Торговля и Склад · 11 мин
Как зарегистрировать сертификат в 1С:Розница
Пошаговая инструкция по регистрации подарочного сертификата в 1С:Розница: настройка видов сертификатов, выпуск, продажа, оплата и проверка остатков.
Подарочные сертификаты в 1С:Розница — это полноценный инструмент учёта: программа фиксирует выпуск, продажу, частичное погашение и остаток номинала по каждому сертификату отдельно. Регистрация сертификата означает внесение его в информационную базу с уникальным номером, номиналом и сроком действия, после чего его можно продавать через РМК и принимать к оплате.
Типовая схема работы выглядит так: администратор или товаровед создаёт вид сертификата и регистрирует сами сертификаты (партию или по одному), кассир продаёт сертификат покупателю через рабочее место кассира, а при оплате покупки сертификат принимается как вид оплаты. Все движения попадают в отчёты, и остатки по сертификатам всегда можно сверить.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников до проверки результата и типичных ошибок. Инструкция ориентирована на конфигурацию 1С:Розница 2.3; в других редакциях названия пунктов меню могут незначительно отличаться, но логика та же.
Подготовка: что должно быть настроено до регистрации
Прежде чем регистрировать сертификаты, убедитесь, что в программе включена сама возможность работы с ними. Откройте раздел «Администрирование» → «Маркетинг» и проверьте, что установлен флаг использования подарочных сертификатов. Без этого флага соответствующие документы и справочники будут скрыты из интерфейса.
Также проверьте, что у пользователя, который будет выполнять регистрацию, есть права на работу с маркетинговыми документами. Кассиру эти права обычно не нужны — он работает с уже зарегистрированными сертификатами через РМК. Регистрацию выполняет менеджер, товаровед или администратор магазина.
Если вы планируете использовать сертификаты с магнитной полосой или штрихкодом, заранее убедитесь, что сканер штрихкодов или считыватель магнитных карт подключён и настроен в разделе «Администрирование» → «Подключаемое оборудование». Это не обязательное условие — номер сертификата можно вводить вручную, — но сканер заметно ускоряет работу на кассе и снижает число ошибок.
Создание вида подарочного сертификата
Вид сертификата — это шаблон, который задаёт общие параметры для группы сертификатов: номинал, срок действия, тип носителя. Откройте раздел «Маркетинг» → «Подарочные сертификаты» → «Виды подарочных сертификатов» и нажмите «Создать».
Заполните основные поля. Укажите наименование, понятное кассирам (например, «Сертификат 3000 руб.»), и номинал — сумму, на которую можно будет оплатить покупки. Выберите тип сертификата: бумажный с кодом, магнитная карта или виртуальный. Если сертификат должен действовать ограниченное время, задайте срок действия в днях или конкретную дату окончания.
Обратите внимание на настройку частичного использования. Если она разрешена, покупатель может потратить часть номинала, а остаток сохранится на сертификате. Если частичное использование запрещено, сертификат гасится целиком при первой оплате, а неизрасходованная сумма, как правило, не возвращается. Выбирайте вариант, который соответствует условиям вашей программы лояльности и публичной оферте.
Регистрация сертификатов документом
Сама регистрация выполняется документом «Регистрация подарочных сертификатов». Перейдите в «Маркетинг» → «Подарочные сертификаты» → «Регистрация подарочных сертификатов» и создайте новый документ.
В шапке документа выберите вид сертификата, созданный на предыдущем шаге. Затем добавьте номера сертификатов в табличную часть. Есть три способа: ввести номера вручную по одному, отсканировать штрихкоды или магнитные полосы с физических носителей, либо сгенерировать диапазон номеров автоматически, если сертификаты виртуальные или номера печатаются вами самостоятельно.
После заполнения проведите документ. С этого момента сертификаты существуют в базе: им присвоен статус, они видны в отчётах, но ещё не проданы. Проверить результат можно, открыв список сертификатов и отфильтровав по виду — все введённые номера должны присутствовать со статусом, соответствующим «зарегистрирован, не продан».
- 1Включите использование подарочных сертификатов в настройках маркетинга
- 2Создайте вид сертификата с номиналом и сроком действия
- 3Откройте документ «Регистрация подарочных сертификатов»
- 4Выберите вид сертификата и введите или отсканируйте номера
- 5Проведите документ и проверьте статус сертификатов в списке
- 6Продайте сертификат через РМК как обычный товар
Продажа сертификата через рабочее место кассира
Зарегистрированный сертификат продаётся в РМК как обычная позиция чека. Кассир открывает рабочее место кассира, выбирает операцию продажи сертификата (в типовом интерфейсе это отдельная кнопка или пункт меню товаров), после чего сканирует код сертификата или находит его по номеру.
Программа подставляет номинал как цену продажи. Оплата проходит стандартно — наличными, картой или смешанно. После пробития чека сертификат переходит в статус «продан» (активирован), и с этого момента его можно принимать к оплате. Покупателю имеет смысл выдать чек и, при необходимости, памятку об условиях использования сертификата.
