Торговля и Склад · 10 мин
Как изменить номенклатуру в накладной 1С
Как заменить номенклатуру в накладной 1С: УТ, ERP и Бухгалтерия. Замена позиции, подбор, отмена проведения, проверка остатков и типичные ошибки.
Замена номенклатуры в накладной — частая задача: поставщик привёз другой артикул, менеджер ошибся при подборе, покупатель согласовал замену товара. В 1С есть несколько способов исправить позицию: от простого редактирования строки до полноценного документа корректировки. Выбор зависит от того, проведён документ или нет, закрыт ли период и ушла ли накладная покупателю.
Главное правило: если накладная ещё не проведена и не отправлена контрагенту, правьте её напрямую. Если документ проведён, а по нему уже сформированы счета-фактуры, УПД или он попал в закрытый период — прямое редактирование создаст расхождения в учёте, и правильнее оформить корректировку или возврат с новой реализацией.
Проверьте статус накладной перед изменением
Прежде чем менять позицию, определите состояние документа. Откройте накладную и посмотрите на пиктограмму в журнале документов: непроведённый документ, проведённый и помеченный на удаление отображаются по-разному. Также проверьте дату документа относительно даты запрета редактирования (Администрирование → Поддержка и обслуживание → Даты запрета изменения данных).
Дополнительно выясните, созданы ли на основании накладной другие документы: счёт-фактура, УПД, документы оплаты, перемещения. Это видно по кнопке «Ещё → Связанные документы» или по структуре подчинённости. Чем больше связанных документов, тем осторожнее нужно действовать.
Как выбрать способ изменения
Как заменить номенклатуру в непроведённой накладной
Это самый простой сценарий. Откройте документ «Реализация (акты, накладные)» или «Реализация товаров и услуг» — название зависит от конфигурации. В табличной части найдите нужную строку и дважды щёлкните по ячейке «Номенклатура» либо нажмите F2. Откроется форма выбора из справочника номенклатуры — найдите новую позицию по наименованию, артикулу или коду и подтвердите выбор.
После замены программа обычно пересчитывает цену по действующему виду цен, но не всегда: в некоторых конфигурациях цена остаётся от старой позиции. Обязательно проверьте колонки «Цена», «Сумма», «Ставка НДС» и «Сумма НДС» — у новой позиции может быть другая ставка налога, и тогда итоги документа изменятся.
Если позиций много, удобнее пользоваться кнопкой «Подбор»: откроется форма подбора номенклатуры, где можно добавлять товары списком, а ошибочные строки удалить через кнопку «Удалить» или клавишу Delete с очисткой строки.
- 1Откройте накладную из журнала документов продажи
- 2Дважды щёлкните по ячейке «Номенклатура» в нужной строке
- 3Найдите новую позицию в справочнике и выберите её
- 4Проверьте цену, количество, ставку НДС и итоговую сумму
- 5Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть»
- 6Сверьте остатки по складу через отчёт «Остатки товаров на складах»
Замена номенклатуры в проведённом документе
Проведённая накладная уже сформировала движения по регистрам: списала товар со склада, создала задолженность покупателя, отразила выручку. Прямое редактирование такого документа возможно, но требует перепроведения. Нажмите «Ещё → Отменить проведение» (или снимите проведение из журнала правой кнопкой мыши), замените номенклатуру описанным выше способом и проведите документ заново.
При повторном проведении программа заново проверит остатки: если новой позиции на складе недостаточно, документ не проведётся с сообщением о нехватке товара. В этом случае сначала оприходуйте товар (поступлением или инвентаризацией с оприходованием излишков) либо уменьшите количество в строке.
Если на основании накладной выписан счёт-фактура или УПД, после замены номенклатуры его тоже нужно перезаполнить или удалить и создать заново — иначе в счёте-фактуре останется старая позиция, и данные для покупателя разойдутся с накладной.
Корректировка реализации вместо прямого редактирования
Когда накладная уже ушла покупателю или попала в закрытый период, правильный инструмент — документ «Корректировка реализации». Он создаётся на основании исходной накладной: откройте документ и нажмите «Создать на основании → Корректировка реализации». В корректировке можно изменить состав номенклатуры, количество и цены, при этом исходный документ остаётся неизменным.
Корректировка формирует исправительный счёт-фактуру и корректирует взаиморасчёты и остатки автоматически. Для покупателя вы выставляете корректировочный УПД или согласованную пару документов «уменьшение/увеличение», что соответствует требованиям налогового учёта.
Альтернатива при полной замене товара — оформить «Возврат товаров от покупателя» на старую позицию и новую реализацию на правильную. Этот вариант длиннее, но нагляднее на складе: товар физически возвращается и отгружается заново, что упрощает работу кладовщика.
