Как завести доставку в 1С: пошаговая настройка

Учёт доставки в 1С решает сразу несколько задач: менеджер видит, куда и каким способом едет заказ, склад собирает отгрузку по адресу, а бухгалтерия корректно относит расходы на перевозку. В типовых конфигурациях — «Управление торговлей 11», «Управление нашей фирмой», «Комплексная автоматизация» — есть встроенный механизм доставки, который достаточно включить и настроить под свои процессы.

Прежде чем заводить доставку, определитесь с моделью: вы возите товар собственным транспортом, передаёте заказы транспортной компании или просто хотите указывать в заказе адрес и стоимость доставки для клиента. От этого зависит, какие разделы настраивать: простой реквизит в заказе или полноценный модуль «Доставка» с зонами, перевозчиками и маршрутными листами.

Ниже — порядок настройки на примере «1С:Управление торговлей 11» с пояснениями, где искать аналогичные функции в УНФ. Точные названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии конфигурации.

Включение функциональности доставки

По умолчанию блок доставки в конфигурации может быть отключён, и связанные поля в документах просто не отображаются. Перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» и найдите группу настроек, связанных с доставкой. В УТ 11 это флаг «Доставка» (в некоторых релизах — «Управление доставкой»), который открывает доступ к справочникам способов доставки, зон и перевозчиков.

В «Управлении нашей фирмой» путь похожий: «Настройки» → «Продажи» → «Доставка». После включения опции в заказах покупателей появляются поля «Способ доставки», «Адрес доставки», «Время доставки» и связанные печатные формы.

Проверьте, что у пользователей, которые будут оформлять заказы, есть права на новые объекты. Если после включения настройки менеджер не видит полей доставки, чаще всего причина именно в правах или в том, что пользователь работает под ограниченным профилем.

Создание способов доставки

Способ доставки — это базовый элемент справочника, от которого зависит логика оформления заказа. Типовые варианты: «Самовывоз», «Доставка собственным транспортом», «Транспортная компания», «Курьерская служба». Справочник находится в разделе «НСИ и администрирование» → «НСИ» → «Способы доставки» (либо «Продажи» → «Способы доставки»).

При создании элемента укажите наименование и тип: доставка по адресу, самовывоз со склада или передача перевозчику. Для самовывоза программа не требует адреса клиента, для транспортной компании появляются поля «Перевозчик» и «Адрес терминала» — это удобно, когда заказ нужно отвезти до терминала ТК, а дальше его забирает перевозчик.

Не плодите лишние способы: если вы фактически работаете с двумя сценариями, заведите два. Каждый лишний элемент справочника — это риск ошибки менеджера при выборе и искажение аналитики по доставке.

1. 1
   Откройте «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» и включите опцию «Доставка»
2. 2
   Создайте способы доставки: самовывоз, собственный транспорт, транспортная компания
3. 3
   Настройте зоны доставки и стоимость по зонам
4. 4
   Заведите перевозчиков и транспортные средства, если возите сами
5. 5
   Оформите тестовый заказ с доставкой и проверьте проводки и печатные формы

Настройка зон и стоимости доставки

Зоны доставки нужны, чтобы автоматически подставлять стоимость в зависимости от адреса клиента: город, ближнее пригородное кольцо, регион. В УТ 11 зоны создаются в справочнике «Зоны доставки», где каждой зоне сопоставляются адреса или диапазоны и тариф.

Стоимость можно задавать фиксированной суммой по зоне или рассчитывать вручную в заказе. В типовых конфигурациях нет встроенной интеграции с калькуляторами всех транспортных компаний — если нужен точный расчёт тарифа ТК, его либо вносят вручную по данным сайта перевозчика, либо подключают внешние сервисы через доработку или готовые расширения.

Учтите, как доставка отражается в цене для клиента. Два распространённых подхода: доставка как отдельная строка услуги в заказе (тогда она попадает в счёт и акт с НДС по ставке услуги) или доставка, оплачиваемая перевозчику напрямую, — тогда в заказе она фиксируется только информационно. Выбор влияет на налоги и отчётность, согласуйте его с бухгалтером.

Сравнение вариантов

Доставка строкой услуги в заказе

Подходит, когда вы выставляете доставку клиенту. Сумма попадает в счёт, акт и налоговую базу. Требуется номенклатура с типом «Услуга».

Информационное указание доставки

Подходит, когда доставку оплачивает клиент напрямую перевозчику. В документах фиксируются только адрес, способ и перевозчик, без суммы.

Доставка через маршрутные листы

Для собственного транспорта: заказы объединяются в рейсы, печатаются маршрутные листы. Требует более полной настройки справочников.

Настройка перевозчиков и собственного транспорта

Если вы работаете с транспортными компаниями, заведите их как контрагентов и привяжите к способу доставки. Это позволит в заказе выбирать конкретного перевозчика, хранить его реквизиты и анализировать объёмы отправок по каждой ТК.