Если при продаже программа сообщает, что сертификат не найден, чаще всего причина в том, что документ регистрации не проведён, номер введён с ошибкой или сертификат уже продан ранее. Проверьте номер в списке сертификатов, прежде чем повторять операцию.
Приём сертификата к оплате и частичное гашение
При оплате покупки сертификатом кассир в РМК выбирает вид оплаты «Подарочный сертификат» и сканирует код или вводит номер. Программа проверяет статус и остаток: сертификат должен быть продан, не просрочен и не погашен полностью.
Если сумма покупки меньше номинала и частичное использование разрешено, списывается только сумма покупки, остаток сохраняется. Если покупка дороже номинала, разницу покупатель доплачивает любым другим способом. Если частичное использование запрещено, сертификат списывается целиком.
Проверить остаток по сертификату можно в любой момент: через поиск сертификата по номеру в справочнике либо через отчёты по подарочным сертификатам, где видны проданные, погашенные и частично использованные сертификаты с суммами.
Как проверить результат
Сертификат есть в списке, статус «зарегистрирован»
Сертификата нет в списке — документ не проведён
Статус «продан», есть чек продажи
Статус не изменился — продажа не завершена
Остаток = номинал минус сумма покупки
Остаток обнулился при разрешённом частичном использовании
Типичные ошибки и их последствия
Самая частая проблема — дублирование номеров. Если один и тот же номер зарегистрирован дважды, программа либо не даст провести документ, либо создаст конфликт при продаже и оплате. Перед регистрацией партии проверяйте, что диапазон номеров не пересекается с уже введёнными.
Вторая распространённая ошибка — регистрация сертификатов без последующего контроля продаж. Если сертификаты лежат на складе и выдаются покупателям без пробития чека продажи, в учёте образуется «дыра»: по документам сертификаты не активны, а фактически у покупателей на руках действующие номиналы. Такие сертификаты касса не примет к оплате, что приведёт к конфликту с клиентом.
Третья ошибка — изменение срока действия или номинала вида сертификата задним числом. Это ломает условия по уже проданным экземплярам и создаёт юридические риски: условия использования сертификата фиксируются на момент продажи. Для изменений создавайте новый вид.
Ограничения и когда нужна доработка
Типовая 1С:Розница покрывает стандартные сценарии: фиксированный номинал, срок действия, частичное гашение. Но есть сценарии, которые «из коробки» работают ограниченно. Например, сертификаты на конкретный товар или услугу (а не на сумму), электронные сертификаты с отправкой покупателю по e-mail или SMS, обмен данными о сертификатах между несколькими магазинами в реальном времени без РИБ.
Если у вас сеть магазинов, убедитесь, что обмен данными между узлами настроен корректно и информация о проданных и погашенных сертификатах доходит до всех касс. Иначе возможна ситуация, когда сертификат, купленный в одном магазине, не виден в другом, или наоборот — уже погашенный сертификат принимается повторно.
Для нестандартных требований (номинал на усмотрение покупателя, интеграция с интернет-магазином, сложные правила сгорания остатков) потребуется доработка конфигурации или подключение внешних сервисов. Такие изменения безопаснее поручать специалисту по 1С и тестировать на копии базы.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли зарегистрировать сертификат без номинала, чтобы сумму вводил кассир?
В типовой конфигурации номинал задаётся в виде сертификата и является обязательным параметром. Произвольная сумма «на усмотрение покупателя» в стандартной поставке не поддерживается — для этого нужна доработка. Обходной вариант — создать несколько видов с популярными номиналами.
Что делать, если сертификат утерян покупателем?
Если сертификат именной и номер известен (например, сохранился чек продажи), можно найти его в справочнике и погасить вручную или выдать дубликат по внутреннему регламенту магазина. Анонимный сертификат без номера восстановить невозможно — это равносильно утере наличных. Порядок действий при утере должен быть закреплён в условиях вашей программы.
Как продлить срок действия просроченного сертификата?
Типового документа «продление» нет. Практикуемый вариант — погасить старый сертификат и зарегистрировать новый на остаток суммы, оформив это внутренним актом. Учтите, что принудительное сгорание сертификатов регулируется законодательством о защите прав потребителей, поэтому условия срока действия должны быть прозрачны для покупателя.
Видит ли кассир остаток на сертификате при оплате?
Да. При выборе оплаты сертификатом и вводе номера программа показывает доступный остаток до подтверждения оплаты. Если остатка не хватает, кассир сразу видит сумму доплаты и может предложить покупателю доплатить другим способом.
Чем регистрация сертификата отличается от регистрации сертификата ЭП для подписания документов?
Это разные задачи. Подарочный сертификат — товарно-учётный объект. Сертификат электронной подписи регистрируется в разделе «Администрирование» → «Обмен электронными документами» (или в настройках криптографии) и используется для подписания и обмена юридически значимыми документами. Для него потребуется установленная криптопрограмма и сам ключевой контейнер.
Что важно запомнить
Регистрация сертификата в 1С:Розница — это цепочка: включить настройку, создать вид сертификата, провести документ регистрации с номерами, продать сертификат через РМК. Контролируйте статусы и остатки через справочник и отчёты, не меняйте условия по уже проданным сертификатам и проверяйте обмен данными, если магазинов несколько.