Как в 1С проводить доставку товара

Учёт доставки в 1С — это не одна кнопка, а связка документов: заказ клиента, реализация, заявка на доставку или транспортная накладная, а при необходимости — маршрутный лист и документы транспортной компании. Если что-то из цепочки пропустить, в учёте «повиснут» отгруженные, но не доставленные товары, а стоимость перевозки не попадёт в себестоимость или в расходы.

В типовых конфигурациях 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP есть подсистема «Доставка» (в УНФ — упрощённый вариант через заказ покупателя и расходную накладную). Она позволяет оформить доставку собственным транспортом, силами перевозчика или до пункта выдачи, отследить статусы и списать затраты.

Ниже — практический порядок работы: от включения функциональности до закрытия доставки и проверки, что всё сошлось в отчётах.

Включение функциональности доставки

По умолчанию подсистема доставки в УТ 11 и ERP может быть отключена. Перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» → «Доставка» (в ERP путь аналогичен через «Склад и доставка»). Установите флажок «Доставка товаров».

После включения станут доступны дополнительные опции: «Маршрутные листы» (для собственного транспорта), «Зоны доставки» и «Расчёт времени доставки». Включите только то, чем реально пользуетесь: лишние опции добавляют обязательные поля и усложняют документы.

Дополнительно проверьте справочники: «Способы доставки» (самовывоз, свой транспорт, перевозчик, до пункта выдачи), «Перевозчики» (карточки контрагентов-транспортных компаний) и «Транспортные средства» (если ведёте свой автопарк). Без заполненных справочников документы придётся заполнять вручную каждый раз.

Какие документы участвуют в оформлении доставки

Цепочка документов зависит от сценария. Базовый вариант: Заказ клиента → Реализация товаров и услуг → Транспортная накладная. При доставке собственным транспортом вместо транспортной накладной или вместе с ней используется Маршрутный лист, который объединяет несколько заказов в один рейс.

Транспортная накладная в 1С — это отражение перевозки груза, а не торговая операция: она не двигает остатки склада и не формирует выручку. Товарами распоряжается реализация, а накладная фиксирует факт передачи груза перевозчику или водителю и служит основанием для печати ТН по типовой форме.

Если доставку выполняет сторонняя ТК, дополнительно оформляется Поступление услуг от перевозчика — именно этот документ ставит затраты на доставку в расходы или на стоимость товара, в зависимости от настроек учётной политики.

Сравнение вариантов оформления

Транспортная накладная

Подходит для разовых отгрузок перевозчиком или своей машиной по одному заказу. Не объединяет несколько доставок в рейс.

Маршрутный лист

Для собственного транспорта, когда одна машина развозит несколько заказов. Требует включённой опции и заполненного справочника транспортных средств.

Поля доставки в заказе (УНФ)

Простой вариант для малого бизнеса без транспортной логистики. Нет статусов доставки и маршрутизации.

Оформление доставки собственным транспортом

Создайте Маршрутный лист из раздела «Склад и доставка» → «Маршрутные листы» или кнопкой «Создать на основании» из заказа. В документ добавьте заказы или реализации, которые поедут одним рейсом, укажите транспортное средство, водителя и дату доставки.

Программа покажет вес и объём каждого заказа (если эти данные заполнены в карточках номенклатуры) — так можно проверить, не превышена ли грузоподъёмность машины. Если вес в карточках не заполнен, контроль работать не будет, это частая причина «непонятных» нулей в документе.

После формирования рейса распечатайте маршрутный лист для водителя. По факту развоза переведите строки в статус «Доставлено» — вручную по каждому заказу или все сразу. Если клиент не принял товар частично, зафиксируйте это: недоставленное количество останется основанием для возврата или корректировки реализации.

1. 1
   Включите опции «Доставка товаров» и «Маршрутные листы» в настройках раздела «Продажи»
2. 2
   Заполните справочники «Транспортные средства» и «Водители»
3. 3
   Создайте маршрутный лист и подберите в него заказы по кнопке «Заполнить»
4. 4
   Укажите машину, водителя и дату, проверьте суммарный вес
5. 5
   Проведите документ и распечатайте лист для водителя
6. 6
   После рейса установите статусы «Доставлено» по факту и закройте документ

Оформление доставки через транспортную компанию

Для перевозчика создайте Транспортную накладную на основании реализации или заказа. Укажите перевозчика из справочника контрагентов, номер и дату его накладной, адрес пункта назначения, количество мест и вес. Эти данные понадобятся для печатной формы и для отслеживания груза.

