Как списать товар в 1С Управление торговлей 11

Списание товара в 1С:Управление торговлей 11 (УТ 11) выполняется документом «Списание товаров». Он уменьшает складские остатки, формирует проводки по затратам и позволяет указать причину списания — порчу, бой, недостачу, истёкший срок годности или использование на собственные нужды. Документ доступен в разделе «Склад и доставка» → «Списания товаров».

Порядок работы зависит от настроек склада. Если склад ордерный, списание оформляется в два этапа: сначала распоряжение (документ «Списание товаров»), затем расходный ордер, который фактически уменьшает остаток. На неордерном складе документ списания сразу уменьшает количество в учёте.

Перед списанием важно убедиться, что товар действительно числится на складе в нужном количестве, иначе при проведении возникнет отрицательный остаток или ошибка контроля. Также заранее определите статью расходов и аналитику, чтобы списание корректно отразилось в управленческом и регламентированном учёте.

Когда требуется списание товара

Списание оформляют, когда товар выбывает из распоряжения организации без продажи и без перемещения на другой склад. Типовые ситуации: порча при хранении, бой и разбитие, истёкший срок годности, недостача по итогам инвентаризации, использование образцов на витрине, передача на собственные нужды офиса или производства.

Если товар возвращается поставщику, нужен не документ списания, а «Возврат товаров поставщику». Если товар переводится в другой магазин или склад — «Перемещение товаров». Ошибочный выбор документа искажает остатки и аналитику, поэтому сначала определите экономический смысл операции.

Подготовка: что проверить перед списанием

Откройте отчёт «Остатки и доступность товаров» или «Товары на складах» и убедитесь, что нужное количество реально числится на выбранном складе. Если остатка нет, документ либо не проведётся (при включённом контроле остатков), либо уйдёт в минус, что испортит последующие расчёты себестоимости.

Проверьте настройку склада: в карточке склада видно, используется ли ордерная схема при отгрузке. Также уточните, ведётся ли серийный учёт по номенклатуре — для товаров с сериями списание потребует указания конкретных серий.

Заранее создайте или найдите подходящую статью расходов в справочнике «Статьи расходов». Для списания недостач, потерь от порчи и прочих выбытий обычно используют статьи с типом расходов «Прочие расходы» или аналогичные, настроенные в вашей учётной политике.

Оформление документа «Списание товаров»

Перейдите в раздел «Склад и доставка» → «Списания товаров» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, склад и дату списания. Дата важна: себестоимость списываемого товара рассчитывается на момент проведения, и «задним числом» документ может повлиять на расчёт.

На закладке «Товары» добавьте позиции номенклатуры, укажите количество и при необходимости характеристики, серии и упаковки. Количество можно подобрать через кнопку «Подобрать товары» — система покажет текущие остатки, что снижает риск ошибки.

Укажите причину списания и статью расходов. В зависимости от версии конфигурации поле аналитики расходов находится в табличной части или в шапке. Аналитика определяет, куда попадёт сумма в отчётах: на подразделение, направление деятельности или конкретный объект.

Нажмите «Провести». Документ сформирует движения по регистрам складского учёта, а суммовые проводки появятся после расчёта себестоимости — при закрытии месяца или при оперативном расчёте, если он настроен.

1. 1
   Откройте «Склад и доставка» → «Списания товаров» → «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, склад и дату документа
3. 3
   Добавьте товары через «Подобрать товары» и укажите количество
4. 4
   Укажите причину списания, статью расходов и аналитику
5. 5
   Проведите документ
6. 6
   На ордерном складе оформите расходный ордер по распоряжению
7. 7
   Проверьте остатки отчётом «Товары на складах»

Списание на ордерном складе

На складе с ордерной схемой документ «Списание товаров» играет роль распоряжения: он резервирует товар к выбытию, но остаток уменьшается только расходным ордером. Это позволяет разделить ответственность менеджера (оформил распоряжение) и кладовщика (фактически отпустил товар).

Расходный ордер создаётся из журнала «Расходные ордера на товары» или по кнопке создания на основании. В ордере кладовщик подтверждает фактически отпущенное количество. Пока ордер не проведён, товар числится в статусе «к отгрузке» и недоступен для других операций.

