Торговля и Склад · 10 мин
Как завести заказ в 1С: подробная инструкция
Как завести заказ покупателя в 1С:Управление торговлей и ERP: заполнение шапки, табличной части, статусы, резервирование, типичные ошибки и проверка результата.
Заказ покупателя — один из базовых документов в торговых конфигурациях 1С: он фиксирует договорённость с клиентом, запускает резервирование товара и служит основанием для реализации и счёта на оплату. От того, насколько корректно заведён заказ, зависит точность складских остатков, взаиморасчётов и отчётов по продажам.
Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP», но логика действий схожа и в «Комплексной автоматизации», и в «Управлении нашей фирмой». Названия команд и разделов могут немного отличаться в зависимости от версии и настроек интерфейса.
Перед началом работы убедитесь, что у вас заполнены основные справочники: контрагенты, номенклатура, склады и соглашения с клиентами. Если этих данных нет, программа либо не даст провести документ, либо проведёт его с неполной информацией, что потом придётся исправлять вручную.
Где находится документ заказа и какие виды заказов бывают
В типовых конфигурациях заказы покупателей находятся в разделе «Продажи» (в некоторых версиях — «CRM и маркетинг» или «Оптовые продажи»). Журнал документов открывается по команде «Заказы покупателей». Новый документ создаётся кнопкой «Создать» или сочетанием клавиш Insert.
Важно различать виды заказов. «Заказ покупателя» фиксирует потребность клиента в товаре. «Заказ поставщику» — обратный документ, он оформляет вашу закупку. «Заказ на сборку» и «Заказ на производство» используются для комплектации и производственных операций. В этой статье речь идёт именно о заказе покупателя как наиболее частом сценарии.
Подготовка: что проверить перед созданием заказа
Основная причина ошибок при заведении заказа — незаполненные справочники. Проверьте, что клиент заведён в справочнике «Контрагенты» (или «Партнёры» в UT 11), для него создано соглашение с условиями продаж, а вся продаваемая номенклатура присутствует в базе с корректными единицами измерения и ставками НДС.
Также убедитесь, что у пользователя есть права на создание и проведение заказов. Если кнопка «Создать» недоступна или документ не проводится с сообщением о нарушении прав, обратитесь к администратору 1С — самостоятельно менять роли в рабочей базе не стоит.
Проверьте ИНН, адрес и банковские реквизиты — они попадут в печатные формы и счёт
Вид цен, склад, условия оплаты подставятся в заказ автоматически
Проверьте единицы измерения, ставку НДС и признак «товар» или «услуга»
От склада зависит резервирование и доступность товара к отгрузке
Пошаговое создание заказа покупателя
Откройте раздел «Продажи» → «Заказы покупателей» и нажмите «Создать». Программа откроет форму нового документа. Номер и дата проставляются автоматически, дату при необходимости можно изменить, но учтите: от даты зависят цены, курсы валют и период резервирования.
Заполните поля шапки: «Клиент» (или «Партнёр» и «Контрагент»), «Организация» от вашего лица, «Склад» отгрузки. Если для клиента настроено соглашение, выберите его — тогда вид цен, условия оплаты и склад подставятся автоматически. Поле «Менеджер» обычно заполняется текущим пользователем.
Перейдите на вкладку «Товары» и добавьте позиции кнопкой «Добавить» или через подбор (кнопка «Подбор» открывает форму выбора номенклатуры с остатками и ценами). Для каждой строки укажите номенклатуру, количество и при необходимости скорректируйте цену и скидку. Сумма, НДС и итог по документу рассчитываются автоматически.
- 1Откройте «Продажи» → «Заказы покупателей» и нажмите «Создать»
- 2Заполните клиента, организацию, соглашение и склад
- 3Добавьте товары в табличную часть, проверьте количество и цены
- 4Укажите условия оплаты и желаемую дату отгрузки
- 5Установите нужный статус заказа
- 6Нажмите «Провести» и убедитесь, что документ провёлся без ошибок
Статусы заказа и резервирование товара
В типовых конфигурациях заказ имеет статусы, которые управляют его поведением. Типовой набор: «Не согласован» (заказ черновой, не резервирует товар), «К согласованию», «Согласован» (или «К обеспечению»), «К отгрузке», «Закрыт». Конкретный состав статусов зависит от настроек — их можно отключить или изменить в разделе настройки продаж.
Резервирование — ключевой момент. Когда заказ переведён в рабочий статус, товар под него может быть зарезервирован на складе: остаток остаётся на месте, но становится недоступен для других заказов. В табличной части для каждой строки можно выбрать вариант обеспечения: «Со склада», «Резервировать по мере поступления», «К обеспечению» или «Не обеспечивать» (для услуг и отгрузки без резерва).
Если товара нет в наличии, заказ всё равно можно провести — программа зафиксирует потребность, и на её основании сформируется заказ поставщику или задание на перемещение. Это стандартный механизм обеспечения потребностей в UT 11 и ERP.
