам товар — используется «Возврат товаров от покупателя» (раздел «Продажи»). Если вы возвращаете товар поставщику — «Возврат товаров поставщику» (раздел «Покупки»).
Направление определяет и движение денег: при возврате от покупателя вы либо возвращаете оплату, либо засчитываете её как аванс по договору. При возврате поставщику — наоборот, поставщик должен вам деньги или зачёт. Это важно проверить сразу, потому что от выбранного варианта зависят взаиморасчёты в программе.
Как выбрать действие
Возврат от покупателя на основании реализации
Откройте исходный документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» в разделе «Продажи». Нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Возврат товаров от покупателя». Программа сформирует новый документ с уже заполненными реквизитами: контрагент, договор, склад, организация и табличная часть с товарами по ценам продажи.
Отредактируйте количество: если клиент вернул часть позиций, удалите лишние строки или уменьшите количество до фактически возвращённого. Проверьте дату документа — она должна соответствовать дате фактического возврата, а не дате продажи. Это влияет на период отражения в книге покупок.
На вкладке или в поле «Расчёты» проверьте зачёт оплаты: программа обычно предлагает зачесть возврат в счёт ранее полученной оплаты. Если деньги возвращаются покупателю, оформите затем «Списание с расчётного счёта» или «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат покупателю».
- 1Откройте документ реализации, по которой покупатель вернул товар
- 2Нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров от покупателя»
- 3Скорректируйте количество и удалите невозвращённые позиции
- 4Проверьте дату, склад, договор и ставку НДС
- 5Проведите документ и откройте движения (кнопка «Дт/Кт»)
- 6Сформируйте печатную форму: накладную на возврат или УПД со статусом 2
Возврат товара поставщику
Документ создаётся аналогично: откройте «Поступление (акты, накладные, УПД)» в разделе «Покупки», нажмите «Создать на основании» и выберите «Возврат товаров поставщику». Табличная часть заполнится товарами по ценам закупки, что критично для корректного списания себестоимости.
Укажите фактическое количество возвращаемого товара. Если возвращаете брак, убедитесь, что товар ещё числится на складе — при отрицательных остатках документ не проведётся или спишет товар «в минус», если в настройках разрешён контроль остатков без запрета. Проверьте склад списания: он должен совпадать с тем, где товар реально лежит.
После возврата у вас образуется дебиторская задолженность поставщика. Когда поставщик вернёт деньги, оформите «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Возврат от поставщика» — программа закроет задолженность по этому документу.
НДС при возврате: что происходит в учёте
При возврате от покупателя продавец принимает к вычету НДС, начисленный при продаже. В 1С: Бухгалтерии для этого формируется запись книги покупок: проведённый возврат отражается в документе «Формирование записей книги покупок» (раздел «Операции» → «Регламентные операции по НДС»). Счёт-фактура указывается тот же, что и при реализации.
При возврате поставщику вы, наоборот, восстанавливаете НДС, ранее принятый к вычету, либо отражаете операцию через книгу продаж — в зависимости от того, был ли товар принят к учёту и применялся ли вычет. Типовая конфигурация делает это автоматически при корректно созданном документе, но записи книг стоит проверить вручную перед сдачей декларации.
Печать возвратной накладной и УПД
Из проведённого документа доступны печатные формы по кнопке «Печать». Для возврата от покупателя обычно используют накладную по форме ТОРГ-12 или УПД со статусом 2 (передаточный документ). Покупатель при этом со своей стороны оформляет реализацию или также возврат — в зависимости от условий договора и того, был ли товар принят им к учёту.
Проверьте в печатной форме номер и дату документа, наименование сторон, количество и суммы. Если организация работает с ЭДО, документ отправляется контрагенту прямо из 1С через кнопку «Отправить» — статус подписания отобразится в карточке документа.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки»). При возврате от покупателя вы увидите сторнирующие записи: уменьшение выручки, дебиторки и себестоимости, оприходование товара обратно на склад. Затем сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» и убедитесь, что возвращённый товар появился в остатках.
Дополнительно полезно проверить взаиморасчёты отчётом «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62» или «Акт сверки с контрагентом»: задолженность покупателя должна уменьшиться ровно на сумму возврата.
Как проверить результат
Сторно выручки и себестоимости, товар оприходован на склад
Проводок нет или суммы не совпадают с накладной
Возвращённый товар числится в остатках
Остатки не изменились или ушли в минус
Задолженность уменьшилась на сумму возврата
Долг не изменился — не зачтена оплата
Возврат отражён в нужном периоде с корректным счётом-фактурой
Записи нет — документ не включён в регламентные операции по НДС
Частые вопросы по возвратным накладным в 1С
Можно ли оформить возврат, если исходной реализации нет в базе?
Да. Создайте «Возврат товаров от покупателя» вручную через раздел «Продажи», заполните контрагента, склад и товары по данным бумажной накладной. Обязательно сверьте цены и ставку НДС с первичным документом, иначе суммы в учёте разойдутся с фактическими.
Чем возврат отличается от корректировки реализации?
Корректировка применяется, когда стороны согласовали изменение цены или количества по уже оформленной сделке (например, скидка задним числом). Возврат — это физическое движение товара обратно на склад. Если товар возвращается — нужен именно документ возврата, а не корректировка.
Как оформить частичный возврат по накладной?
Создайте возврат на основании реализации и в табличной части оставьте только возвращаемые позиции, уменьшив количество до фактического. Остальные строки удалите. Сумма документа пересчитается автоматически.
Что делать, если документ не проводится из-за нехватки товара на складе?
Проверьте отчёт «Остатки товаров на складах»: возможно, товар уже продан другому клиенту или оприходован на другой склад. Либо укажите правильный склад, либо временно отключите контроль остатков только при понимании последствий — отрицательные остатки потом придётся исправлять.
Нужно ли покупателю выставлять счёт-фактуру при возврате?
Если покупатель принял товар к учёту, возврат для него — обратная реализация, и он выставляет вам счёт-фактуру. Если товар не был принят к учёту, оформляется корректировка со стороны продавца. Конкретный порядок зависит от ситуации — при сомнениях сверьтесь с бухгалтером.
Что важно запомнить
Возвратная накладная в 1С создаётся на основании исходной реализации или поступления — это гарантирует совпадение цен, партий и счетов учёта. После проведения проверьте проводки, остатки на складе, взаиморасчёты и записи книги покупок или продаж.