Для собственной доставки в УТ 11 предусмотрены справочники транспортных средств и водителей, а также документ «Маршрутный лист». Маршрутный лист объединяет несколько заказов в один рейс: вы указываете автомобиль, водителя, добавляете заказы по зонам и распечатываете лист для водителя. Это базовый инструмент логистики без внедрения отдельной TMS-системы.

Проверьте складскую часть: при доставке собственным транспортом расходный ордер на товары обычно формируется по маршрутному листу, а не по каждому заказу отдельно. Если склад работает в ордерной схеме, убедитесь, что статусы ордеров и реализаций согласованы, иначе товар «зависнет» между складом и отгрузкой.

Начинайте с минимальной схемы: один способ доставки с адресом и ручной стоимостью. Зоны, тарифы и маршрутные листы подключайте, когда менеджеры освоят базовый сценарий — так проще найти ошибку, если что-то пойдёт не так.

Оформление заказа с доставкой

После настройки в документе «Заказ клиента» появляется вкладка или группа полей «Доставка». Менеджер выбирает способ доставки, указывает адрес (подставляется из карточки контрагента или вводится вручную), желаемую дату и интервал времени. Если настроены зоны, стоимость подставляется автоматически при определении зоны по адресу.

Если доставка выставляется клиенту, добавьте в заказ строку с услугой «Доставка» — заранее создайте в номенклатуре элемент с типом «Услуга» и нужной ставкой НДС. Сумма услуги попадёт в счёт на оплату и в отгрузочные документы.

На основании заказа далее оформляются реализация товаров и услуг, при необходимости — расходный ордер и маршрутный лист. Адрес и способ доставки можно вывести в печатные формы заказа, счёта и ТОРГ-12 через настройку макетов, чтобы склад и водитель видели информацию без доступа к базе.

Контрольные точки

Как проверить результат

Поля доставки в заказе

Норма

Способ, адрес и стоимость доступны и сохраняются при проведении

Тревожный признак

Полей нет или они не сохраняются — проверьте функциональность и права

Стоимость по зоне

Норма

При выборе адреса тариф подставляется автоматически

Тревожный признак

Сумма всегда нулевая — зона не сопоставлена адресу

Проводки по услуге доставки

Норма

Услуга попадает в реализацию и отчёты по продажам

Тревожный признак

Доставка не отражается в выручке — неверный тип номенклатуры

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — доставка оформляется «в комментарии» к заказу вместо штатных полей. Такие данные не попадают в отчёты, их нельзя вывести в маршрутный лист, а поиск заказов по адресу становится невозможным. Настаивайте на использовании типовых полей, даже если менеджерам кажется, что комментарий быстрее.

Вторая ошибка — смешение учётных моделей: доставку выставляют клиенту строкой в заказе, но расходы на перевозчика не отражают вовсе. В результате маржинальность заказов искажается. Заведите отдельную статью расходов на транспортировку и относите на неё акты транспортных компаний.

Учитывайте ограничения типового механизма: он не рассчитывает оптимальные маршруты, не отслеживает геопозицию курьеров и не интегрируется автоматически с личными кабинетами всех ТК. Если у вас десятки ежедневных рейсов и нужна оптимизация маршрутов, типового функционала не хватит — потребуется специализированное решение или доработка.

FAQ по настройке доставки в 1С

Можно ли завести доставку в 1С:Рознице?

Да, но функциональность проще, чем в УТ: обычно доступны способ доставки, адрес и стоимость в заказе покупателя или чеке с доставкой. Для полноценной логистики с маршрутными листами Розницу дополняют УТ или УНФ как управляющей системой.

Как передать заказы в транспортную компанию автоматически?

В типовой конфигурации нет универсальной интеграции со всеми ТК. Используйте обмен через файлы, готовые модули интеграции от перевозчиков (многие крупные ТК предлагают свои расширения для 1С) или доработку через API транспортной компании.

Нужно ли начислять НДС на доставку?

Если вы выставляете доставку клиенту как свою услугу, она обычно облагается НДС по применяемой ставке, как и остальная реализация. Если клиент платит перевозчику напрямую, ваша компания в расчётах не участвует. Точный порядок зависит от условий договора — согласуйте с бухгалтером.

Что делать, если поля доставки не появились после включения опции?

Проверьте три вещи: сохранена ли настройка функциональности, обновлён ли интерфейс (перезапустите сеанс) и есть ли у пользователя права на справочники и документы доставки. В большинстве случаев помогает перезапуск клиента после изменения настроек.

Как учесть бесплатную доставку от определённой суммы заказа?

Штатного гибкого механизма порогов в типовых конфигурациях может не быть. Простой вариант — менеджер вручную обнуляет стоимость услуги доставки при превышении суммы. Автоматизация условия делается через скидки/наценки или небольшую доработку.

Можно ли отслеживать статус доставки каждого заказа?

Да, через статусы заказов и маршрутных листов: «к отгрузке», «в пути», «доставлен». Типовые статусы настраиваются в параметрах, а для уведомлений клиентам о статусе потребуется интеграция с SMS- или email-рассылками.