Если доставка до терминала ТК оформляется как самовывоз со склада, а дальше едет транспортной компанией, в карточке доставки заказа выберите способ «Транспортной компанией до пункта передачи» или аналогичный. От выбранного способа зависит, какой адрес подставится в печатные формы и как будет построен маршрут.

Услуги перевозчика отразите документом «Поступление товаров и услуг» с типом «Услуги» от контрагента-перевозчика. В статье расходов укажите, куда относить затраты: на расходы на продажу либо распределять на себестоимость конкретных партий товара — это определяется правилами распределения в статье расходов.

Учёт затрат на доставку и влияние на себестоимость

Есть два принципиально разных случая. Если вы доставляете товар покупателю — это расходы на продажу, они списываются на счёт 44 (в бухгалтерском учёте) или в расходы периода в управленческом учёте. Если вы оплачиваете доставку от поставщика до своего склада — затраты могут включаться в себестоимость товара.

В УТ 11 и ERP включение транспортно-заготовительных расходов в стоимость товара настраивается в статье расходов: вариант распределения «На себестоимость товаров» с правилом по весу, объёму, количеству или стоимости. Документ-основание для распределения — поступление услуг, привязанное к конкретному поступлению товара.

Доставка покупателю, которую вы выставляете отдельной строкой в счёте, оформляется как услуга в реализации: добавьте номенклатуру с типом «Услуга» (например, «Доставка»). Тогда стоимость доставки попадёт в выручку и в УПД/счёт-фактуру.

Проверка результата и контроль статусов

После оформления проверьте цепочку отчётами. Отчёт «Состояние выполнения заказов» покажет, какие заказы отгружены, а какие доставлены. Остатки по складу сверяются отчётом «Остатки товаров на складах» — после проведения реализации отгруженное количество должно уменьшить остаток, а не висеть в резерве.

Для контроля дебиторки по доставке, оплаченной клиентом, используйте «Ведомость расчётов с клиентами»: услуга доставки должна увеличить долг покупателя, если она включена в реализацию. Затраты на перевозчиков проверяйте отчётом по статьям расходов или «Себестоимость товаров», если ТЗР распределялись на товар.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по складу после реализации

Норма

Отгруженное количество списано, резерв снят

Тревожный признак

Товар числится в резерве или остаток не изменился

Статус транспортной накладной / маршрутного листа

Норма

«Доставлено» по всем принятым строкам, расхождения зафиксированы

Тревожный признак

Документ висит «В пути» неделями

Затраты на перевозку

Норма

Видны в отчёте по расходам или в себестоимости партии

Тревожный признак

Поступление услуг есть, но в отчётах затрат нет

Печатная форма ТН

Норма

Заполнены груз, вес, адреса, перевозчик

Тревожный признак

Пустые графы веса и адреса доставки

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить доставку без заказа клиента?

Да. Транспортную накладную можно создать на основании реализации товаров и услуг напрямую, минуя заказ. Но если в настройках включён обязательный контроль заказов (статусный учёт), сначала проверьте, разрешена ли отгрузка без заказа в соглашении с клиентом.

Как оформить доставку до пункта выдачи (СДЭК, Boxberry и т.п.)?

В карточке доставки заказа выберите способ доставки «До пункта выдачи» и укажите перевозчика и адрес терминала. Саму передачу груза зафиксируйте транспортной накладной, а услуги службы доставки — поступлением услуг от неё на основании акта.

Что делать, если клиент принял товар частично?

В маршрутном листе или транспортной накладной зафиксируйте фактически принятое количество по строке. Затем оформите корректировку реализации или возврат товаров от клиента на недопринятое количество — иначе в учёте останется проданным товар, который вернулся на склад.

Как включить стоимость доставки от поставщика в себестоимость товара?

Создайте статью расходов с вариантом распределения «На себестоимость товаров» и выберите правило (по весу, стоимости, количеству). В поступлении услуг перевозчика укажите эту статью и аналитику — распоряжение на поступление товара. После закрытия месяца затраты распределятся на партии.

Нужен ли маршрутный лист, если доставку делает одна машина один раз в день?

Не обязательно. Если рейс один и заказ один-два, достаточно транспортной накладной на каждую отгрузку. Маршрутный лист оправдан, когда нужно объединять заказы в рейсы, контролировать загрузку машины и печатать единый документ для водителя.

Почему в транспортной накладной не заполняются вес и объём?

Данные берутся из карточек номенклатуры — полей «Вес» и «Объём» на вкладке единиц измерения. Заполните их в справочнике товаров (можно массово через групповую обработку), после чего показатели начнут подтягиваться в накладные и маршрутные листы автоматически.