Если после списания остатки «зависли» в резерве или в статусе отгрузки, проверьте, все ли расходные ордера проведены. Это самая частая причина расхождения данных между распоряжениями и фактическими остатками.

Списание по результатам инвентаризации

Если списание связано с недостачей, удобнее начать с документа «Пересчет товаров» (инвентаризации). После ввода фактических остатков и проведения пересчёта система автоматически выявит расхождения и предложит создать документы «Списание товаров» (на недостачу) и «Оприходование товаров» (на излишки).

Такой способ надёжнее ручного: количество к списанию рассчитывается из учётных данных, исключая арифметические ошибки. Документ списания создаётся со ссылкой на пересчёт, что упрощает последующий анализ и аудит.

Обратите внимание: автоматически созданное списание всё равно требует указания статьи расходов и аналитики. Проверьте эти поля перед проведением, иначе суммы попадут в неподходящую аналитику расходов.

Проверка результата и учёт себестоимости

После проведения откройте отчёт «Товары на складах» и убедитесь, что остаток по позиции уменьшился на списанное количество. Затем проверьте движения документа через кнопку «Показать движения» — должны быть записи по складским регистрам и по регистру прочих расходов.

Сумма списания определяется себестоимостью товара. В УТ 11 себестоимость рассчитывается механизмом расчёта себестоимости (обычно при закрытии месяца), поэтому сразу после проведения сумма в отчётах может быть предварительной. Окончательные цифры появятся после выполнения регламентных операций закрытия месяца.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток товара на складе

Норма

Уменьшился ровно на списанное количество

Тревожный признак

Остаток не изменился (нет расходного ордера) или ушёл в минус

Движения документа

Норма

Есть записи по складским регистрам и прочим расходам

Тревожный признак

Движений нет — документ не проведён

Сумма списания в отчётах

Норма

Сумма соответствует себестоимости после закрытия месяца

Тревожный признак

Сумма нулевая или явно завышена — проверьте расчёт себестоимости

Типичные ошибки и ограничения

Частая ошибка — списание с неправильного склада. Если в компании несколько складов, документ спишет остаток именно с указанного, и на другом складе фактическая недостача останется незакрытой. Всегда сверяйте склад в документе с фактическим местом хранения.

Вторая распространённая проблема — списание товара с сериями без указания серий. Для номенклатуры с серийным учётом документ не проведётся или создаст расхождения по сериям. Используйте подбор с указанием серий из текущих остатков.

Не используйте списание для операций, у которых есть специализированные документы: возврат поставщику, перемещение, сборка/разборка комплектов. Это ломает аналитику и затрудняет поиск причин расхождений.

Частые вопросы

Не проводится документ «Списание товаров» — что делать?

Чаще всего причина в нехватке остатка на складе или в незаполненных сериях. Откройте сообщение об ошибке: система указывает позицию и недостающее количество. Проверьте остатки отчётом «Товары на складах» и скорректируйте количество или склад.

Можно ли списать товар задним числом?

Технически можно, если период не закрыт, но это меняет последовательность расчёта себестоимости. После проведения документа задним числом рекомендуется перепровести последующие складские документы и повторить расчёт себестоимости за затронутый период.

Чем списание отличается от оприходования?

Списание уменьшает остаток и относит стоимость на расходы, оприходование — наоборот, увеличивает остаток и относит стоимость на доходы. Оба документа обычно создаются по итогам пересчёта товаров: списание на недостачу, оприходование на излишки.

Куда попадает сумма списанного товара в отчётах?

Сумма относится на статью расходов и аналитику, указанные в документе. В управленческих отчётах её видно в отчётах по доходам и расходам, в регламентированном учёте — на счёте, сопоставленном со статьёй расходов в настройках отражения.

Как списать товар, если склад ордерный, а ордер не создаётся?

Проверьте статус документа списания — он должен быть проведён и иметь статус, допускающий отгрузку. Затем откройте рабочее место «Отгрузка» из раздела «Склад и доставка»: там распоряжение появится в списке к оформлению ордера.

Нужно ли списывать товар, переданный на собственные нужды?

Да, если товар выбывает из торгового оборота. Оформите «Списание товаров» со статьёй расходов, соответствующей цели использования (например, хозяйственные нужды офиса), чтобы затраты корректно попали в отчётность.