Как завести товары на склад в 1С

Завести товары на склад в 1С — значит отразить в программе факт поступления или наличия номенклатуры на конкретном складе, чтобы остатки корректно отображались в отчётах и были доступны для продажи, перемещения и списания. В зависимости от ситуации используются разные документы: «Поступление товаров и услуг» при покупке у поставщика, «Оприходование товаров» при вводе начальных остатков или излишков, «Перемещение товаров» при передаче между складами.

Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации: 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP и 1С:Бухгалтерия 8. Названия документов и разделов могут немного отличаться, но логика везде одинаковая: сначала проверяется карточка номенклатуры и склад, затем создаётся документ, проводится, и результат проверяется отчётом по остаткам.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание складских документов, а нужный склад заведён в справочнике «Склады». Если учёт ведётся по нескольким организациям, также проверьте, что в документе выбрана правильная организация — ошибка на этом этапе потом требует исправления целой цепочки документов.

Подготовка: номенклатура, склад и единицы измерения

Прежде чем создавать складской документ, убедитесь, что товар есть в справочнике «Номенклатура». Откройте раздел «НСИ и администрирование» (или «Справочники») → «Номенклатура» и найдите позицию по наименованию или артикулу. Если товара нет, создайте его кнопкой «Создать»: укажите наименование, вид номенклатуры (тип «Товар»), единицу измерения и, при необходимости, артикул и ставку НДС.

Ошибка в типе номенклатуры — частая причина проблем: если вместо «Товар» выбран «Услуга», позиция не попадёт в складской учёт и не отразится в остатках. Также проверьте единицу измерения: если закупка идёт в коробах, а продажа — в штуках, настройте упаковки с коэффициентом пересчёта в карточке товара, иначе остатки будут дробными и запутают учёт.

Склад должен существовать в справочнике «Склады и магазины». Если склад ордерный (с включённым ордерным документооборотом), поступление оформляется в два этапа: распоряжение на приёмку и приходный ордер. Это важно учитывать заранее — на ордерном складе один документ поступления не изменит остатки без ордера.

Заведение товара через документ «Поступление товаров и услуг»

Это основной способ при покупке товара у поставщика. Откройте раздел «Закупки» (в 1С:Бухгалтерии — «Покупки») → «Поступление (акты, накладные, УПД)» или «Поступление товаров и услуг» и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: поставщика (контрагента), договор, организацию и склад, на который приходуется товар.

В табличной части «Товары» добавьте позиции: выберите номенклатуру, укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма и НДС рассчитаются автоматически. Если поставщик прислал электронный документ (накладную или УПД) через ЭДО, можно загрузить его, и табличная часть заполнится автоматически — останется только сверить количество и цены с бумажными данными.

После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Программа сформирует проводки: в бухгалтерском учёте — Дт 41 (или 10) Кт 60, в складском учёте — увеличение остатка по указанному складу. Если проведение не проходит, читайте сообщение об ошибке: чаще всего не заполнен склад, договор или не выбрана ставка НДС.

1. 1
   Проверьте, что номенклатура и склад есть в справочниках
2. 2
   Создайте документ «Поступление товаров и услуг»
3. 3
   Заполните контрагента, договор, организацию и склад
4. 4
   Добавьте товары: номенклатура, количество, цена, НДС
5. 5
   Проведите документ и проверьте остатки отчётом

Оприходование товаров при вводе остатков и излишках

Если вы только начинаете работу в 1С и на складе уже есть товар, используйте документ «Оприходование товаров» (раздел «Склад» или «Склад и доставка» → «Оприходования товаров»). Этот же документ применяется для постановки на учёт излишков, выявленных при инвентаризации.

Создайте документ, укажите склад и добавьте позиции с количеством и учётной ценой. Цена нужна для формирования себестоимости: если ввести нулевую цену, товар попадёт на склад с нулевой стоимостью, что исказит валовую прибыль и финансовый результат при последующей продаже. Возьмите цену из последних закупочных документов или актуального прайса поставщика.

При массовом вводе остатков удобнее использовать специальный помощник «Ввод начальных остатков» (раздел «НСИ и администрирование» → «Начальное заполнение» → «Помощник перехода» или «Ввод начальных остатков»), если он есть в вашей конфигурации. Он корректно распределит данные по нужным регистрам и снизит риск ошибок при старте учёта.