Проверка заказа перед проведением
Прежде чем нажать «Провести», пройдитесь по ключевым точкам. Ошибка в заказе тиражируется в реализацию, счёт и взаиморасчёты, и исправлять цепочку документов сложнее, чем один заказ.
Как проверить результат
Выбраны верный клиент и действующее соглашение
Пустое соглашение или клиент-дубликат с похожим названием
Цены соответствуют прайсу или договорённости, скидки обоснованы
Цены нулевые, не по тому виду цен или со случайной ручной скидкой
В колонке доступности хватает остатка или выбран вариант «К обеспечению»
Строки требуют отгрузки со склада, которого нет в наличии
Итоговая сумма и НДС совпадают с расчётом клиента
Расхождения в копейках из-за ручного редактирования сумм
Статус соответствует этапу: согласован или к отгрузке
Заказ проведён в статусе «Не согласован», хотя товар уже уезжает
Что делать после проведения заказа
Проведённый заказ становится основанием для следующих документов. Через кнопку «Создать на основании» из формы заказа можно оформить счёт на оплату, реализацию товаров и услуг, корректировку заказа или акт. Это предпочтительный способ: документы связываются между собой, и программа контролирует, сколько по заказу уже отгружено и оплачено.
Состояние исполнения заказа видно прямо из формы документа или через отчёт «Состояние выполнения заказов» (раздел «Продажи» → «Отчёты»). Отчёт показывает, что оплачено, что отгружено, а что ещё ждёт обеспечения. Регулярно проверяйте список незакрытых заказов — это страховка от просроченных отгрузок и зависших резервов.
Если менеджеры часто забывают закрывать исполненные заказы, включите автоматическое закрытие при полной отгрузке и оплате или раз в неделю сверяйтесь с отчётом по состоянию заказов. Открытые «хвосты» искажают планирование закупок.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — дубли контрагентов: клиент заводится заново, потому что его «не нашли» в списке. Итог — разорванные взаиморасчёты и дебиторка, размазанная по двум карточкам. Перед созданием нового контрагента ищите по ИНН, а не только по названию.
Вторая группа ошибок связана с ценами и ручным редактированием сумм. Если в строке вручную поменять итоговую сумму, программа пересчитает цену или НДС, и документ разойдётся с первичкой на копейки. Корректируйте цену или скидку, а не итоговую сумму строки.
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Описанные действия безопасны в рамках штатной работы: создание, проведение и отмена заказа не ломают базу. Однако есть ситуации, где лучше остановиться и привлечь администратора или внедренца: изменение статусной модели заказов, настройка обмена заказами с сайтом, массовая загрузка заказов из Excel и исправление уже закрытого периода.
Отдельно осторожно работайте с отменой проведённых заказов, по которым уже есть реализация или оплата. Сначала нужно распровести или удалить связанные документы, иначе программа не даст отменить заказ либо оставит «битые» ссылки. Если цепочка документов длинная, перед изменениями сделайте резервную копию базы.
Что важно запомнить
Заказ создаётся из раздела «Продажи», требует заполненных справочников и соглашения с клиентом. Проверяйте цены, остатки и статус до проведения, используйте «Создать на основании» для реализации и счёта, а исполненные заказы закрывайте, чтобы не искажать остатки и потребности.
Частые вопросы
Можно ли завести заказ, если товара нет на складе?
Да. Проведите заказ с вариантом обеспечения «К обеспечению» — программа зафиксирует потребность, и на её основании можно сформировать заказ поставщику или перемещение. Отгружать товар со склада без остатка нельзя, но сам заказ это не блокирует.
Чем заказ отличается от счёта на оплату?
Заказ фиксирует состав и условия сделки и управляет резервированием и обеспечением товара. Счёт — это платёжный документ для клиента. Обычно сначала заводят заказ, а счёт создают на его основании, чтобы суммы и состав совпадали автоматически.
Почему заказ не проводится с ошибкой по соглашению?
Чаще всего для клиента не создано действующее соглашение об условиях продаж или оно закрыто по дате. Откройте карточку клиента, проверьте список соглашений и создайте новое с актуальными условиями, либо выберите существующее в шапке заказа.
Как изменить заказ, по которому уже частично отгружен товар?
Используйте документ «Корректировка заказа покупателя» — он создан именно для изменения состава и количества после начала исполнения. Прямое редактирование исходного заказа в этом случае либо запрещено настройками, либо приведёт к расхождениям с реализациями.
Можно ли загрузить заказ из Excel или с сайта?
Да, но это уже настройка интеграции: в типовых конфигурациях есть обмен с сайтом на базе CommerceML и обработки загрузки табличных данных. Настройку обмена лучше поручить специалисту — ошибки в сопоставлении номенклатуры и контрагентов создадут дубли и неверные цены.
Что делать, если клиент отказался от заказа после резервирования?
Отмените заказ (команда «Отмена проведения» или установка состояния «Отменён» в зависимости от конфигурации). Резерв при этом снимется, и товар снова станет доступен другим заказам. Просто оставить заказ висеть нельзя — остатки будут искажены.