Способы исправить позицию
Быстро и просто. Подходит только для открытого периода и документов, не переданных покупателю
Юридически корректно для закрытых периодов и отправленных документов. Требует выпуска корректировочного счёта-фактуры
Подходит при полной замене товара и фактическом движении на складе. Больше документов, длиннее процесс
Особенности в разных конфигурациях 1С
В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» замена номенклатуры в строке стандартная, но обратите внимание на статус документа и согласование: если по реализации включён механизм согласования, после изменения документ может потребовать повторного утверждения. Также проверьте ордерный склад — при ордерной схеме после замены позиции нужно пересоздать расходный ордер.
В «1С:Бухгалтерии 8» документ называется «Реализация (акты, накладные, УПД)». После замены номенклатуры проверьте счета учёта в строке: они подставляются из настроек счетов учёта номенклатуры и могут отличаться у новой позиции, например если товар заменён на услугу или материал.
В «1С:Комплексной автоматизации» и старых конфигурациях вроде «Управление производственным предприятием 1.3» логика аналогична, но названия кнопок и расположение полей отличаются. Ищите действия «Изменить», «Отменить проведение» и «Создать на основании» в командной панели документа.
Проверка результата после замены
После проведения изменённой накладной убедитесь, что учёт сошёлся. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (или «Остатки и доступность товаров») и проверьте обе позиции: старая должна вернуться на остаток, новая — списаться в нужном количестве. Отрицательный остаток по новой позиции — признак того, что товара не хватило и документ провёлся с нарушением контроля.
Далее сверьте взаиморасчёты: отчёт «Задолженность покупателей» или карточка расчётов с контрагентом должны показывать корректную сумму после изменения цены. Если сумма изменилась, а покупатель уже оплатил старый счёт, образуется переплата или долг — это нужно урегулировать доплатой или зачётом.
Наконец, распечатайте или выгрузите исправленную ТОРГ-12/УПД и сверьте с тем, что получит покупатель: наименование, код, количество, цена и итог должны совпадать с данными в базе.
Как проверить результат
Товар вернулся на склад в полном количестве
Остаток не изменился или ушёл в минус
Списано ровно столько, сколько в накладной
Отрицательный остаток или списание не произошло
Содержит новую позицию и актуальные суммы
Осталась старая номенклатура
Задолженность равна новой сумме документа
Сумма расчётов не совпадает с накладной
Типичные ошибки при замене номенклатуры
Самая частая ошибка — забыть перезаполнить связанный счёт-фактуру. Накладная исправлена, а в книге продаж висит старая позиция, что ведёт к вопросам при выверке НДС и претензиям покупателя, который не сможет принять вычет по неверному документу.
Вторая распространённая проблема — не проверить цену и НДС после замены. Если у новой позиции другой вид цен или ставка налога, итог документа тихо изменится, и сумма в печатной форме разойдётся с выставленным ранее счётом на оплату.
Третья ошибка — редактирование документа прошлого периода вместо корректировки. После перепроведения «старой» накладной могут съехать последовательности, себестоимость и регламентные расчёты, а восстановить картину бывает сложно.
Что важно запомнить
Непроведённую накладную правьте напрямую, проведённую — после отмены проведения с перепроверкой связанных документов. Для закрытых периодов и отправленных покупателю документов используйте корректировку реализации. После любой замены сверьте остатки, счёт-фактуру и взаиморасчёты.
Частые вопросы
Можно ли заменить номенклатуру в накладной, если она уже отправлена покупателю по ЭДО?
Напрямую редактировать не стоит: у контрагента уже есть подписанная версия. Оформите корректировку реализации и отправьте корректировочный УПД по ЭДО — тогда у обеих сторон будет согласованный комплект документов.
Почему после замены позиции документ не проводится?
Чаще всего не хватает остатка нового товара на складе отгрузки. Проверьте остатки отчётом, при необходимости оприходуйте товар или измените склад в шапке документа. Реже причина — дата запрета редактирования или незаполненные обязательные поля (серия, характеристика).
Как заменить сразу все строки накладной?
Удалите все строки табличной части и воспользуйтесь кнопкой «Подбор», чтобы заново добавить нужные позиции списком. В УТ 11 и ERP также доступна обработка «Заполнить по заказу» — если реализация основана на заказе, исправьте заказ и перезаполните накладную из него.
Что делать, если у новой позиции другая единица измерения?
Программа подставит единицу из карточки номенклатуры автоматически. Проверьте количество: если старая позиция продавалась штуками, а новая — упаковками, пересчитайте количество вручную, иначе спишется неверный объём товара.
Изменится ли себестоимость после замены номенклатуры?
Да, при перепроведении документа себестоимость списания рассчитывается заново уже по новой позиции. Если в базе ведётся партионный учёт, после изменения документов прошлых периодов рекомендуется перезапустить расчёт себестоимости за месяц, чтобы итоги сошлись.
Нужно ли заново выставлять счёт на оплату после замены позиции?
Если изменилась сумма или состав товара — да, выставьте новый счёт с актуальными позициями, чтобы покупатель оплатил корректную сумму. Старый счёт при этом аннулируйте или отметьте как недействительный во избежание двойной оплаты.