Перемещение товаров между складами

Если товар уже числится на одном складе и его нужно перевести на другой, используйте документ «Перемещение товаров» (раздел «Склад»). Укажите склад-отправитель, склад-получатель и табличную часть с товарами. После проведения остаток уменьшится на одном складе и увеличится на другом.

Не используйте для перемещения документы «Реализация» и «Поступление» между собственными складами — это исказит отчёты по продажам и закупкам, создаст ложную валовую прибыль и лишние взаиморасчёты. Внутренние движения оформляются только перемещением.

Установка цен номенклатуры после заведения

Поступление и оприходование фиксируют учётную (себестоимость) цену, но не формируют продажную. Чтобы товар можно было продавать с автоподстановкой цены, создайте документ «Установка цен номенклатуры» (раздел «CRM и маркетинг» или «Закупки» → «Цены номенклатуры»). Выберите вид цен (например, «Розничная» или «Оптовая»), добавьте товары и укажите цены.

Документ можно заполнить автоматически по поступлению: кнопка «Заполнить» → «По поступлению» подтянет позиции из выбранного документа. Далее цены можно рассчитать формулой от закупочной цены с наценкой, если в виде цен настроен способ расчёта. Проведённый документ действует с указанной даты — при продаже программа подставит цену, актуальную на дату документа продажи.

Проверка результата: отчёты по складским остаткам

После проведения документов убедитесь, что товар реально появился на складе. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (раздел «Склад» → «Отчёты») или «Складской учёт» → установите отбор по складу и номенклатуре. Остаток должен совпадать с количеством из документа.

Если отчёт показывает ноль, проверьте три вещи: проведён ли документ (не сохранён ли он просто как черновик), тот ли склад указан в отборе отчёта, и не требуется ли на ордерном складе приходный ордер. Для детального анализа движений используйте отчёт «Ведомость по товарам на складах» — он показывает приходы, расходы и конечные остатки по каждой позиции.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Остатки товаров на складах» по нужному складу

Норма

Количество совпадает с документом

Тревожный признак

Остаток нулевой или меньше ожидаемого

Статус документа

Норма

Документ проведён, есть движения по регистрам

Тревожный признак

Документ сохранён, но не проведён

Ордерный склад

Норма

Создан и проведён приходный ордер

Тревожный признак

Есть поступление, но ордера нет

Продажная цена

Норма

В прайсе и реализации цена подставляется автоматически

Тревожный признак

Цена нулевая, вводится только вручную

Частые вопросы

Что делать, если товар завели не на тот склад?

Создайте документ «Перемещение товаров» со склада-ошибки на правильный склад — это корректный способ исправить остатки. Если сам документ поступления ещё не использовался в других операциях, можно перепровести его с исправленным складом. Не удаляйте проведённые документы без необходимости: это нарушает последовательность учёта.

Можно ли завести товар без указания поставщика?

Да, через документ «Оприходование товаров» — он не требует контрагента. Так оформляют ввод начальных остатков, излишки по инвентаризации и безвозмездное поступление. Но если товар куплен у поставщика, правильнее оформить «Поступление товаров и услуг», чтобы корректно встали взаиморасчёты и входной НДС.

Почему документ не проводится?

Чаще всего не заполнены обязательные поля: склад, договор, ставка НДС или организация. Также проверьте, не закрыт ли период для редактирования (дата запрета изменения данных) и есть ли у вашего пользователя права на проведение складских документов. Текст ошибки внизу окна обычно указывает конкретную причину.

Как завести сразу много позиций из файла Excel?

В табличной части документа есть загрузка из внешнего файла (кнопка «Заполнить» → «Загрузить из внешнего файла» или обработка «Загрузка данных из табличного документа»). Подготовьте файл с колонками «номенклатура/артикул», «количество», «цена», сопоставьте колонки в форме загрузки и перенесите данные в документ. Перед загрузкой убедитесь, что номенклатура уже есть в справочнике или включите создание новых позиций.

Нужно ли заводить штрихкоды при поступлении товара?

Не обязательно, но удобно, если используется сканер штрихкодов. Штрихкод добавляется в карточке номенклатуры на закладке «Штрихкоды» или подбором со сканера. Без штрихкода товар полноценно учитывается, но быстрый поиск сканером при приёмке и продаже работать не будет.

Чем оприходование отличается от поступления?

Поступление оформляет закупку: появляется задолженность перед поставщиком, входной НДС и себестоимость из цен поставщика. Оприходование просто ставит товар на складской баланс без поставщика — для начальных остатков, излишков и безвозмездного получения. Выбирать документ нужно по экономическому смыслу операции, а не по удобству.